Microsoft 365 和信息领导力在不到一年的时间内跨越十年

概括

当 COVID-19 封锁来袭时，塔斯曼区议会 (TDC) 刚刚开始了一个数字化项目。由于只有一小部分人能够在家工作，TDC 踩下了油门。在技术合作伙伴 Information Leadership 的帮助下，他们不仅能够在封锁期间维持市议会的基本运作，并确保该地区居民的安全和支持，而且他们在交易中向前推进了几十年。新数字化的塔斯曼区议会比以往任何时候都更高效地工作、更有效地管理资源和更轻松地协作，这对居民来说也是个好消息。

新西兰可能是一个小国，但全国有超过 75 个指定的区议会，不包括监督我们日常生活的所有各个城市和地区议会。每个人在监督其（主要是农村）地区的人员、资源和基础设施方面都发挥着同样重要的作用。区议会庞大而复杂，人员多、工作量大、监管要求严、责任重大。无论是远北区议会将污水处理项目变为现实，还是皇后镇湖区议会审议新的住房开发项目，区议会在帮助整个国家发展方面都发挥着重要作用。

那么，当区议会因为其技术已经过时和过时而努力为其居民提供最佳结果时会发生什么？

塔斯曼区议会 (TDC) 兼具地区议会和市议会的职能，这意味着它的工作范围广泛，从狗牌许可到污水处理系统。这些工作领域中的每一个都使用大型数据集，并受许多不同的法规约束。

但就在 2019 年，TDC 的一些关键流程，包括资源许可，仍然是基于纸质的，这使得跟踪活动和数据变得困难。即使是那些数字化的工作流程也在老化的 Intranet 系统上运行。这对理事会及其工作人员来说是缓慢且低效的，这意味着它无法以一种有用的方式向利益相关者展示其数据，从而使他们能够做出快速但明智的决定。

“在某些方面，我们可能将自己描述为落后于现代组织 15 或 20 年，”TDC 的首席信息官 Steve Manners 说。

挑战

TDC 向 Information Leadership 寻求帮助，以更换其老化的基础设施并转变其运营。作为一家拥有为政府和公共部门组织创建数字解决方案的宝贵经验的组织，信息领导力是自然的选择。

然而，当该国发现自己处于 4 级封锁状态时，该项目才刚刚开始。这可能是一个主要障碍。只有五分之一的 TDC 员工可以在家工作，因此即使照常营业也很困难，更不用说进行重大系统过渡了。 TDC 没有暂停该项目，而是意识到它需要更快地行动以在锁定期间支持其居民。

TDC 首席执行官珍妮·道丁 (Janine Dowding) 说：“人们很容易说‘时机不对’，这对我们来说将是巨大的动力损失。” “我们决定我们真的需要冒险并穿上靴子，所以我们实际上增加了投资。”

战略

Information Leadership 开发了四个关键解决方案来简化流程，建立在 Microsoft 365 堆栈的不同方面。首先是以确保合规性的方式整合信息，同时提高生产力并为员工提供更多协作方式。 TDC 现有的 Intranet 迁移到 M365 中的一个新的现代环境，被亲切地称为 DORIS（数字办公记录和信息系统）。这是一项真正艰巨的任务，需要移动超过 750,000 个文档。

文件在他们位于 DORIS 的新家后，工作人员能够在一个地方快速找到他们需要的所有文件。例如，新系统中的数字财产搜索可以找到与单个财产相关的所有内容，从建筑许可到动物控制问题，在一个视图中，由于旧系统已关闭，员工平均访问每天 4,500 份文件，而不是查看纸质记录。

“工作人员经常对结果的有用性感到惊讶，”信息系统经理 Peter Darlington 说。 “就像变魔术一样，他们想要的文件排在最前面。”

第二个核心解决方案是快速部署 Microsoft Teams，它在锁定开始时部署。 Information Leadership 创建了一个清晰的框架来组织 Teams 中的所有信息，因此员工可以轻松找到所有信息以及他们需要处理的人员。 Teams 现在是 TDC 员工沟通方式的关键部分；他们甚至通过 Teams 召开了超过 300 人的市政厅会议，所有员工在会议上共同接收来自领导团队的实时更新，并且可以实时响应。在引入 Teams 之前，将所有人聚集在一个地方是不可能的。

让每个人都快速上手

解决方案的第三部分是变更管理，确保项目不仅仅是计算机系统的变更，还有 TDC 员工未来的工作和行为方式。信息领导支持培训，以确保员工跟上进度并迅速解决任何问题。 300 多名员工参加了世博会活动，获得了广泛的认可。导师被用作在锁定期间快速跟踪 Teams 推出的一部分，并通过 Microsoft Stream 向 360 员工提供视频培训课程。今天，这项技术仍在用于员工培训，例如毛利语周期间的 te reo 发音指导。在线提供培训不仅节省了理事会的资金，因为内容仍然可以在 Teams 中随时使用，它仍然是供员工参考的有用资源。

赋予居民和工人权力

Information Leadership 解决方案的最后一个方面是利用 Microsoft 的 Power Platform 使 TDC 的业务分析师能够解决问题，并使他们能够以易于理解的视觉格式与居民共享重要信息。一个有用的关键领域是水资源管理。塔斯曼地区严重依赖灌溉，因此良好的水资源管理是 TDC 角色的重要组成部分。开发了一个使用 Power BI 的系统，该系统在 TDC 网站上显示实时水位和限水信息。 “能够以图形、有组织的方式轻松提供这些信息，让我们的纳税人看到和理解，这真的很有价值，”史蒂夫说。

Power Automate 已用于简化和管理注册外部承包商的流程。 “以前，信息服务 (IS) 团队跑来跑去唠叨人们，询问他们是否在这张和那张纸上签名，”史蒂夫说。新系统意味着承包商可以访问网站并自动生成一份表格，该表格会发送给合适的人以签署他们的申请。

结果

该项目极大地提高了生产力和效率，并显着降低了组织风险。

这也是信息领导力快速行动能力的一个很好的例子，这为他们赢得了 2020 年 ALGIM（地方政府信息管理协会）奖的 FastTrack 项目奖第二名。

无论如何，过渡将确保 TDC 的系统在未来保持最新状态，Steve 说。 “通过废除价值数十年的传统内部部署系统，我们已经向前推进了十年，并且由于 Microsoft 365 环境的设计方式，我们将继续与时俱进。这是梦幻般的。”

阅读完整的案例研究