Proventeq 通过迁移到 SharePoint 帮助英国教育部降低成本并实现智能搜索

概括

英国教育部 (DfE) 负责儿童的服务和教育，包括英国的早教、学校、高等教育和继续教育政策、学徒制和更广泛的技能。

DfE 正在使用 ECHO，这是一个定制的 Meridio EDRMS 实例，作为其公共通信系统的主要文档和元数据存储，该系统自 2004 年以来一直存在并存储了超过 700 万份文档。 ECHO 复杂且管理成本高，内容难以导航、管理和分发给内部和外部利益相关者。

DfE 还有超过 700,000 张扫描图像，需要进行全文转换和分类。缺乏这些项目的可搜索数字版本导致该部门可用数字内容组合的完整性存在差距。

DfE 决定将其内容迁移到 SharePoint 以：

• 降低信息管理的总拥有成本
• 实现对硬拷贝文档和图像的智能搜索
• 为部门现有的 Office 365 用户提供无缝体验。

挑战

DfE 高度定制的 Meridio 企业内容管理系统需要 Proventeq 团队进行深入分析和逆向工程，以确保迁移设计包含项目范围并满足组织的所有特定要求。遇到的挑战包括：

• 复杂的遗留平台： 由于缺乏内部平台管理专业知识，DfE 完全定制的、特定领域的应用程序需要逆向工程。
• 不一致的源元数据： 文件类型和扩展名存储不正确，需要在迁移到 SharePoint 之前进行深度文件检查以确定正确的文件类型。
• 图像扫描的全文转换： 在迁移到 SharePoint 之前，超过 700,000 张扫描图像需要光学字符识别和全文提取。
• 目标系统阈值： 需要从源内容元数据派生新结构以符合 SharePoint 的技术阈值。
• 内容量大： 由于现有 ECHO 平台中存储了超过 700 万个内容项，DfE 需要将所有内容完全保真迁移到 SharePoint。

战略

为了克服从 DfE 的定制 Meridio 实例过渡到 SharePoint 所带来的挑战，Proventeq 执行了一个量身定制的 5 阶段内容迁移和转换项目计划。

发现与分析。 该团队使用 Migration Accelerator 丰富的发现和分析功能来确定 DfE 内容的真实数量和分布。在此阶段，他们发现并解决了源内容和相关元数据中的许多不一致之处。

信息架构优化。 Proventeq 对 ECHO Meridio 文件结构和元数据架构进行了深入分析，并设计了最佳目标信息架构。源系统的文件夹层次结构超出了 SharePoint 的 URL 长度限制，团队通过在缩短的文件夹层次结构中加载文档来解决这个问题。

扫描文件的 OCR 转换。 该部门的扫描图像采用多种不同格式，包括多页 PDF 文件、独立图像、手写和打字文件。 Proventeq 从这些图像中提取文本并将其作为元数据公开；使内容可搜索。

试点迁移。 为了证明迁移设计完全符合 DfE 的项目目标，Proventeq 进行了试点迁移阶段。这使 DfE 的内部团队能够在类似生产的环境中评估迁移和 SharePoint 文档管理功能。

全保真实时迁移。 一旦 DfE 的内部项目团队对迁移设计和目标系统架构感到满意，Proventeq 就使用迁移加速器执行具有项目级审计跟踪的全保真迁移。这确保了超过 700 万个项目成功迁移。

结果

“Proventeq、技术理事会、MPCD（包括 IICSA）和 KIM 团队的同事之间的出色合作意味着我们成功地交付了满足 DfE 需求的解决方案，并将促进同事更轻松地搜索信息。” – 英国教育部 IT 交付经理 Charlotte Saxon

显着降低年度成本。 过渡到 SharePoint 将消除 ECHO 平台的维护成本，估计每年可为该部门节省 170,000 英镑。更好地控制配置和安全性将降低持续维护成本；进一步降低信息基础设施拥有的长期总成本。

更智能的内容和加速搜索。 SharePoint 使 DfE 能够将内容整合到一个易于管理、管理和访问的集中式在线存储库中。 DfE 还充分利用了 Migration Accelerator 的 OCR 功能，对以前存储为不可搜索图像的 700,000 多个文档执行全文转换。

这种整合、OCR 文本转换和智能分类的组合可帮助 DfE 用户找到他们需要的内容，以加速协作并应对部门职责和管理方面的挑战。

提高生产力。 迁移到 SharePoint 使 DfE 的记录管理团队的长期计划能够包括保留标签，并在何时可以销毁项目时更加清晰；节省大量时间。

降低了内容丢失的风险。 由于其内置的内容管理功能，SharePoint 消除了 DfE 以前不受支持的 ECM 系统所带来的内容丢失风险。

阅读完整的案例研究