智能采集解决方案扩展 SharePoint 功能，为物流公司创造商业价值

概括

作为一家致力于改善客户运输和供应链管理需求的物流公司，MIQ 面临着复杂的文档处理情况，需要更好地管理。在 80 个国家和地区开展业务，每天收到数百张货运发票。他们正在寻找一种方法来自动化货运发票数据输入并实施文档存储以简化其支付流程。此外，MIQ 一直在寻找一种他们主要可以自行实施和内部管理的解决方案。

挑战

从不同运营商处收到的发票内容相似性有限，其中大约 90% 彼此不同。这导致需要花费大量的手动工作来匹配发票与发货并输入发票数据。这些手动任务效率低下且容易出错。该过程包括打印电子邮件发票、在每张发票上手写关键信息、将它们传送到各个部门，然后将它们分类并放置在文件柜中。这不仅对员工来说很耗时，而且后来也使查找原始文件变得非常困难。此外，这些任务增加了应收账款的周转时间，对现金流产生了负面影响。

为期一周的初步咨询活动不仅确定了 MIQ 现有流程目前的运作方式，还确定了他们希望达到的效率。 Ephesoft 的合作伙伴 Zia 确定 MIQ 需要一个对最终用户操作非常简单的系统。 MIQ 需要能够扫描发票、应用将转移到 SharePoint 的元数据标签，并通知相关部门文件已准备好进行审查。

战略

Ephesoft Smart Capture 被制药公司认定为理想的解决方案，因为它能够自动对纸质、传真和电子文档中的数据进行分类、分离、分类和提取。 MIQ 的员工前往科罗拉多州博尔德接受为期一周的解决方案培训，以确保成功实施并指导领导层使用。 MIQ、Ephesoft 和 Zia 通过 Ephesoft 的 SharePoint 可扩展性合作创建了处理其 ECM 需求的理想方法。

Ephesoft 与合作伙伴 Zia 合作开发了一种文档管理方法，该方法将消除文件的手动处理。为两个不同的业务部门决定了一个两部分的实施。在三个月的时间里，该项目的第一阶段涉及创建一个具有强大功能且易于使用的系统，包括 Ephesoft 的捕获功能。第二阶段是在另外三个月的时间内实施的。 MIQ 现在拥有他们一直在寻找的那种文档处理解决方案，利用 Ephesoft 的捕获解决方案来简化业务流程。

结果

在将 Ephesoft Smart Capture 应用到他们的文档管理系统中后，MIQ 取得了显著成果。扫描文件，将电子邮件直接上传到 Ephesoft，并在那里记录笔记，以便相关部门访问。自实施自动化以来，数据输入错误有所减少，并且处理和接收的内容现在是透明的。元数据在 Ephesoft 中标记并通过强大的集成发送到 SharePoint，使搜索变得简单并减少文档检索时间。由于该系统现在运行得更快，运营商的付款更快，从而改善了现金流。

“我们已经能够降低文件丢失的风险、文件检索和归档所花费的时间、数据输入错误的数量以及我们向承运人付款所需的时间，”艾米富兰克林说， MIQ Logistics 高级业务分析师。该解决方案对 MIQ 非常有效，他们现在正在计划第三阶段以进一步改进他们的流程。

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