救助儿童会的新文档管理系统可提供重要服务

概括

救助儿童会是一家国际非营利组织，提供帮助改变儿童生活的服务——从救生用品到情感支持。该组织由大小捐助伙伴、个人捐助者和政府资助。因此，救助儿童会签订了许多协议和合同——例如 IT 服务和租赁协议。

救助儿童会需要一个系统来保护、管理和促进协议的管理，包括但不限于合同。员工需要在协议的整个生命周期（从创建到归档或销毁）中管理协议，而现有的手动流程耗时、不透明且难以跟踪。

结合 Microsoft 365 和 Circle T 协议中心，Circle T 为救助儿童会提供了一个解决方案，为他们的所有协议提供必要的安全边界、数据治理和报告。信息工作者现在可以通过在协议中心或 SharePoint 网站内搜索轻松找到相关内容。

此外，工作人员现在可以更快速、更高效地创建、共同创作、签署、发现和管理合同。他们还可以确保他们的数据是安全的，报告、工作流程和控制得到应用，并有信心降低财务风险。

挑战

救助儿童会在国际上使用 Microsoft 365，其内部网和知识管理系统遍布多个国家。他们使用各种手动系统、工具和流程管理协议，包括合同。这导致了搜索和维护记录的困难，降低了效率并增加了潜在的财务风险。

救助儿童会需要一个可以监督整个生命周期的解决方案——从创建协议到与内部和外部用户安全地共同创作，以及实现安全和轻松的访问、搜索和强大的报告。

战略

救助儿童会向 Circle T 寻求帮助，过去曾与他们合作实施内联网、政策管理和程序管理等解决方案。

因为所有与协议相关的内容都需要放在一起，救助儿童会和 Circle T 得出结论： Microsoft 365 是合乎逻辑的解决方案，使团队不仅可以提供一致的用户体验，还可以提供一致的管理和合规体验。所有最终文件和起草内容所需的必要协作现在都可以通过安全和合规中心的一组规则集中控制，这是数据治理和法律发现的关键推动力。

该解决方案有几个关键要求，每一个都强化了 Microsoft 365 作为卓越的解决方案。

首先，用户必须能够高效、快速地找到协议内容，并清楚地表明状态或状态。 Microsoft Search 选择了 Circle T 的协议中心来满足这些需求。 Microsoft Search 提供，Circle 的 T 协议中心提供专用的智能搜索界面，并能够根据协议的状态、所有权和分类来阅读和理解协议。此外，用户现在可以从 Circle T 的 Intranet Smart Search 栏中发现和访问协议。

救助儿童会还需要随时随地通过任何设备获得协议，包括在国际和现场工作的设备。 共享点 选择提供适用于所有工作环境的移动和灵活的解决方案。 SharePoint 在移动、Web 和 Microsoft 365 应用程序中托管和发布所有协议，确保用户现在可以随时随地访问他们需要的协议。

最后，该解决方案需要安全地支持与外部用户共同创作内容，包括简化的修订流程。选择 Microsoft 365 是为了在改进协作流程的同时保证内容安全。 Microsoft 365 提供了理想的功能来保护内部内容并为外部用户提供安全的访客访问。

Circle T 在此基础上添加合同电子签名。他们集成了第三方数字签名工具，从合同管理员的工作流程开始。这种技术组合使救助儿童会能够执行合规的在线合同签署，并在“同类最佳”工具中管理签署过程的所有复杂性。

借助 Circle T 和 Microsoft 提供的组合解决方案，救助儿童会的员工现在可以确保所有协议一致且清晰地标明状态、所有权和可操作日期。集成到 Power Automate 和 电源 BI 使救助儿童会能够降低协议不合规或过期的风险。

结果

Circle T 协议中心和 Microsoft 365 重塑了救助儿童会管理协议的方式。创建、共同创作、完成、签署、发现、保留和续订协议现在都是快速而简单的过程。

内部和外部用户可以实时共同创作内容，从而减少通常与处理文件的多个副本相关的电子邮件流量和复杂性，以及合并它们的风险。

简化的签名过程消除了签名过程中以前需要的复杂手动工作流程，大大缩短了签名时间。

找到任何协议的能力现在是即时和完整的。现在，用户可以从一个位置找到起草和执行的所有阶段的协议，并且用户可以立即获得搜索结果。已签署的协议与工作版本和相关文件一起存储，以确保所有相关的抵押品都被管理并呈现为一个单一的“文件”。

救助儿童会的工作人员可以通过 Microsoft 365 安全性和合规性来管理具有版本控制、保留和完整法律可发现性的内容。

最后，基于元数据的合同生命周期管理通过集成 Power Platform 报告和工作流程解决方案得到增强——降低了不合规或过期协议的风险。