Todd Energy 通过 Microsoft 365 和信息领导力激发员工活力并提高生产力

概括

Todd Energy 是新西兰拥有和经营的 100% 天然气生产商。通过海上合资企业，Todd 负责新西兰超过 50% 的碳氢化合物能源生产。他们与 Nova Energy 合作，目前在新西兰雇佣了 500 多名员工。

Office 365 数字化转型的业务驱动因素包括：通过提高协作和员工参与度成为首选雇主；并降低生产成本。此外，Todd Energy 希望简化其运营并为员工提供所需的信息工具，无论他们身在何处都可以工作。

实施的解决方案将分散的信息和操作整合到 Power BI 支持的一个简单的 Office 365 平台中。自 2019 年上线以来，从企业团队到现场维护的员工一直在通过 Microsoft Teams、SharePoint、Azure、Delve、Stream、OneNote、Planner 和 Power Platform 无缝地创建和使用信息。

跨部门和跨地点的协作已启用，可以在正确的时间、任何地点、任何地点轻松快速地访问正确的内容。 Power BI 和 Power Automate 已通过提高信息和流程的可见性来做出更好的决策。

微软新西兰国家技术官 Russell Craig 认为，Todd Energy 的成功是其他企业探索如何使用数字技术来统一分散的团队并实现生产力和创新的显着收益的路线图。

挑战

Todd Energy 面临两个主要挑战；首先，包括新员工和千禧一代在内的员工越来越期望直接的数字化工作方式。 Todd Energy 信息管理和技术主管 James Blair 总结道“我们'我们的劳动力中有几代人，他们希望进入一个可以数字化工作的组织。对托德来说，拥有一个让他们能够做到这一点的基础很重要。”

其次，人们在多个网络驱动器、硬盘驱动器、台式机和各种 Intranet 上共享文件。分散的信息正在影响协作和生产力，以及在现场工作人员触手可及的正确信息的能力。

信息管理专家 Steph Richardson 说 “公平地说，没有人可以在一个地方访问一个文件来源。我们最终得到了文件重复，我们仍然有人访问网络驱动器。”

Todd Energy 希望花时间把它做好并建立一个持久的解决方案。布莱尔说：“过去部署 SharePoint 时，IT 只是将其作为礼物送给企业并说，“这是一个 ECM 解决方案”. 没有架构，它只是有机地部署和发展，而不是以计划和结构化的方式。随着时间的推移，这意味着人们找不到他们的东西。” Todd Energy 这次想花更多的时间来完善架构，因为他们知道让员工能够查找和检索内容是关键。

对于 Todd Energy 来说，这也是一个潜在的风险领域，因为它在一个高度监管的行业中工作，并且每年都要接受多次审计。这也会影响利润，增加运营成本。

战略

微软云技术和Office 365被选为解决方案平台。 Microsoft 金牌合作伙伴和 Office 365 专家 Information Leadership 成为实施合作伙伴和值得信赖的顾问。

布莱尔总结说， “我们认为信息领导力是真正的合作伙伴；我们与双向街道的组织合作 - 而不仅仅是供应商/供应商安排。我们希望我们选择作为合作伙伴的人成为团队的一员。”

解决方案 #1：在任何地方工作和协作的信息整合

对于工作人员来说，查找和检索信息一直是令人沮丧的根源。解决方案必须简单，才能满足他们的需求。布莱尔 说： “我们需要能够满足组织中最受数字挑战的人的要求，以及一些最精通技术的人的要求……”

Todd Energy 的目标是将其维护“工作包”整合为一种早期解决方案，以提高生产力并为员工提供无缝体验。通过将维护系统与 Office 365 集成，自动创建每个维护项目的文件夹，员工将相关内容（工作范围、报告、合同）拖放到文件夹中。 “工作包”被多个团队使用，每个人无论身在何处都可以直接访问内容。

“当人们围绕特定工作包寻找内容时，他们只需输入一个数字，它就会自动显示与工作包相关的所有内容。这对我们来说是一个关键部分——我们的维护系统的集成，” 布莱尔说。

除了工作包之外，还开发了一个新的内部网来创建一个“单一的 资源 真理”。该内部网以双关语命名为“The Sauce”，可在一个地方访问 Todd 员工在整个组织中工作所需的所有信息。所有的介绍资源都位于一个名为“在这里工作”的部分中。

理查森说， “为新人提供一个地方可以访问整个 Todd Energy 提供的所有应用程序，这让他们更容易进入他们的角色。”

解决方案 #2：与 MICROSOFT 团队“在同一页面上”更多

Microsoft Teams 已经改变了运行项目和其他计划的游戏规则。例如，Teams 是 Todd Energy and Information Leadership 项目团队合作的主要机制。他们使用聊天、视频和屏幕共享、OneNote、共享文件和列表以及 Planner——所有这些都在 Teams 界面中，大大减少了电子邮件的使用。

这一成功已反映在更广泛的组织中。在可靠性和完整性领域，团队是他们如何协同工作的关键。可靠性和完整性经理 Steve Smith 说： “我们在我所在的地区建立了八到十个团队站点……这是人们真正采用的东西。这对于协作和围绕我们正在做的事情建立结构非常有益。”

解决方案 #3：用于项目交付和更主动维护的电源平台

Power Platform 还帮助 Todd Energy 更快、更有效地交付项目。关键项目信息被提取并与 Power BI 结合，因此员工拥有强大的可操作信息。

