概括
Ovivo 是水处理技术的世界领先者，在市政水管理、工业废水处理以及电子设备的水过滤和冷却方面拥有超过 35 年的经验。 Ovivo 的水处理业务基于执行大型全球项目，其中一些项目跨越 5 年以上，涉及分布在北美、欧洲和国际上的团队，与合作伙伴和承包商作为分布式团队合作。
在每个项目的整个生命周期中，都会生成数千份文档和更多电子邮件，其中包含项目决策、计费和维护合同的关键信息。从历史上看，这种通过电子邮件发送的知识仅保存到个人驱动器中，许多员工和承包商在项目的生命周期中来来往往。由于有如此多的活动部件和如此多的风险，Ovivo 认识到需要使电子邮件中的关键项目信息易于保存、搜索和在不断发展的项目团队之间共享。 2017 年，Ovivo 即将上任的重大项目副总裁推荐 Colligo 作为 SharePoint 采用的最佳解决方案。
挑战
在实施 Colligo 之前，唯一使用 SharePoint 进行电子邮件管理的部门是 Ovivo 的法律团队。对于公司的其他人来说，使用 SharePoint 保存与项目相关的电子邮件被认为过于耗时。 Teams 混合使用 Outlook 中的公用文件夹和公司 C 盘中的文件夹来存储存档的电子邮件。
Ovivo 认识到提出对员工来说简单的解决方案的重要性，并且出于多种原因，迫切需要从将电子邮件随机保存在本地文件夹中进行演变。
Ovivo 项目通常持续 5 年或更长时间。在此期间，项目团队经常扩大和改变。对于每个离开的成员，Ovivo 必须通过个人本地驱动器上的孤立项目电子邮件进行挖掘，花费数小时挖掘关键项目知识，知道有价值的项目可能会被忽略。
随着许多团队和项目使用传统文件夹，电子邮件和附件变得越来越难以找到。随着时间的流逝和成千上万封电子邮件的积累，搜索共享文件夹变得越来越困难。
通过在 PST 文件中维护电子邮件，在整个团队中没有任何有意义的分类方法，搜索项目详细信息非常耗时，而且通常无法找到关键数据，从而阻碍了计划、估算和计费。没有捕获额外的元数据以方便未来的搜索。
如果发生诉讼或仲裁，Ovivo 需要将存档的 PST 文件从旧员工复制到外部驱动器，将驱动器连接到现有用户的 Outlook 帐户，让文件索引几天，然后查询从单台计算机将电子邮件保存在与每个索赔主题相关的文件夹中。这个过程可能会花费数十万美元的承包商费用和员工工时。
战略
Ovivo 依靠 SharePoint 进行知识和记录管理，但它需要简化访问以简化完整项目信息的捕获。员工习惯于使用 Outlook 工作，他们需要一种方法来继续通过收件箱高效工作。 2017 年，Ovivo 即将上任的重大项目副总裁推荐 Colligo 电子邮件管理器作为 SharePoint 采用的最佳解决方案。他以前在以前的角色中使用过它。
每个部门都在 SharePoint 中创建简单的在线和离线库，以逻辑一致地存储关键信息，而 Colligo 可以轻松地从 Outlook 中完成。然后，员工拥护者与其他人分享它是如何工作的，这导致项目团队更多地使用 SharePoint。
通过使用 Colligo 电子邮件管理器将 SharePoint 文件夹访问直接集成到 Outlook 中，Ovivo 员工可以将电子邮件和附件从其 Outlook 收件箱直接保存到 SharePoint。只需单击几下，员工就可以将与项目相关的电子邮件和附件保存到 SharePoint 中的相关库中。 Colligo 自动将主题、发件人和日期等关键字段存储为元数据。
项目团队中的任何人都可以快速搜索、查找和共享指向有价值的电子邮件和附件的安全链接，因为它们被捕获并使用有用的元数据进行标记。节省时间和完整的信息访问可实现有利可图的项目管理，并确保每个人都使用完整和最新的信息进行工作。
即使是在低带宽位置工作的 Ovivo 员工也使用 Colligo 电子邮件管理器将电子邮件保存和分类到离线 SharePoint 库。 Colligo 的完整平台意味着 Ovivo 员工可以从 Outlook 本地、移动设备和 Office 365 访问 SharePoint。
结果
Colligo 电子邮件管理器现在已经在 Ovivo 的大多数大型项目中使用了一年多，用于将电子邮件、附件和文档保存到 SharePoint。在整个公司实现完全过渡到 SharePoint 还需要几年的时间，但 Ovivo 已经看到了宝贵的影响，包括为延迟的项目收回了数十万成本，节省了数千人的法律发现费用，以及将团队行为转向常规捕获和保护项目知识。
全部项目成本回收。 Ovivo 在南非的 $200,000,000 项目经历了重大延误。该业务是在成本加成的基础上运营的，证实了与该项目相关的所有成本。借助 Colligo 可以更快、更简单地保存到 SharePoint，团队可以准确记录和保护项目成本，因此，Ovivo 能够报销近 $1,000,0000 的维护成本。他们使用通过 Colligo 保存到 SharePoint 的相同电子邮件和文档来证实额外的 $1,500,000 索赔。
及时、经济的法律发现。 在安大略省的一起法律仲裁案中，在 SharePoint 时代之前，Ovivo 花费了 $300,000 的顾问费以及数月的员工手动检索文档的时间。相比之下，Ovivo 此后在两个主要的建筑仲裁中使用了 Colligo，将前任经理的完整邮箱迁移到单独的库中。 SharePoint 中的电子邮件库通过反向查找连接到声明主题列表。在 SharePoint 中可以非常轻松地完成搜索，使用内置查看器来识别相关文档并将它们与正确的主题相关联。注释、评论和标记文件的能力使创建易于搜索的文档列表成为可能。多人可以同时处理这些项目，并且他们能够让 SharePoint 访问外部顾问。
完成项目知识捕获。 Ovivo 的 IT 副总裁认为 Colligo 是实现员工采用 SharePoint 的关键。 Colligo 帮助员工打破旧习惯，将电子邮件从收件箱保存到 SharePoint 成为第二天性，从而为 Ovivo 创造了价值数百万美元的完整且经久不衰的项目知识。
