Loacker 使用 d.velop 和 Microsoft 365 将基于文档的流程数字化

概括

在过去的 90 年里，Loacker 从一家小型区域糖果制造商发展成为全球知名品牌，其产品令 100 多个国家/地区的人们感到高兴。该公司拥有 1,000 多名员工，每年生产超过 9.57 亿件甜品，致力于为消费者提供纯净、有益健康的天然食品。

Loacker 与 d.velop 合作创建了一个与 SAP 集成并基于 Office 365 和 SharePoint 的文档管理系统 (DMS)。在 d.velop 解决方案和适配器的帮助下，该系统使用户能够显示数字文件和数字流程。这可以节省成本、提高透明度并显着缩短处理时间。

该系统不仅符合法律要求，而且符合公司“共享与工作”的理念。

挑战

由于信息来自不同的渠道，例如 SAP ERP、电子邮件和纸质文档，Loacker 无法对其进行集中管理。此外，公司将信息存储在不同的系统中，因此员工必须花费大量时间才能获得完整的概览。

重要的过程仍然是模拟的，需要大量的人工。因此，该公司希望将这些流程数字化，包括必须符合意大利特殊法律要求的应付账款流程（如发票处理）。

已经有一个专有的 DMS，但它没有被广泛使用。 Loacker 希望在其面向国际且不断发展的公司中建立合适的 DMS。他们需要 DMS 无缝集成到领先的 SAP ERP 中。他们还希望将客户档案、供应商档案、订单档案、技术文件等形式的所有文件完整、合法、透明地数字化。在此基础上，Loacker 想要全面设计数字化业务流程，为客户，并优化内部协作。

按照Loacker的想法，新的DMS应该进一步推动内部“Share & Work Together”的理念。此外，根据各国要求进行合规申报的主题在项目中也很重要。

战略

为实现 Loacker 内部管理的数字化并顺利完成项目，d.velop 和公司在项目启动前制定了战略。

在 Loacker，Office 365 尤其是 SharePoint 被战略性地用于通信。因此，他们决定在这个平台上搭建乐客的内网和文档管理。

这些服务将作为中央和现代系统提供给用户，以实现联合文档处理和一致的数字业务流程。

该项目从将现有 ECM 系统迁移到 SharePoint/O365 开始；随后，该团队将 SharePoint/O365 集成到 SAP ERP 中，以在 SAP 流程的上下文中显示相应的文件。

SAP 的传出文档与相应的元数据一起自动存储在 SharePoint 中。传入的纸质文档（例如发票）会被扫描并存储在 SharePoint 中。可以使用 d.velop 侧边栏通过拖放快速归档电子邮件。

使用 Microsoft 365 的 d.velop，SharePoint 中的信息在上下文中得到整合。例如，系统生成客户文件、供应商文件或材料文件，并允许访问所有相关的客户信息。

由于与 SAP 的紧密集成，用户可以随时从 SAP 导航到 SharePoint 中的相应文档或文件。

此外，该团队还实现了应付账款流程。它使发票能够在 SharePoint 中集中存储和查找。工作流组件管理审查和批准过程，并确保相关元数据可以与 SAP 系统无缝交换。

最后但并非最不重要的一点是，该团队为 Microsoft 365 建立了 Office 365、SharePoint 和 d.velop，作为审计证明归档的平台。

结果

在项目成功实施后，团队确定他们不仅优化了业务流程，而且孤立的解决方案也大大减少了。另一个优势是，Loacker 实现了对战略布局的 Office 365 的全公司和整体使用。关键用户和员工直接从该项目中受益。他们可以随时随地访问数十万份文档，从而能够立即提供信息并显着减少供应商和客户文档的搜索时间。

使用 d.velop 的深度 SAP 集成解决方案对收到的发票进行数字验证和批准，可以根据各自国家的法规和数字发票 (FatturaB2B) 领域的特殊功能进行合法的归档。此外，始终如一的数字流程可确保在付款之前透明地接收发票，并大大减少发票验证的处理时间。

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