吉斯本区议会的新内部网改善了与 Office 365 和信息领导的沟通

概括

吉斯伯恩区议会 (GDC) 是位于新西兰北岛的地方政府机构。 Information Leadership 与 GDC 合作，在其现有的 Office 365 平台上提供 Intranet。这使他们能够利用 Office 365 工具集并根据需要整合云技术增强功能。该项目的目的是改善沟通并将员工聚集在一起。

挑战

GDC 的旧 Intranet 平台是定制的、高度定制的并且不再受支持。内容已过时，因为管理界面难以使用，只有一小部分员工可以完成更新。

该委员会的工作人员使用各种技术进行交流，而且没有“一个地方”可以完全实现。他们严重依赖电子邮件在组织内发送新闻。此外，行政总裁和管理层不容易与员工交流全组织范围内的新闻。

战略

GDC 热衷于充分利用他们的 Office 365 许可——建立在 SharePoint 之上的 Intranet 与这种方法是一致的。尽管远离新西兰的主要中心，但他们对 Microsoft 平台的寿命和来自多个合作伙伴的潜在支持充满信心。

该委员会已经在充分利用 Microsoft 工具，例如 Skype for Business 和 Yammer。项目组以内网开发为契机，对Microsoft Teams进行内外部协同测试。他们受益于视频通话、对话、共享文档工作区、用于跟踪会议内容的 OneNote 以及用于跟踪项目任务的 Planner 等功能。

作为项目启动的一部分举办的设计研讨会帮助教育项目团队了解使用 SharePoint 平台的可能性；并就功能和信息架构达成一致。研讨会包括检查观众需求、如何盘点现有和新内容、线框模型和关于导航的讨论。整个过程中的主要考虑因素是提供易于使用的内容管理和功能，为用户提供大量与内容交互的机会。

研讨会之后的其他产出包括开发创意简报和设计模型，以确保新内部网的外观和感觉能够准确反映组织的文化特征。

信息领导力领导了变革和治理管理研讨会，以移交久经考验的方法来管理变革、沟通和角色定义，以确保项目上线后的持续成功。

为确保自给自足，推出了“培训培训师”计划，以确保分散管理内容的责任，并确保内联网保持最新并与员工相关。

结果

'瑙迈' - 意义 '欢迎' 在毛利语中被选为 GDC 新 Intranet 的名称。 Gisborne 的毛利人血统超过 50%，这个名称加强了他们的 Intranet 独特的文化身份和在组织中的相关性。

首席执行官定期发布博客与员工联系，让他们知道什么是“最重要的”。 Intranet 是员工的社交中心，员工在这里“大喊”赞美他们的同事，并通过“post-a-pic”发布照片以建立社区。 SharePoint 中的开箱即用功能增强了建立社区意识，这些功能使用户能够“喜欢”和“评论”他们看到的内容，类似于流行的社交媒体平台。

理事会的所有部门都使用内联网，特别是人力资源和财务部门。当前驻留在不同电子系统中的企业内容能够在一个地方出现，因此用户可以快速找到完成工作所需的信息。

使内容保持最新的过程分散到每个业务部门的员工中。被称为“内容贡献者”，这些用户受益于使用现代 SharePoint 列表界面来创作他们的大部分内容（然后自动显示在页面上）。他们正在使用自定义布局创建页面，以确保创作内容的过程尽可能直观和轻松。这包括在页面编辑模式下使用编辑面板为页面内容创建提供一个步骤。

“超级用户管理管理和后端，但由于管理界面相对直观，他们不是 IT 人员。”
– Jason Derr，业务解决方案团队负责人

监控使用情况 Azure 'Application Insights' 用于测量流量。沟通人员已设定 KPI 以持续改进用户采用率。如果页面表现不佳，他们将与业务部门合作，通过提供改进建议和可用的用户反馈来改善用户对该内容的体验。

员工正在发现 Office 365 套件中的其他有用工具，例如 Planner 和 One Note，随着员工了解这些工具如何帮助他们完成工作，势头正在形成。

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