PRO Club 使用 KnowledgeLake 最大限度地提高迁移到 Office 365 的价值

概括

位于华盛顿州贝尔维尤的 PRO 俱乐部是一家屡获殊荣的健康俱乐部和沙龙。度假村风格的目的地由著名的心血管外科医生 Mark Dedemenico 博士创立，在健康和长寿方面处于突破性的前沿。占地 272,000 平方英尺的设施拥有一系列运动专用球场、最先进的游泳池和健身房、餐厅和医疗水疗中心。

作为美国首屈一指的健身俱乐部之一，PRO Club 需要一种不同的文档管理方法，使他们能够跟上商业技术的创新步伐，尤其是使用 Microsoft SharePoint。 PRO Club 利用 KnowledgeLake 从本地 SharePoint 迁移到云中的 Office 365。

挑战

PRO Club 最近从本地 SharePoint 迁移到 Office 365 和 SharePoint Online，以利用一些基于云的优势，例如成本节约、可扩展性和服务。因此，它需要用于扫描和数据捕获的文档管理工具，以补充迁移并在整个公司内实现流程效率和创新。

“该系统必须易于使用，但最重要的是，它可以与我们的 SharePoint Online 文档存储库一起使用，”PRO Club 的 ITS 高级技术员 Aaron Withington 说。

因此，必须找到一种补充工具，让用户可以轻松地搜索 SharePoint 并与之交互。幸运的是，根据 Withington 的说法，PRO Club 不需要看得太远。 “我们第一次意识到 KnowledgeLake 是在 2007 年，当时我们正在寻找旧的文档管理系统 Docuware 的替代品，”他解释道。 “我们调查了几个文档管理系统，我们喜欢 KnowledgeLake 在可定制的文档类型和索引工作流程方面提供的东西。”

尽管有许多其他选择，Withington 解释说，选择一个公司范围的解决方案是一件容易的事。 “我们很高兴 KnowledgeLake 的客户，可比系统的价格至少与 KnowledgeLake 解决方案一样多或更高，因此我们决定扩大对 KnowledgeLake 的使用，而不是采用其他解决方案。”

战略

PRO Club 利用 KnowledgeLake 从本地 SharePoint 迁移到云中的 Office 365。这项工作涉及大约 250,000 份文件，从开始到完成大约需要 60 天。但除了迁移之外，PRO Club 还使用 KnowledgeLake 平台作为整个组织的集中和逻辑组织资源。包括应付帐款、会员活动、安全和薪资在内的部门都通过 KnowledgeLake 在 SharePoint Online 中以电子方式对文件进行索引、分类和存储。这极大地简化了操作并有助于扩展 SharePoint 的使用，将其变成一个有价值的平台，以提高未来的效率和流程创新。

“KnowledgeLake 解决方案与 SharePoint Online 无缝协作，”Withington 说。 “它有一个完全可定制且易于使用的 SharePoint 搜索应用程序。我们期待下一个版本允许从当前用于扫描和索引的同一用户界面进行搜索和检索。”

结果

KnowledgeLake 平台正在帮助 PRO Club，使员工能够更轻松、更快速地提取和索引包含元数据的文档。跨多个部门的企业使用增加了使用 SharePoint 对信息的捕获和共享，并提高了整个公司的效率。熟悉、易于学习的界面与 SharePoint 无缝协作，带来新的价值和投资回报率。

轻松培训文档的扫描、索引和检索。 设置完成后，该系统非常易于使用，可将文档、电子邮件和其他记录引入 SharePoint。界面简单直观。这最大限度地减少了对经常由临时工执行的任务的培训。

与 Office 365 无缝集成。 迁移到 Office 365 和 SharePoint 后，PRO Club 发现 Office 365 的 KnowledgeLake 搜索应用程序可以帮助用户快速轻松地自定义文档库的搜索功能。用户可以对他们选择的任何数据字段进行索引和搜索，并保存搜索以便于访问。

在云中安全。 通过使用 KnowledgeLake 中包含的安全性和 Azure AD/SharePoint 安全性设置，PRO Club 能够创建只有经过批准的用户才能访问的工作流和文档库。