DLF 通过 Office 365 和 Proventeq 降低许可成本

发布于 2019 年 7 月 15 日

概括

DLF 是印度最大的商业房地产开发商，专门在全国范围内开发商业、零售和住宅物业。 DLF 在竞争激烈的不断扩大的市场中继续看到非凡的增长。

DLF 决定从 IBM FileNet P8 实例迁移到 SharePoint Online，以实现对其内容和信息的精细管理，为员工和外部利益相关者提供集中式内容服务解决方案的灵活性，并降低其基础架构的总体拥有成本。

挑战

在一个老化的 IBM FileNet P8 实例中保存了超过 240 万个内容项，DLF 的员工正在跨断开连接的本地平台复制存储和管理文档和富媒体的努力，包括多个对象存储和内容未正确归档的文件夹或相关的。

由于员工分布在公司部门和子公司，DLF 需要一个能够提供灵活分发、管理和协作的内容服务平台。

战略

为了改善整个组织的内容管理，DLF 决定利用他们对 Office 365 的现有投资，并从 IBM FileNet P8 迁移到 SharePoint Online。他们选择 Proventeq 的 Migration Accelerator 软件来发现、分析、增强、分类和迁移他们的内容组合，同时最大限度地减少迁移过程中的业务停机时间。

为了帮助 DLF 通过灵活的集中式内容服务平台向前发展，Proventeq 根据 DLF 面临的具体挑战以及 Proventeq 在将内容从 IBM FileNet P8 迁移到 SharePoint 方面的经验开发了一个战略性的六步迁移和支持解决方案。

  1. 发现与分析。 Proventeq 使用 Migration Accelerator 的发现和迁移前分析报告来帮助识别以下潜在的迁移问题：
    • FileNet 中的复合文档和多内容文档
    • SharePoint 中不允许的文件夹和文件名中的无效字符
    • 重复的项目名称、长项目名称和没有扩展名的项目名称
    • 跨文档版本的不同 Mime 类型，例如 .docx 和 .pdf
    • 未归档的文档和容器或文件夹中的子项目过多
    • 无效的文件类型和签出的文件。
  2. 信息架构优化。 Proventeq 安排了一个研讨会，以全面了解 DLF 的组织结构，从而确定架构结构和安全模型。研讨会结束后，团队做了以下工作：
    • 提出了与DLF的组织结构和功能相匹配的目标信息结构
    • 基于不同的 DLF 用户实体创建 SharePoint 组，以保护此新目标信息结构的内容，从而允许在粒度级别应用权限
    • 配置和部署了一个自动配置工具，以实现更快、更准确的部署
  3. 迁移设计和配置。 Migration Accelerator 的自定义内容分类和目标结构映射功能满足了对内容进行准确分类并将相关文档一起迁移到 SharePoint Online 中的网站集和文档库中的要求，从而加快了迁移速度。
  4. 试点迁移。 为了演示生产迁移如何工作并测试生产中的现有数据，该团队通过映射 IBM FileNet 对象存储之一的内容并应用必要的目标信息结构、分类和元数据规则，然后迁移到SharePoint Online 中的特定网站集、文档库和文件夹。
  5. 增量实时迁移。 试点迁移成功后，团队使用 Migration Accelerator 的增量迁移功能分阶段进行生产迁移过程。他们还执行了以下操作：
    • 使用 PowerShell 扩展，团队设置了额外的迁移规则来整合和分类大量源内容类型
    • 团队根据元数据规则转换元数据值以符合 SharePoint 限制以处理无效字符和 URL
    • Migration Accelerator 的内置规则处理重复的项目名称和 mime 类型不匹配
    • 该团队生成了自定义报告，以确保他们成功迁移了各个公司部门、子公司和 PRISM 职能部门的整个内容组合
  6. 迁移后支持。 为确保用户可以在 SharePoint 平台上找到新限制和迁移的内容，Proventeq 提供了 90 天的迁移后支持。

向 Microsoft Office 365 平台的过渡迅速而顺利，它提供了灵活的内容分发、管理和协作。

Mahesh Mathur 先生（DLF Ltd 信息技术与系统高级副总裁）

结果

通过利用 Microsoft 的 Office 365 平台的现有投资，DLF 的许可成本降低了 35%，并且通过停用 IBM 系统消除了更新和升级 FileNet P8 的需要。

试点迁移的采用和增量生产迁移流程的实施帮助 DLF 避免了任何成本高昂且耗时的技术问题，并确保在项目期间和迁移后都可以在整个组织内访问内容。随着采用支持的延长期，Proventeq 简化了向 SharePoint 的过渡，帮助识别和解决任何以用户为中心的信息管理问题，并确保在采用 SharePoint 时实现 DLF 的所有初始目标和长期目标。

虽然在 FileNet P8 中对复杂细粒度权限的总体控制已被证明存在问题，但采用 Microsoft 的 Azure 信息保护使 DLF 能够实现实现对外部共享内容的查看、读取和打印权限的细粒度控制的关键目标。 SharePoint Online 和 Proventeq 的迁移加速器使 DLF 能够将 AIP 安全应用于内容；使组织能够应对跨内部和外部用户管理大量内容的安全挑战。

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