Intelogy 通过 SharePoint 和 Power Automate 帮助 Devro 转变财务运营

概括

Devro 业务遍及全球，是世界领先的胶原蛋白肠衣供应商之一，用于生产各种香肠和其他肉类产品。 Devro 拥有 2,000 多名员工，他们拥有从化学和电气工程到食品技术、肉类科学和环境健康等领域的技能和知识。

2018 年底，Devro 开始将其多个全球分布式财务职能转变为共享服务中心模型。为了促进该计划的一部分，Intelogy 被选中支持 Devro Finance 团队的应付账款 (AP) 处理和文档管理的技术转换。

Intelogy 提供的 SharePoint 解决方案广泛使用 Power Automate 在审核和批准过程中路由不同类型的财务内容，集成了全球支持光学字符识别 (OCR) 的扫描仪，同时最大限度地减少了手动分类。新解决方案从根本上改变了团队的运作方式，实现了一致、可靠和集中的 AP 处理和存档。

挑战

在英国、美国、荷兰、中国、捷克共和国和澳大利亚等地设有制造基地，财务业务分布在世界各地，在不同的区域中心运营其流程。 2018 年，Devro 做出了一项战略决策，即转向涉及建立共享服务的财务运营新的目标运营模式。

由于财务文件以电子和纸质形式在本地接收，因此必须找到一种在国内继续接收财务文件的方法，同时将所有财务相关文件的存储和管理整合到一个全球可用的中央存储库中。此外，某些财务文件（例如发票和贷方票据）需要大量的人工来路由、批准和处理，这会带来典型的流程吞吐量和效率问题。

由于致力于长期电子存储以满足合规需求，一个关键的优先事项是定义一个合适的归档和检索解决方案，该解决方案将与现有的财务系统集成。

此外，Devro IT 热衷于确保实施的任何解决方案都符合他们的数字化转型战略，以便在适当的情况下采用基于云的解决方案架构，并倾向于进一步扩展他们对 Microsoft 365 尤其是 SharePoint 的使用。

战略

该项目的首要任务是验证世界各地的 Devro 站点是否可以以可靠和高性能的方式访问 SharePoint，并确定并采取行动对其现有网络基础设施进行任何更改以改善和保证连接性。 Intelogy 与 Devro IT 密切合作，按照 Microsoft 推荐的做法，从远程 Devro 设施运行了一系列网络性能测试，以分析和验证与 Microsoft 全球网络的网络连接，并对 SharePoint 和 OneDrive 工作负载执行特定测试。

另一个关键要求是确定一个适当的解决方案，以促进本地接收的纸质文档的数字化并继续传输到 SharePoint。 Intelogy 对可用的商业选项进行了审查，并推荐了一种基于富士通的解决方案，该解决方案能够使用 OCR 对文档进行批量扫描，上传到预定义的 SharePoint 文档库，并在收到文档时自动标记文档。此流程与 Harmon.ie 提供的解决方案结合设计，该解决方案有助于上传通过电子邮件收到的电子文档，确保在进行任何进一步活动之前将所有财务文档发送到 SharePoint。

一旦在 SharePoint 中收到，就会使用 Power Automate 设计和实施一个流程，以允许财务团队成员使用其他元数据标记文档，然后安全地发送发票以供员工在 Devro 中批准，并将 AP 数据随后处理到现有财务系统中。

最终，所有财务文件都需要以高度结构化、安全和受监管的方式保留，并在需要时支持轻松检索。因此，Intelogy 利用 SharePoint 强大的文档存储、搜索索引和过滤功能，实施了一个全面的信息架构，旨在实现长期增长。

结果

面对充满挑战的时间框架，Intelogy 和 Devro 项目利益相关者通过密切合作设计、开发和实施了解决方案。因此，Devro 成功实现了将财务运营转变为由 Microsoft 365 支持的端到端数字流程支持的共享服务中心模型的战略目标。