Une organisation de jeunesse numérise les dossiers avant le déménagement du bureau

Sommaire

Boys Hope Girls Hope (BHGH) est une organisation internationale centrée sur la culture de l'autonomisation des jeunes grâce à l'éducation et au soutien holistique. Opérant dans 16 villes aux États-Unis et en Amérique latine, BHGH utilise une programmation structurée adaptée aux besoins de chaque communauté, un programme unique et des partenariats avec des écoles et des universités locales. Des milliers de boursiers participent aux programmes de BHGH à travers les États-Unis et l'Amérique latine.

La solution Fujitsu aide Boys Hope Girls Hope à numériser des milliers de documents papier afin de minimiser les besoins en espace physique et d'améliorer à la fois la convivialité et la facilité de recherche. Eux aussi ont partagé leur planification et leurs considérations pour le projet Cortex, afin de minimiser davantage l'indexation et la gestion des métadonnées afin d'éliminer davantage les humains du processus de marquage et de tri. Le véritable objectif est de consacrer plus de temps à la création d'opportunités et à l'éducation par le biais de l'université - pour développer de futures "histoires d'espoir pour les diplômés".

Défi

Thomas Casey, vice-président des opérations, a identifié le besoin de l'organisation de gérer ses pièces justificatives et ses artefacts commerciaux. BHGH a trois programmes principaux qui créent d'importants artefacts commerciaux sur papier. Ceux-ci comprennent des documents académiques, des documents opérationnels, des données de programme, en plus des documents habituels requis dans la plupart des entreprises, comme les formulaires RH, les dossiers fiscaux et de paie et les archives commerciales.

Le programme résidentiel : Dans chaque foyer BHGH, six à douze boursiers sont pris en charge par des conseillers résidentiels professionnels 24 heures sur 24. Les érudits partagent les corvées, font leurs devoirs ensemble, assistent aux services religieux, mangent et grandissent ensemble. La quantité de pièces justificatives par chercheur est stupéfiante. Maintenant, multipliez cela par plusieurs résidences 2-3 par ville et 14 villes aux États-Unis seulement.

 

Le programme de l'Académie : comme les boursiers résidentiels, les boursiers de l'Académie sont inscrits à des programmes préparatoires à l'université dans les écoles de la région les mieux cotées ou reçoivent un programme préparatoire à l'université dans leur district scolaire actuel ; les boursiers sont jumelés à des tuteurs qui les aident à atteindre leur potentiel académique et à des mentors qui partagent leur expérience de vie; ils sont inscrits à des activités parascolaires conçues pour les aider à se découvrir et à découvrir le monde qui les entoure ; et ils s'engagent dans des projets de service communautaire qui leur enseignent la valeur de vivre une vie engagée au service des autres.

• Programme collégial: Pour les universitaires résidentiels et non résidentiels de BHGH, une éducation collégiale n'est pas un rêve, c'est une attente. Ce programme est un programme interactif pluriannuel avec des activités spécifiques qui ont fait leurs preuves pour préparer les universitaires aux exigences de la vie sur le campus et de la vie indépendante.

En 2012, Microsoft a fait don de plus de $1M de logiciels pour permettre l'automatisation des systèmes BHGH. Dans le cadre du parcours de transformation numérique, en 2020, BHGH s'appuie à nouveau sur la plate-forme Microsoft pour automatiser ses défis commerciaux en matière de gestion de documents.

« Il existe un réel besoin de protéger ces documents et de gérer le cycle de vie des documents. Le programme de BHGH est basé sur un soutien holistique de nos boursiers. Avoir les bons documents disponibles tout au long du parcours des boursiers avec nos programmes est essentiel. Nous nous sommes dit : "Pourquoi ne pas numériser ces documents, afin que les bonnes personnes aient les bonnes données au bon moment, de manière sécurisée et sans papier".

Stratégie

BHGH voulait commencer avec ses documents hérités. Dans le cadre de son projet de relocalisation physique du siège social du réseau, BHGH souhaitait numériser ses anciens fichiers. En affaires depuis plus de 40 ans, la quantité d'informations sur papier était énorme.

BHGH a trouvé un partenaire volontaire en Fujitsu, qui a fourni des scanners de documents prêts pour le cloud pour aider l'organisation à but non lucratif à lancer son initiative de documents numériques, dans le but de numériser, d'indexer et de stocker les documents de support dans plusieurs emplacements en fonction du type de document, y compris Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint offre un emplacement en ligne sécurisé pour numériser, gérer et stocker des copies des documents importants et des artefacts commerciaux.

Le projet Documents numériques a été lancé début 2020 avec un projet pilote au bureau de St. Louis, Missouri. Des projets supplémentaires sont prévus pour les 14 programmes résidentiels à travers les États-Unis.

Dans le cadre de cette initiative, le personnel et les bénévoles de BHGH utiliseront les scanners Fujitsu fi -7300NX sur des chariots mobiles, sans ordinateur, pour numériser des documents vers SharePoint. Le Fujitsu fi -7300NX peut être déployé sans ordinateur, connecté directement au serveur NX Manager de Fujitsu hébergé sur site ou dans Microsoft Azure. Cela réduit considérablement la charge du service informatique pour entretenir et sécuriser les ordinateurs dédiés uniquement aux stations de numérisation.

BHGH peut numériser une seule fois et le Fujitsu NX Manager peut envoyer des images numériques de chaque document jusqu'à 3 emplacements uniques et sous plusieurs types de fichiers (tels que des fichiers PDF et des images JPEG). Les documents peuvent démarrer des flux de travail à l'aide de Microsoft UiFlow ou être stockés en toute sécurité dans SharePoint ou OneDrive. L'accès aux documents peut également être rendu disponible à l'aide du Microsoft Teams.

La sécurité étant toujours la priorité absolue, les scanners Fujitsu fi -7300NX ne stockent aucune des images numérisées. La solution ne nécessite pas de station de numérisation (PC ou bureau) car les documents sont numérisés directement vers le serveur NX Manager, qui sera hébergé dans Microsoft Azure.

 

Résultats

L'effort de document numérique BHGH est une solution apparemment simple qui a rapidement procuré des avantages aux boursiers et aux équipes d'assistance.

Les organisations à but non lucratif ne sont pas exemptes de l'automatisation des activités. En tant que gestionnaires des contributions des donateurs, ils doivent faire en sorte qu'ils réalisent un bon retour sur leur investissement en temps et en talent. Les agences de services sociaux peuvent profiter des avantages de la numérisation des documents car elle rationalise l'accès et centralise l'emplacement des documents qui sont vitaux pour notre mission.

La fiabilité et la convivialité des scanners Fujitsu associés au Microsoft Cloud offrent à BHGH et à d'autres organisations des moyens infinis de rationaliser leurs opérations.