概括
一家专注于通过为早期科学研究增加价值来改善人类健康的生命科学慈善机构希望 Proventeq 帮助迁移到 Microsoft 365。该组织希望从其 Documentum ECM 系统中迁移出来，并利用 Microsoft 365 服务（如 SharePoint、OneDrive for Business 和 Teams）提供的功能、移动性和增强的安全性。这个为期一年的迁移和 Office 365 采用项目使生命科学慈善机构能够与他们的科学和慈善合作伙伴合作，同时保护他们研究中的知识产权。
挑战
虽然生命科学慈善机构拥有 Documentum ECM 系统，但他们的用户缺乏参与其中的动力。他们发现由于限制和预先设置访问源系统中的文档很麻烦–浏览器插件和软件的必备条件。用户还想要一个更加互联的环境，他们可以在虚拟工作空间中共享和协作，可以从任何地方和多个起点（例如，Office 365 应用程序、iOS 应用程序、浏览器等）访问。
此外，该组织希望降低与拥有内容管理系统相关的许可、基础架构和支持成本。
他们意识到是时候做出改变了。但是，从旧的本地系统迁移到 Office 365 带来了自身的挑战。
这将需要对文件系统和流程进行重大重组，以符合在 SharePoint 中存储和访问记录的方式。此外，该项目将需要严格的迁移时间表，以防止因 Documentum 许可和支持的续订成本而产生额外成本。
由于原始位置的专有格式和标签存在问题，从 Documentum 迁移并非易事。这包括慈善机构的知识产权管理系统与 Documentum 中存储的资产紧密集成，需要更新以进行迁移。此外，业务流程依赖于与 Documentum 中存储的文档紧密集成的外部系统。
战略
生命科学慈善机构求助于 Proventeq 来帮助完成这个迁移和采用项目。作为整体 Office 365 采用战略的一部分，项目团队制定了适当的项目管理计划，并得到双方的同意和执行。他们在 Office 365 中建立了必要的治理，并制定了清晰有效的沟通和培训计划，以确保成功采用 Office 365。
该团队将所有企业内容从 Documentum 系统中的文件柜迁移到 SharePoint 上专门配置的部门站点，同时将所有用户内容迁移到各自的 OneDrive 分配中。
项目团队通过将安全策略（遵守财务和人力资源部门的严格监管要求）从 Documentum 转换为 SharePoint 来确保内容安全。
他们为所有用户提供了一个用户友好的界面，其中包括共同创作文档和利用集成解决方案对内容进行自动标记的能力，尤其是对于法律部门而言。
他们为项目团队创建了一个专门的区域来处理活动和关闭的项目, 以及自定义 SPFx 组件，以促进更好地处理项目。为这些项目部署 Microsoft Teams 为用户提供了一个更好的项目协作平台。
为确保数据完整性，该团队使用 Proventeq Migration Accelerator 解决了源中的数据损坏问题，他们还更新了集成到 Documentum 的第三方系统（如知识产权管理平台）。
迁移到 Office 365 是我们正在进行的计划的关键组成部分，该计划旨在集中和改进可访问性，并从我们的业务和科学数据中获得更有意义的见解。作为我们的专业技术合作伙伴，我们与 Proventeq 密切合作，能够满怀信心地从旧版内容管理平台迁移到 Office 365。
（IT 经理，业务服务，）
结果
生命科学慈善机构看到文档管理系统的协作和合规性得到改善，因为 SharePoint 和 Microsoft Teams 与 Office 365 套件相结合，创建了一个虚拟工作场所，团队可以在其中开会、协作和完成任务, 并处理来自基于中心的存储库中的文档。 SharePoint 使员工能够从任何地方从多个起点访问业务内容。
通过过渡到 Office 365，生命科学慈善机构能够显着节省成本 （最高60%） 通过减少许可、基础设施和支持成本。
现在，该组织拥有更轻松、更强大的管理和管理，并提供数据丢失预防措施来保护他们的学术研究。
