市政府使用基于 SharePoint 的智能 Intranet 让人们在大流行期间保持工作

位于温哥华岛南端的维多利亚是不列颠哥伦比亚省的首府，也是加拿大太平洋沿岸的一颗明珠。每年都有数百万人参观这座城市非凡的海景、遗产建筑和温带气候。维多利亚市政府为该市 94,000 名常住人口提供服务，由 1,000 名员工组成，从 IT 专业人员和消防员到通信专家和城市林务员，应有尽有。

为了在员工之间共享信息，市政府于 2014 年推出了一个基于 WordPress 的内部网。从网站上线之日起，维多利亚市的 IT 团队就知道这将是一个

仅权宜之计：目标是建立在 Microsoft SharePoint 上的网站。与静态 WordPress 站点不同，该小组想要一个内部网，它可以：

• 促进与员工的互动。
• 使城市的内网管理员能够发送通知和提醒。
• 提供对城市员工看到的内容的访问控制。
• 作为城市的文件存储库。

“WordPress 填补了时间上的空白，但我们知道我们将来会做一些更强大的事情，”维多利亚市首席信息官 Mike Palmer 说。那个未来就是政府于 2017 年推出的现代工作场所计划。维多利亚市的内部网即将发生巨大的变化。

基于 SharePoint 构建动态内网

Palmer 与位于维多利亚的咨询公司 Regroove Solutions 合作，以帮助推出现代工作场所。该团队开始计划将 Intranet 迁移到 SharePoint，但当时无法以编程方式将现有内容迁移到新式页面。然后，城市优先事项的转变阻止了 Intranet 的进一步发展。当项目重新开始时，一切都变了。 “第一次，我们确实在 SharePoint 中发布了页面，但设置为经典，”Regroove 的设计师和开发人员 Matt Longpre 说。 “当项目再次开始时，我们能够使用应用程序编程接口 (API) 将内容引入现代页面。那次休息对我们很有帮助。

维多利亚市的内部网由五个中心站点组成：

• 城市枢纽。 内网登陆页面
• 资源中心。 以前内网的大部分内容，包括政府表格
• 最新消息。 市政府新闻，由网站管理员编辑
• 社交中心。 任何员工都可以发布以及管理员可以联合到 City Hub 的新闻和信息
• 荣誉。 任何员工都可以发布同事的成就和成就的中心

在 Regroove 开发维多利亚市的智能内联网时，微软还没有推出 megamenu。相反，Regroove 使用应用程序定制器 SharePoint 框架扩展来构建全局导航栏。该栏由 SharePoint 列表组成，站点管理员可以编辑这些列表以管理下拉菜单中的项目。然后，定制器中的代码使用 SharePoint API 拉入列表。 Longpre 说，“无论用户在哪里，只要他们打开 SharePoint 页面，他们都会拥有一个租户范围的全球导航栏，其中包含维多利亚市的颜色和主题。”

SharePoint 易用性创造了 Intranet 冠军

随着框架的建立，新智能 Intranet 的所有权移交给了持续改进顾问 Heather Follis。 Follis 没有 IT 背景或编码技能——她是一名沟通人员——但在 Palmer 和 Regroove 人员的支持下，她很快就掌握了运行 Intranet 以及设计和发布新页面所需的技能. Regroove Solutions 的首席麻烦制造者 Sean Wallbridge 说：“我们在 Intranet 中的很大一部分职责是指导，以便 IT 和通信团队可以接管它。”

Follis 说，当前维多利亚市内联网的外观和组织很大程度上是反复试验的结果。她尝试了 Web 部件，放置内容块，决定是否喜欢它们，然后重新排列以增加吸引力。 Follis 已经拥有大量使用 SharePoint 作为城市文档存储库的经验，这很有帮助，但她可以轻松地重新设计网站架构和创建新的 Web 部件，这意味着她可以为 Intranet 提供一个全新的开始。 Longpre 说：“SharePoint 中的页面构建器只是一个梦想。当我们向 Heather 展示管理内容布局是多么容易时，她非常高兴地了解到它是如何工作的。”福利斯这样描述她的经历：

“这在 3 月份变得很明显，当时我们的大部分员工突然在家工作，几乎没有注意到。我不必依赖第三方承包商来帮助我们创建站点的新部分并重新设计主页，这是我一天之内就能完成的事情。我在主页上创建了一个高度可见的图标，人们可以选择该图标来查看内部网的动态、不断发展的部分，该部分专门针对他们业务连续性和在家工作所需的信息。”

Longpre 响应了这种将内容发布到基于 SharePoint 的智能 Intranet 的便利性。 “我认为现代页面的编辑体验真的让人们大开眼界，”他说。 “在旧的 Intranet 中，您必须在编辑器中编写内容、预览、返回并进行更改，等等，直到最终发布。在 SharePoint 中，您正在编辑内联内容、提交更改，并且您会看到它——包括外部链接、文档库、视频、列表 Web 部件。”他补充说：“而且，这些页面反应灵敏。让列折叠以适应更小的屏幕是一个成功。”

