概括
连接全球海上能源行业的世界级海底技术和服务制造商和供应商（“制造商”）提供创新技术，为石油和天然气以及可再生能源行业提供重要的控制和电力输送。公司的销售、工程设计、规划、制造和质量保证部门在许多项目上协同工作。然而，全球分散的团队需要访问通过单一来源交付的项目文档和关键业务信息。为了在整个企业中实现访问和清晰度，制造商实施了一种自动分类和元数据工具，可以简化捕获过程。这使他们能够更好地利用他们在 SharePoint 作为主要存储库的投资，并提高采用率。
挑战
制造商面临的主要挑战之一是需要手动处理大量发票。财务部门无法很好地应对不断增加的数量（每年 15,000 张发票），这导致了延迟付款。此外，一些发票在人工审批过程中被放错地方、丢失或重复。尽管他们运行的是 SharePoint 内部网，但远程部门并未在共享存储库上进行协作。该公司最初的文档管理平台被设计为一个单一的解决方案，该解决方案变得过于脆弱和复杂，无法满足当前的业务期望。此外，他们对 SharePoint 的使用率低得惊人，因为所有业务应用程序都没有单一的入口点。
战略
该制造商与 Ephesoft UK 解决方案提供商 IONIT 合作实施 Ephesoft Transact Smart Capture，以帮助简化其 SharePoint 环境中文档的组织和分类。使用该解决方案，制造商可以通过自动分类、提取和交付文档（纸质和电子格式）和相关数据直接将文档快速载入 SharePoint 工作流和审批流程。
Ephesoft 产品立即为他们提供了帮助，尤其是在发票处理方面。例如，制造商的大多数计算机生成的发票都是使用 OCR 自动捕获和提取的——包括几乎所有必需的元素，23 个数据字段。作为解决方案的一部分，自动数据库查找查询有助于从发票和相关文档中提取元数据。在极少数文件难以辨认的情况下，该软件会找到关键字段的位置并将其呈现给操作员，以便快速高效地手动辅助数据输入。
它非常直观且易于配置，并且由于所需的培训较少，因此我们的客户喜欢它。在需要时，Ephesoft 会提供非常积极主动且乐于助人的支持团队。
Anshuman Nayak（首席系统顾问，IONIT）
结果
制造商的发票处理解决方案帮助客户及时付款并确保具有吸引力的经济性。自从实施 Ephesoft 以来，他们能够毫无问题地管理 40% 的发票增长——从 15,000 张发票增加到 21,000 张发票。他们能够通过整合销售、设计、规划、制造和 QA 部门的工作流程来简化项目文档控制和基于项目的协作。凭借强大的文件审批流程，制造商有信心在发布/更新/删除之前通过透明的审批链处理组织文件。这确保了在整个项目生命周期中正确的文档版本的可用性，并支持所有关键文档的审计跟踪。
目前约有 250 名员工正在使用该解决方案。制造商能够立即看到远程捕获的优势。他们实现了更便宜的分发、更快的文档访问、降低的运输成本和更短的处理时间，同时减少了丢失、重复或放错位置的记录。
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