Bosch จัดการอีเมลและเอกสารด้วย harmon.ie และ SharePoint

สรุป

Bosch Group คือซัพพลายเออร์ชั้นนำระดับโลกด้านเทคโนโลยีและบริการ มีพนักงานประมาณ 400,000 คนทั่วโลก โดยมียอดขายในปี 2562 อยู่ที่ 77.7 พันล้านยูโร การดำเนินงานของบริษัทแบ่งออกเป็น 4 ภาคธุรกิจ ได้แก่ โซลูชั่นการขับเคลื่อน เทคโนโลยีอุตสาหกรรม สินค้าอุปโภคบริโภค และเทคโนโลยีพลังงานและอาคาร กลุ่มบริษัท Bosch ประกอบด้วยบริษัทสาขาและบริษัทระดับภูมิภาคประมาณ 440 แห่งใน 60 ประเทศ รวมถึงพันธมิตรฝ่ายขายและบริการ เครือข่ายการผลิต วิศวกรรม และการขายทั่วโลกของบ๊อชครอบคลุมเกือบทุกประเทศในโลก

ท้าทาย

เช่นเดียวกับองค์กรอื่นๆ บ๊อชอาศัยอีเมลเป็นอย่างมากในการดำเนินธุรกิจระดับโลก ในความเป็นจริง มีการแลกเปลี่ยนอีเมลธุรกิจ 9-10 ล้านฉบับทั่วทั้งบริษัทในแต่ละวัน และเช่นเดียวกับหลายๆ บริษัท บันทึกทางธุรกิจของ Bosch และข้อมูลสำคัญอื่นๆ มักมีการแลกเปลี่ยนทางอีเมล อีเมลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัทในด้านการขาย การจัดซื้อ การบัญชี วิศวกรรม การประกันคุณภาพ และทรัพยากรบุคคล เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของการใช้อีเมลที่สำคัญ เนื่องจากมีการใช้อีเมลที่มีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นจำนวนมาก กล่องจดหมายส่วนตัวใน Exchange และ Outlook จึงไม่เหมาะสำหรับการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าว Daniel Stuch หัวหน้าโครงการอาวุโสด้านการพัฒนาแอปพลิเคชันและการเปิดตัวของ Bosch อธิบายว่าเหตุใด “เพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงานไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายส่วนตัวของผู้อื่นได้ ดังนั้น หากเป็นเรื่องของการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์หรือผู้ร่วมงานลาออกจากบริษัท เราก็ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญได้”

ในอดีต Bosch ใช้ห้อง SAP Portal สำหรับการจัดการบันทึกอีเมล เมื่อการสนับสนุนสำหรับผลิตภัณฑ์นั้นสิ้นสุดลง ได้มีการจัดตั้งโครงการเพื่อค้นหาผลิตภัณฑ์ทดแทน ในตอนแรก Bosch พิจารณาเพียงแค่ใช้การแชร์ไฟล์สำหรับการจัดเก็บอีเมล แต่ตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าตัวเลือกนี้ไม่สามารถตอบสนองการควบคุมธุรกิจหลักได้ รวมถึงการควบคุมการเข้าถึงและการให้ความโปร่งใสเกี่ยวกับการเข้าถึงและการใช้งานข้อมูล “ด้วยการแชร์ไฟล์ คุณจะไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ คุณแค่มีพื้นที่เก็บข้อมูลเท่านั้น” Stuch กล่าว จำเป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่ครบครัน และหลังจากการประเมินตัวเลือกโดยละเอียดแล้ว Bosch ได้เลือก SharePoint ซึ่งเริ่มแรกเป็น SharePoint ในองค์กร ในฐานะโซลูชันการจัดการบันทึกที่มีคุณลักษณะครบถ้วน SharePoint ช่วยให้พนักงานของ Bosch สามารถจำแนกเนื้อหาได้อย่างแม่นยำโดยใช้ข้อมูลเมตา และด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

SharePoint ที่เลือกใช้นี้สอดคล้องกับแผนการของ Bosch ในการย้ายโครงสร้างพื้นฐานไปยังระบบคลาวด์ Office 365 โดยเริ่มตั้งแต่ปี 2020 ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถโยกย้ายไปยัง SharePoint ในกระบวนการได้อย่างราบรื่น ด้วยชุมชนผู้ใช้ที่กว้างขวางและหลากหลาย Bosch ตระหนักว่าจะต้องมีผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมเพื่อให้ผู้ใช้ทางธุรกิจทั่วไปสามารถบันทึกและจัดประเภทอีเมลธุรกิจที่สำคัญใน SharePoint ได้อย่างง่ายดาย มีการเลือกผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งรวมถึง harmon.ie เพื่อประเมิน

