保护组织通过 Office 365 和信息领导力将信息处理提升到一个新的水平

概括

Forest & Bird 是新西兰领先的独立保护组织——保护陆地和海洋的野生动物和野生环境。近一个世纪以来，他们一直是新西兰社区、城市、议会、中央政府和法院的自然代言人。他们是一家注册慈善机构，拥有多元化的员工团队和大量的志愿者。

他们与 Information Leadership 一起部署了一个名为“The Nest”的经济高效的 Office 365 信息和协作门户。该解决方案专注于提高一致性、可见性和内容安全性，同时在整个新西兰的员工工作的任何地方提供信息。

挑战

作为一家注册慈善机构，Forest & Bird 优先考虑直接有利于保护工作的支出。这意味着他们无法获得用于内部转型项目的大量预算。

Forest & Bird 没有明确定义的信息存储方法，他们的员工使用多种不同的平台和驱动器来存储文档。这种差异导致工人难以找到他们需要的信息以及最新版本的文件。
过去更改用于信息存储的系统的尝试停滞不前，因为员工没有感觉到对他们的工作有直接的积极影响。该项目需要让 Forest & Bird 人员参与进来，以便让他们接受一致方法的好处，这需要额外的培训。

由于 Forest & Bird 的员工在新西兰的许多偏远地区工作，因此他们需要能够从任何地方访问信息，同时由于偏远地区缺乏服务覆盖，他们需要确保轻松安全的离线同步方式。

战略

Forest & Bird 与 Information Leadership 合作创建了一种定义的信息存储方法，并开发了一个名为“The Nest”的 Office 365 信息和协作门户。通过使用 Office 365，该组织正在利用 Microsoft 为慈善组织提供的折扣许可。

为了获得信任和接受，Forest & Bird 分几个阶段推出了“The Nest”，目标是最大限度地提高员工参与度。该团队为人力资源、营销和沟通团队完成了第一个数字工作空间。他们还提供实践培训和帮助，以支持员工在处理信息时从临时工作流程过渡。

该团队基于一致和直观的信息结构，将“The Nest”工作空间设计为简单、易于使用和可持续发展。 Office 365 报告系统的一个主要优势是可以衡量吸收和协作趋势。结果是 Forest & Bird 可以根据他们能够识别的使用趋势和业务改进，随着时间的推移进一步增强和开发这些工作空间。

使用基于 Azure 的工作场所应用程序可实现元数据的自动分类。这种能力意味着，在许多情况下，工作人员不需要输入元数据，同时还可以获得更容易查找和访问信息的好处。另一个工作场所应用程序 Smart Case Files 简化了内容管理，并让管理人员可以访问细粒度的安全权限功能，而无需系统管理员权限。这些功能对于管理与庞大的志愿者基础以及 Forest & Bird 正在进行的广泛举措相关的风险特别有用。

此外，该团队正在使用 Microsoft 流媒体技术来制作视频和其他大文件。

结果

已经搬到新的“Nest”工作场所的团队正在看到好处，并正在协助向其他团队推广。这些员工开始创造一种能够在网上找到他们需要的东西的文化——自信和控制，没有附件！

在整个组织范围内推出“The Nest”的工作仍在进行中，允许灵活的更新和添加计划。在持续的合作伙伴关系中，信息领导对每个团队的需求和可用性做出反应。

此外，对于那些经常在无法访问 Internet 的新西兰地区工作的人来说，Office 365 的离线和同步功能可以改变游戏规则。远程团队成员对他们拥有最新文件更有信心，并且只要他们有互联网访问权限，他们的更改就会同步。

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