动态性和单一文档库：两大胜利

SharePoint 为维多利亚市的 Intranet 添加的活力是一个巨大的好处，而这正是 Follis 一直在寻找的。缺乏与 Intranet 的互动一直是一个问题。 “现在，”Follis 说，“SharePoint 为我们提供了以前缺少的活力。我们可以添加图片库、Twitter 提要。这不仅仅是一页纸上的文字。”

此外，智能 Intranet 使 Follis 和 Intranet 编辑能够：

• 确保员工不断返回 Intranet 以获取有关组织中正在发生的事情的新闻、表格和信息。
• 发送通知和提醒。
• 确保对表单和内容的访问控制。
• 使用单点登录来帮助进行内容定位，确保需要查看内容的人可以查看内容，而不需要查看内容的人不需要。
• 以城市文档库的形式提供单一事实来源——对 SharePoint 库中的文档和表单所做的更改通过版本控制在整个组织中传播。

这种将文档库与 Intranet 同步的能力是另一个优势。 “在以前的 Intranet 上，无法在页面上嵌入包含 PDF 和所有其他文档类型的文档库 Web 部件，”Longpre 说。 Palmer 和他的团队仍在将所有内容从组织的网络驱动器和其他数据源迁移到 SharePoint，但 COVID-19 加速了完成这项工作的需求。然而，维多利亚市的员工已经接受了在家工作，这使得迁移变得更加容易。

团队和 SharePoint 是在家工作成功的关键

现代工作场所计划促进了将工作负载从数据中心服务器转移到云端。这种向软件即服务的转变对市政府的文档库特别有益——这是该计划的很大一部分。文档所有者不必跟踪文档的每个实例、验证版本并可能多次进行相同的更改，而是在一个中央位置编辑他们的文件，而 SharePoint 负责版本控制。 “您将内容添加到文档库中的适当位置，它会自动出现在具有文档库 Web 部件的任何页面上。这是一个巨大的胜利，”Wallbridge 说。

同样重要的是 Teams，甚至在 COVID-19 重塑维多利亚市员工的工作方式之前，它就一直是 Palmer 倡议的核心。沃尔布里奇举了一个光辉的例子。 Regroove 与 IT 团队合作的第一个项目是创建维多利亚紧急行动中心 (EOC)。 “我们在 Teams 中创建了一个模板和自定义项，这样每当全市发生紧急情况时，他们就可以在 10 分钟内组建 EOC 团队并做出响应，”Wallbridge 说。当冠状病毒大流行来袭时，这种经验被证明是无价的。添加帕尔默：

“维多利亚市的参与部门在危机期间使用 SharePoint 在后台存储和跟踪文档。 IT 组使用 Teams 中的模板在几分钟内启动 EOC。 EOC 启动并运行后，我们使用 Teams 来管理城市的响应，并协调紧急服务、全市核心服务、省级政府机构和志愿者组织之间的沟通。”

Microsoft 365 帮助现代劳动力发展

对于 Palmer 和 Follis 来说，拥抱现代工作场所意味着无限可能。 “对我来说，”Follis 说，“我喜欢 SharePoint 为我们带来的潜力——拥有我们的内容的潜力，以及每次我们想要更改页面外观时不必返回供应商的潜力。就我们可以集成到我们中心的功能和工具而言，我们只触及了冰山一角。”

市政府必须适应居民的需求，应对省级和国家级的变化。作为基于云的解决方案，Microsoft 365 也在不断变化，微软也一直在发布新的功能和工具。 Palmer 说：“迁移到像 SharePoint 这样的智能平台，我们不需要不断更新，不断更新，Microsoft 一直在添加功能 - 这太棒了！” Wallbridge 回应了 Palmer 的说法：“在过去的 Intranet 时代，你推出它们，然后每四年更换一次，因为技术已经发生了变化。使用 SharePoint，您可以随着时间的推移获得持续改进。”

智能内网只是开始

团队和基于 SharePoint 的内联网对于维多利亚市在冠状病毒大流行期间的持续运作至关重要。 Palmer 说：“随着 COVID-19 在家中推动工作，Teams 的使用量增长了 400% 以上。 Intranet 一直是 COVID-19 在家工作信息和资源的主要来源，员工采用率反映了该网站的重要性。 “我们看到了以前从未有过的分析，”Palmer 说。

Follis 的同事已经接受了 SharePoint 提供的内容发布的便利性。 Follis 说，“当我培训我的团队成员在我们的 Intranet 上发布内容时，我对他们说的第一件事就是，'你会惊讶于这有多容易。'”

维多利亚市继续向现代工作场所过渡。 “现在我们在这个战略平台上，我们可以通过 Power Automate 和 Microsoft 365 的丰富性完全集成我们的后端系统。我喜欢让事情保持简单，所以一旦我可以消除第三方单点解决方案并在我们的核心平台上加倍投入，那就是一个巨大的胜利，”Palmer 说。