概括
对于这个美国联邦政府机构来说，记录和信息管理 (RIM) 是日常工作中不可或缺的一部分。他们必须遵守有关记录分类和保留的备忘录和指令。这部分是为了使他们能够响应许多联邦机构收到的源源不断的信息自由法案 (FOIA) 请求。收到 FOIA 请求后，该机构必须能够提供与相关问题有关的所有记录。其中许多是电子邮件记录。为了更轻松地控制和访问庞大的信息，该机构向 NEOSTEK 和 Colligo 寻求一种可以自动将文件移动到其 SharePoint 存储库的解决方案。
挑战
对于该机构而言，RIM 确保遵守 M-12-18 和响应 FOIA 请求的能力的做法涉及复杂的流程，这对个别员工来说是一种负担。员工的任务是在他们的存档收件箱中设置特定的文件夹，用于存储记录——嵌入在 Outlook PST 文件中。由于以下几个原因，这种方法使响应 FOIA 请求成为问题且容易出错：
- 耗时的手动流程
- 人们不在办公室时的可查找性问题
- 缺乏电子邮件元数据
- 分散的信息
- 缺乏公众信任
战略
为满足 M-12-18 的要求，该机构与 NEOSTEK 合作确定并实施端到端记录管理解决方案，该解决方案可自动将电子邮件转换为可搜索的 SharePoint 记录的过程。该解决方案不仅将使该机构合规，而且还将简化完成 FOIA 请求所涉及的许多流程。
该机构委托 Colligo 提出解决方案，将电子邮件作为记录自动推送到 SharePoint 中。 Colligo 实施了他们的 Colligo 电子邮件管理器，这是一个 Outlook 插件，可在本机 Outlook 界面中将 SharePoint 与 Outlook 无缝集成。基本的记录管理流程不需要改变，也不需要大量的培训。这使 Colligo 能够快速部署他们的电子邮件管理器解决方案。使用电子邮件管理器，员工可以立即适应。该解决方案使员工可以从熟悉的 Outlook 界面中查看 SharePoint 记录。
结果
自实施新解决方案以来，该机构已大大减少了响应 FOIA 请求所需的时间，以及相关的低效率成本。此外，该机构根据联邦成熟度模型改进了其记录管理实践，提高了合规性，实现了 100% 用户采用，并改善了员工之间的协作。
节省时间和成本
以前，复杂的 FOIA 请求可能涉及 40 名或更多员工，每人花费 3-5 小时查找信息。现在，这个搜索可以由一个人在一小时内完成。以每位员工四小时 $150/小时的速度计算，这代表每个复杂请求可节省 $23,850。每年，该机构收到超过 175 个复杂的请求，这意味着每年节省超过 $4 百万。员工采用率在短时间内达到 100%，使该机构实现了 Colligo 解决方案带来的另一个效率。
卓越的记录管理实践
Colligo Email Manager 的部署改进了许多记录管理流程。电子邮件记录不再重复，因为系统会标记已由其他用户保存的电子邮件。记录标记有丰富的元数据，可以进行更大的搜索。保留计划在捕获记录时根据记录分类自动进行。使用电子邮件管理器，员工只需将符合记录条件的电子邮件拖放到共享的 SharePoint 文件夹中即可。同样的过程也可用于拖动到 Outlook 导航窗格中的非电子邮件文件。通过简化流程和更好的搜索功能，员工能够保持对所有适用备忘录和指令的遵守。
NARA 成熟度模型收益
NEOSTEK 和 Colligo 电子邮件管理器确保该机构符合联邦 RIM 计划成熟度模型 4 定义的成功标准，该模型是 NARA 设计的政府范围的分析工具，用于评估机构记录管理计划的有效性。借助 Colligo 电子邮件管理器，NEOSTEK 支持该机构追求最高水平的成熟度（第 4 级——“嵌入式”），通过在机构内嵌入和集成电子邮件解决方案来实现。