กลยุทธ์

มีการกำหนดกระบวนการคัดเลือกผลิตภัณฑ์ที่เข้มงวด และเลือกหน่วยธุรกิจหลักของ Bosch ให้เข้าร่วมในกระบวนการนี้ 'การพิสูจน์แนวคิด' ดำเนินการกับผู้ใช้ทดสอบ 77 รายจากฝ่ายการจัดการผลิตภัณฑ์ การจัดการโครงการ และแผนกจัดซื้อต่างๆ ในตอนท้ายของกระบวนการ harmon.ie ได้รับเลือกให้เป็นผลิตภัณฑ์ทางเลือกสำหรับ Bosch

เมื่อเลือกแล้ว Bosch จะได้รับการกำหนดตารางการใช้งาน Harmon.ie แบบค่อยเป็นค่อยไป ระยะแรกคือการทดลองนำร่องสำหรับผู้ใช้ 1,000 ราย ตามด้วยระยะนำร่องสำหรับผู้ใช้ 6,000 ราย และสุดท้ายคือการเปิดตัวทั่วโลกสำหรับผู้ใช้ธุรกิจ Bosch ทั้งหมด 360,000 ราย การฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ปลายทางที่ Bosch มีให้ผ่านการบริการตนเองผ่านโซเชียลมีเดียธุรกิจภายใน Docupedia ของบริษัท และผ่านการฝึกอบรมผ่านวิดีโอโดยใช้ระบบ BoschTube

ผลลัพธ์

โซลูชัน SharePoint/harmon.ie ที่รวมกันช่วยให้ Bosch จัดการอีเมลรายวันนับล้านฉบับ รวมถึงบันทึกทางธุรกิจที่เพื่อนร่วมงานจำเป็นต้องเข้าถึง อีเมลเหล่านี้ยังพร้อมสำหรับการตรวจสอบและการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคตอีกด้วย ความสามารถในการค้นหาอีเมลสำคัญได้อย่างง่ายดายเป็นองค์ประกอบสำคัญของโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Bosch

ด้วยการทำให้ใช้งานง่าย harmon.ie ได้เพิ่มอัตราการนำไปใช้เป็น SharePoint “harmon.ie ทำให้ผู้คนเข้าถึง SharePoint ได้มากขึ้น และด้วยอัตราการนำไปใช้ที่ดีขึ้นและการใช้ Share-Point ที่เพิ่มขึ้น เราจึงได้รับผลประโยชน์เหล่านั้นตามที่เราต้องการจาก SharePoint ตั้งแต่แรก” Stuch กล่าว

ข้อดีอีกด้านของโซลูชัน SharePoint คือ Bosch พบว่าเอกสารที่ส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลลดลง ซึ่งไม่เพียงแต่ลดปริมาณข้อมูลเท่านั้น แต่ยังป้องกันความสับสนวุ่นวายในการกำหนดเวอร์ชันเอกสารอีกด้วย “ข้อมูลถูกส่งน้อยลงตามไฟล์แนบ – เวอร์ชัน 1, เวอร์ชัน 2, เวอร์ชันสุดท้าย, รอบชิงชนะเลิศ ฯลฯ ตอนนี้ผู้คนส่งลิงก์และพวกเขาก็จะมีเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ”

harmon.ie ยังได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีมูลค่าทางเศรษฐกิจ - “เราพบว่าแม้ว่าผลกำไรทางการเงินจะไม่ใช่เหตุผลหลักในการซื้อ harmon.ie คุณเพียงแค่บันทึกขั้นตอนได้มากถึง 70% หรือได้รับประสิทธิภาพการทำงาน 70% เมื่อคุณลากและ วางอีเมล”

การใช้ harmon.ie เป็นเรื่องง่าย Stuch กล่าว “เรามีการฝึกอบรมบนเว็บ รวมถึงการฝึกอบรมเชิงโต้ตอบพร้อมภาพหน้าจอวิดีโอ แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่จำเป็น เมื่อเราเผยแพร่ harmon.ie ให้กับผู้คนและบอกให้พวกเขาใช้งาน พวกเขาพบว่ามันค่อนข้างใช้งานง่าย ผู้คนไม่จำเป็นต้องเรียนรู้วิธีใช้ harmon.ie เพียงแค่ใช้มันเท่านั้น หากพวกเขามีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียด พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลในช่องทางที่เหมาะสมหรือติดต่อกับทีมสนับสนุน ชุมชน หรือแม้แต่ฝ่ายช่วยเหลือ”