例如，对于其“工厂变更请求”，员工现在可以直观地看到项目是否按计划进行，并且他们可以识别阻碍完成的任何瓶颈。领导团队了解进度、资源水平和其他关键指标。

在关键员工的推动下，Power BI 赋予员工权力，并将能力交到企业手中，让人们使用它。

解决方案 #4：现代工作场所；更少的纸张和灵活的工作安排，以实现更好的工作/生活平衡

Todd Energy 拥有充满活力的文化，有很多学习和成长的机会。 Office 365 使他们能够更进一步，在整个组织中更轻松地工作。传播顾问 Hannah Heberley 说：

“我们可以分享很多重要的信息，这意味着我们对正在发生的事情有更多的了解。我们不仅仅是同事，我们更了解彼此，了解人们在做什么，以及人们参与了什么——我认为我们更加一致。”

使用 Stream 的所有视频的中央视频存储库易于访问，并支持员工自学。使用 Delve 可以更轻松地与其他员工保持联系，它可以使联系人列表保持最新，并且可以轻松取得联系。

远程和数字工作一直是一项关键优势。理查森 说：

“18 个月前，领导团队正在打印长篇大论的纸张，以用于他们每周的周一会议。现在使用他们的 Surface Pro，它们都是电子的。我认为这是技术的结合，加上我们在软件中构建的内容，才能真正帮助他们。”

对于员工来说，它正在帮助他们管理工作和家庭的需求。赫伯利 说：

“我的直接想法是，我现在可以远程完成所有事情，这很好。我的工作方式并不孤单。我从事兼职工作，围绕着孩子们……能够随时随地访问信息，这是人们现在所期望的——能够提供这些信息真是太酷了。”

结果

Office 365 在促进协作、提高生产力和降低 Todd Energy 的工程风险方面发挥了重要作用。例如，现场工作人员可以在任何地方工作，通过他们的移动设备访问维护工作包内容。工作人员报告说，使用工作包查找信息的速度比以前快了 60%，而且现场的可用性改变了游戏规则。

Smith 看到工作包减少了浪费的时间，并帮助员工找到他们不知道存在的信息：

“人们只想去做他们的工作。如果他们做不到，他们就会花费太多时间来寻找信息，这会增加他们一天的挫败感。我们现在正在重新使用和查找信息以快速计划和准备维护工作，然后将大部分时间用于实际交付——这就是我们所做工作的实际价值。”

从合规性的角度来看，这一点尤为重要； “拥有一个让我们能够快速轻松地提供证据的环境使我们能够有效地满足合规要求——因此从风险的角度来看，它对我们有很大帮助，” 史密斯说。

Todd's 工厂安全高效运营不可或缺的信息和表格已在内部网上更容易获取，现在员工平均每周查看 40 次。

使用 Power Automate 可以更好地识别和沟通危险，并减少无功设备维护。危害表格是自动填充的，信息以标准布局显示，所有员工都可以快速轻松地获得通知。 Power Automate 使团队能够快速记录出现的任何反应性工作。通过自动化被动工作的请求和批准流程，维护团队能够更好地理解问题出现的原因并做出相应的计划。史蒂夫史密斯说：“由于 Power Automate 部署，我们看到工作量显着减少。结果是我们处于一个更有计划的环境中——这是一个很好的结果。”

使用 Office 365 聚合来自多个系统的数据，然后使用 Power BI 呈现可操作的数据可视化，可以更好地报告生产和维护。在六个月的时间里，Todd Energy 将其 Power BI 许可证从少数几个增加到 130 多个。目前仅 150 多个 Power BI 报告就被用于生产数据、项目跟踪和受控文档的跟踪。

使用 Microsoft Teams 运行工厂维护项目和其他与工厂可靠性相关的计划，项目协作得到了改善。这与使用 Planner 来管理任务相结合，使得解决问题和取得进展变得更加容易。

通过使用创新的 Azure 托管的 Information Leadership 应用程序，实现了合规性、自动分类、安全案例文件的安全和轻松设置以及 Microsoft Teams 的一致使用和管理。

生产力和协作得到了改善。 Office 365 使员工能够自信地共享和依赖信息。复杂文档中使用的共同创作功能可以节省时间并改进协作。

负责编写董事会和领导文件的执行助理 Louise Hamerton 说：“为每个人提供一个集中的协作点可以让多人更新董事会文件和文件的效率更高。能够跟踪文档中的人员以进行修改可以简化流程。”

会议文件现在以数字方式交付给领导团队，并在 Surface Pros 上访问。减少了纸张浪费，提高了安全性，并提高了机动性。

The Sauce 已成为查找信息必不可少的工具，平均每周浏览量超过 200 次。同样，业务应用程序页面提供访问所有业务应用程序的一站式商店，平均每周访问 75 次。托德工厂安全高效运营不可或缺的参考信息和表格已变得更易于访问。现在，员工平均每周查看 40 次。

在 Intranet 之前，与员工的沟通是分层的。更新和信息来自自上而下，员工必须等待总经理或首席执行官的电子邮件。大约每 6 周举行一次面对面的全体员工会议，但其间会有信息缺口。

赫伯利反思了这一变化：“现在我们在餐厅里安装了数字布告栏——我们可以更快、更频繁、更直观地实时交流内容。因此，当有事情发生时，三十分钟后，它可能会出现在其中一个屏幕上……我认为我们因此而更加紧密地联系在一起，并且我们对正在发生的事情了解得更多。“

阅读完整的案例研究