概括
这个政府档案组织是其政府的官方档案和出版商。他们持有官方记录，并且是国家重要文件的保管人。他们的职责是收集和保护政府记录的未来，包括数字和物理记录，为子孙后代保存，并尽可能让公众访问和使用。
组织内部倾向于使用现有的 Microsoft 企业协议许可并转换为 Office 365 许可。该组织还决定使用 RecordPoint Records365 来扩展 Office 365 的功能，以满足其高级记录管理要求。
挑战
在整个公共部门，组织都在寻求改进他们在团队和整个企业中的协作方式。他们还质疑现有 EDRM 实施的价值，并正在探索改进控制、生产力和成本节约的新方法。
该解决方案确定了四个主要要求：
- 从 Objective 到 SharePoint 的合规迁移
- 遵守记录管理法规
- 符合政府数字服务 (GDS) 最佳实践和组织 IT 战略的基于云的部署
- 改善最终用户体验，确保用户采用和生产力效率
现代化 是政府档案组织的一个重要考虑因素。
以不超过其传统 EDRMS 解决方案的 3 年维护成本的价格点执行此操作也很重要。
“RecordPoint 是唯一一家满足我们所有标准的提供商。很高兴与能够提供合规的提升和移位迁移的供应商合作，然后每年为我们节省 60% 用于现代 EDRMS 解决方案”-项目赞助商
战略
从 Objective 到 SharePoint 的合规迁移
交付的第一阶段涉及通过 RecordPoint 交付的合规迁移即服务 (CMaaS) 从 Objective 迁移到 SharePoint Online。由于政府档案机构在维护其现有档案计划方面做了大量工作，因此迁移到 SharePoint 将利用在其目标环境中完成的现有工作。作为附加值，随着组织对 Office 365 的使用日趋成熟，Records365 将能够集中管理其他工作负载，例如 Microsoft Teams、组、Exchange 等。
SharePoint 使组织能够创建结构化网站，以便在其中捕获、管理和显示公司信息。 Records365 然后管理内容，而不会干扰最终用户并在后台应用记录控制。
遵守记录管理法规
Records365 是政府档案机构希望严格遵守记录管理法规的完美解决方案。 Records365 旨在符合欧洲标准、ISO15489、ISO16175 等标准，为公共部门组织提供了理想的平台，以在单个平台上解决其现代化和遗留问题。部署 Records365 使组织能够合规且具有成本效益。
符合 GDS 最佳实践和组织 IT 战略的基于云的部署
Records365 的规则引擎和自动化功能对于政府档案机构的 IT 和合规战略至关重要。此规则引擎从源中了解记录的上下文，然后将数据与合规策略相匹配，以自动进行记录分类。
细粒度的记录管理控制通过一组可视化记录管理仪表板和高级搜索功能浮出水面，确保符合所需的记录管理策略和业务成果。
改善最终用户体验，确保用户采用并节省生产力
Records365 现代化的用户界面使组织员工易于使用和采用。 Records365 扩展了 SharePoint 原生功能，具有无缝控制和自动化记录管理生命周期的功能。
这个自动化过程 使最终用户更容易提高效率，使政府档案机构的工作人员能够更加协作和高效，同时确保其数据的准确性和完整性。
我们很高兴能够踏上由 Office 365 和 Records365 支持的数字化转型和现代化之旅。
项目资助 （， ）
结果
预计现代 EDRMS 解决方案每年最多可节省 60%。
- 到 SharePoint 的最佳合规迁移解决方案
- 易于使用的产品，可提高生产力并使最终用户能够使用和采用
- 了解记录上下文的动态规则引擎使内容合规并自动化记录分类
RecordPoint 自豪地为政府档案机构提供解决方案，使他们能够迁移到现代工作场所，替换现有的遗留系统，并释放云的能力。借助 RecordPoint 简单、现代且值得信赖的信息和记录管理方法，RecordPoint 的云托管产品和合规迁移服务将加快组织的云之旅。
