Triangle Equities 利用 SharePoint Online 和 Microsoft Flow 自动化投资者报告

概括

Triangle Equities (Triangle) 是一家总部位于纽约市的全方位服务房地产开发公司，拥有和管理超过一百万平方英尺的零售、住宅和综合用途物业。在过去的 30 年里，他们一直是纽约市领先的房地产开发公司。 Triangle 在纽约市拥有和运营众多开发项目和物业，并意识到领先的技术是他们有效开展业务的必要条件。该组织多年来一直依赖 SharePoint Online 和 Office 365，在 SharePoint Online 中构建了公司内部网，并且作为 Microsoft 商店。

Triangle Equities 有一个手动流程，该流程利用 Microsoft Excel 来管理和维护与其投资者报告要求相关的任务。这些要求包括合规报告、财务报表和其他与开发相关的关键文件。虽然 Excel 功能强大，但它不具备所需的任何工作流功能、任务管理和项目管理功能。此外，一旦任务完成，自动创建新的重复任务的能力将节省每个项目的工时。 SharePoint Online 凭借其强大的任务管理功能与 Microsoft Flow 相结合，拥有自动化此手动流程所需的所有功能，进而减少了用于任务或项目管理能力的工时数。

挑战

作为其运营的一部分，Triangle 工作人员的任务是投资者报告，其中包括许多经常性项目，包括合规报告、财务报表、社区福利报告和建设成本报告。根据任务的不同，这些项目的截止日期可以是每月、每季度、每半年或每年。

为了管理他们的投资者报告任务，Triangle Equities 依靠使用 Excel 电子表格。他们面临的主要挑战之一是众多团队成员参与了不同的项目，并且每个人都有自己独特的相关任务截止日期。用户需要能够将任务分配给团队成员，并在任务到期日前 15、30、60 和 90 天通知他们。此外，与任务相关的所有团队成员每周一都会收到一封自动发送的电子邮件，其中会突出显示过期的任务以及下一周到期的任务。

使用 Excel 时，一旦将重复任务标记为已完成，则需要手动干预才能为下一个重复周期添加新的重复任务。在管理多个项目时，执行这些任务会耗费大量工时。如果能够自动执行此流程，将为 SharePoint 投资者报告解决方案增加更多价值。

虽然 Excel 功能强大，但这些特定的自动化要求超出了它的能力。合乎逻辑的选择是将 Microsoft Flow 与自定义的 SharePoint 任务列表结合使用来实现要求。

战略

Longi Engineering 为 Triangle 实施了一个 SharePoint Online 内部网，该公司的所有业务部门都在使用该内部网。用户采用率很高，在实施快结束时，Longi Engineering 已经展示了 Flow、PowerApps 和 Power BI 如何用于应对其他业务挑战。

作为实施的一部分，Microsoft Flow 用于在任务到期前 15、30、60 和 90 天为用户实施通知。这有助于确保团队成员可以避免错过最后期限，因为他们现在更加了解他们即将完成的任务。如果任务未在截止日期前完成，该任务将以红色突出显示并列为列表中的第一个任务。每周执行一次 Microsoft Flow，通过电子邮件向各个团队成员发送当前项目的状态，突出显示过期任务。重复任务完成后，将触发 Microsoft Flow 以自动创建具有新截止日期的新任务。

结果

Microsoft Flow 的实施大大降低了项目管理成本和每个项目所花费的工时数。