Orion Registrar 使用 SharePoint 和 K2 简化业务流程和文档访问

概括

Orion Registrar Inc. 为各行各业的公司提供审计和认证服务。他们是多个行业标准的专家，包括航空航天、医疗、电信、健康和安全、环境管理、回收、可持续性、能源管理和 IT 服务管理。

使用 K2 的 SmartObject 数据抽象层，Orion Registrar 的新解决方案将其复杂的业务线客户数据集成到一个定制的关系 SQL 数据库中。该解决方案采用 K2 blackpearl 服务器来访问可通过嵌入式 K2 智能表单在 SharePoint Online 中查看的数据。因此，Orion 拥有用于业务流程和文档管理的一体化解决方案。

挑战

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…这些是众多系统标准中的一部分，公司必须获得认证才能将其解决方案推向市场。作为一家认证机构，Orion Registrar 是国际认可的领先审计服务提供商，正是满足这些需求的公司。 Orion Registrar 总裁 Paul Burck 解释说：“公司需要承认他们拥有经过充分验证的管理系统，Orion 为此提供技术审计员和项目管理。我们必须促进所有的制衡，所以当我们说一家公司符合某个标准时，他们确实符合它。”

最初，该公司使用 Microsoft Access 数据库以及用于文档管理的自定义 CRM 系统来管理端到端的认证流程。很明显，如果公司要保持其增长轨迹，他们将在如何继续提供高质量服务方面遇到天花板。在做了一些研究之后，他们得出结论，他们需要找到一种灵活、可扩展、易于更新并且可以在未来几年内得到支持的低代码业务流程管理解决方案。新系统的关键是让客户了解审计和认证过程，通过使用户能够在一个地方处理他们的文档和数据来促进更好的沟通。

为了实现他们对可扩展工作流支持解决方案的愿景，Orion 求助于领先的商业和技术咨询公司 Catalyte，以提供技术建议以及开发和维护系统。 “我们的目标是开发一个一体化解决方案，”Catalyte 总监 Clark Pope 说，“该系统需要加入新客户、起草合同、通过 DocuSign 促进签名，并将其存档在 SharePoint Online 库中。” ”

除了推荐 K2 作为系统的核心，Catalyte 还建议使用 Microsoft SharePoint 和 Exchange Online 将大部分基础架构基于云。 Burck 继续说：“将基于云的服务作为我们整体 BPM 解决方案的一部分的提议对我们来说很有意义，因为我们希望最大限度地减少我们的内部部署空间以减轻我们的管理开销。”到2019年底，猎户座计划在云端成为100%。

战略

Orion Registrar/Catalyte 项目的最终结果是该公司称为 Hunter 的端到端认证工作流应用程序，它不仅提供管理审计的内部流程，还提供面向外部的门户，客户和审计员可以在其中获得真正的- 对其未决认证的状态和问题的时间视图。 “这是一个非常全面的系统，涉及云基础设施、内容管理系统、协作工作环境、广泛的文档管理和业务应用程序集成，”Pope 说。

使用 K2 的 SmartObject 数据抽象层，该解决方案集成了 Orion Registrar 的复杂 LOB（业务线）客户数据，存储在定制的关系 SQL 数据库中。该解决方案使用 K2 服务器通过嵌入式 K2 SmartForms 访问可在 SharePoint 中查看的数据。

Hunter的端到端工作流程如下：

• 当客户要求审核，或者他们的认证需要更新时，启动就开始了，这由跟踪年度重新认证需求的调度程序工作台确定。
• 调度员与客户讨论他们的可用性，并根据认证类型将他们的需求与潜在的审核员相匹配。 Hunter 的一部分是一个日历，审计员需要保持最新状态，以便调度员可以匹配客户和审计员的可用性。
• 一旦根据专业知识和可用性选择了合适的审核员，DocuSign 将用于管理在商定的项目开始和结束日期签署的文书工作流程，以便签订有效的合同。
• 然后通过工作流启动审核员准备工作，该工作流为客户项目打开存储在 SharePoint 中的适当文档，提供所有需要的详细信息。
• 审核完成后，将上传一份报告供各方审查。
• 如果在审核期间发现不符合项，则会有一个独特的工作流程来跟踪并向客户报告特定问题。当问题得到解决时，审核员可以在合规性问题得到解决时对其进行核对。

审核开始后，将通知计费以向客户收费。文书工作完成后，Orion 审核员会检查文书工作、不合格问题并决定公司是否应获得认证。如果他们决定公司应该被认证（并且一旦客户支付了他们的发票），那么它会进入一个子程序来生成证书并将其提供给客户以供他们记录。

结果

Orion Registrar 通过实施其基于 K2 的认证合规系统显着节省了时间和成本。一个主要目标是将花费在一组给定审计任务上的时间从 3 小时减少到 1.5 小时。事实上，现在花在这些任务上的金额只有一小时。此外，K2 还帮助 Orion 减少了与旧流程相关的管理和开销，从而节省了 25% 的资源成本。由于所有文档都是数字化的，他们还能够显着降低邮寄成本。

最终，Paul Burck 认为这是他们作为企业运作方式发生根本性转变的开始。 “我们的一个目标是将 Orion 从一家情感驱动的公司转变为一家数据驱动的公司。如果我们没有工作流，如果我们没有 SQL Server 和 K2，我们将继续受到情绪驱动。”为了实现这一目标，Orion 正计划实施 Microsoft Power BI。多年来，公司围绕其审计顾问和客户积累了大量数据，通过利用深度分析，将能够执行更智能的预测和工作监控，以进一步提高客户满意度。

如今，K2 已成为其 Hunter 应用程序的核心，Orion 拥有可预测、可靠且可扩展的工作流解决方案，并且与合作伙伴 Catalyte 合作，他们拥有适当的资源来随着公司迈向新的水平而发展系统。

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