城市规划公司在 Cloudwell 的帮助下通过 Microsoft 365 加强团队协作

概括

Topology 是一家位于新泽西州纽瓦克的协作社区和城市规划公司，专注于以人为本的发展，并强调社区外展。由于在各种平台上有大量不同的设备，而且员工流动性极强，Topology 需要一个能够满足他们所有目标的协作套件。使用 Office 365 及其支持技术，Cloudwell 能够集中和简化他们的业务实践。

挑战

在此之前，Topology 使用 Google Apps 套件来完成日常协作和任务。这并不理想，因为对文件共享和组织的治理难以管理，并导致相同文件的多个版本、文件丢失和猖獗的外部文件共享。除了 Google Apps，Topology 还使用各种 3rd 方工具来实现标准业务实践，例如 VoIP 服务、电话会议、计时和任务管理。这些工具都不是来自同一个提供商。此外，Topology 通过大约 90% Apple 设备运行他们的实践。这导致了对 Google Apps 作为跨平台工具的依赖，该工具可与 Mac OS X 很好地配合使用。该组织不愿将 Office 365 视为一种解决方案，因为担心它会与他们的大多数硬件不兼容。最后，SharePoint Online 提供的结构和管理监督超过了担忧。

战略

由于 Google Drive 中的非托管文件结构和文档共享，Cloudwell 的第一步是确定要迁移的所有文件的位置。完成后，Cloudwell 将组织的所有文件迁移到 SharePoint Online 和 OneDrive。借助 Exchange Online 迁移工具，所有员工电子邮件都无缝迁移到 Exchange Online。将文件迁移到 SharePoint 后，Cloudwell 建立了一个简单的登录页面，供员工管理文件。 OneDrive for Mac 客户端安装在所有苹果电脑上，并指示用户同步他们最常用的文件夹。

为了改善公司协作，采用 Microsoft Teams 作为员工之间共享信息的主要工具。为每个客户建立了与特定项目相关的频道的团队。随着团队在日常活动中扎根，以前的 VoIP 提供商被 Microsoft Phone System 取代。所有员工都获得了一个新的电话号码，可以与客户一起使用。还启用了 Microsoft 电话会议，以实现更无缝的客户通话。

随着对 Office 365 的熟悉程度不断提高，Topology 变得更愿意涉足其他领域。另一个必要条件是联系人管理和营销数据库。 Cloudwell 利用带有 AI 和 SharePoint Online 的 Microsoft PowerApps 开发了一个应用程序，该应用程序通过拍摄名片的照片来构建联系人列表。建立此联系人列表后，Microsoft Flow 用于针对数据库运行营销活动。

结果

通过迁移到 Office 365 套件，Topology 能够完全实现在云中进行协作的能力，同时还能保持其文档存储的结构。 Microsoft Teams 和电话系统在整个组织内和与客户进行集中通信，而他们的自定义应用程序使用 PowerApps 和 SharePoint Online 帮助他们更好地跟踪他们的联系人以用于营销活动。