贝尔维尤市利用 SharePoint 和 Gimmal 最大化记录管理

概括

贝尔维尤市 (WA) 在整个组织中都经历了不受控制的信息增长。结果，他们的合规环境承受了过度的压力。 IT 正在处理已经存在的多个内容解决方案和存储库。分散系统的数量增加了纽约市在管理和基础设施维护方面的 IT 成本，并且无法找到内容的风险及其潜在的管理不善越来越令人担忧。

挑战

随着记录管理要求的增加，纽约市需要帮助建立技术解决方案来满足其信息管理要求。他们还需要确保未来五到十年的可扩展性。为了克服这些障碍，纽约市需要帮助为其所有文档、内容和记录创建治理基础架构，以满足不断变化的需求、确保合规性、减少 IT 的工作量并降低不断增加的成本。

战略

纽约市将 Gimmal 记录管理与 Gimmal 实施服务结合使用，在 SharePoint 基础上进行构建，以创建功能齐全、符合国防部 (DoD) 5015.2 标准的记录管理解决方案。该解决方案为跨 SharePoint 记录中心存储的内容提供记录保留策略的集中创建和管理。纽约市还为 SharePoint 实施了 Gimmal Content Governance，以实现主动治理和控制。通过 Gimmal 服务，纽约市能够享受新系统的良好部署和采用。

Gimmal 专注于帮助纽约市使用 SharePoint 作为协作和合规记录管理的解决方案标准。 Gimmal Records Management 是用于确保对组织最关键和最有价值的信息进行安全管理的产品。 Gimmal 将现有 Oracle Stellent 系统的高昂支持和维护成本转用于在 SharePoint 中实施记录管理，帮助纽约市降低成本并提供更符合其内容和记录管理需求的解决方案。该解决方案通过 City's SharePoint 中的集中记录管理立即改进了访问和管理。

尽管纽约市对 SharePoint 并不陌生，但他们从未以结构化方式使用该应用程序进行内容和协作。因此，知识转移被证明是解决方案成功的关键。作为拥有深厚 SharePoint 专业知识的 Microsoft 金牌认证合作伙伴，Gimmal 确保纽约市了解构成解决方案的所有关键概念、命名法和设计注意事项。

结果

“Gimmal 能够通过集中治理和记录管理降低城市的组织风险——所有这些成本都低于贝尔维尤遗留系统的维护费用，”贝尔维尤市助理城市经理 Kyle Stannert 说。随着员工从遗留系统过渡并从使用多个系统的麻烦中解放出来，该市受益于整体生产力的提高。城市内的所有数据源将很快连接起来，创建一个统一的政策管理系统。基于 SharePoint 的经过认证的记录管理系统可以成功地以低成本替代纽约市的旧系统。该系统还允许纽约市的员工通过 SharePoint 管理的内容类型以及在管理环境中创建和保存的内容所需的元数据字段来体验改进的搜索和访问。

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