社区教会使用 Office 365、SharePoint 和 KnowledgeLake 简化后台操作

概括

CenterPointe Church (CPC) 是一个非宗派教会，为伊利诺伊州柯林斯维尔社区服务了十多年。教会需要一种更好的方式来专注于他们的使命，而不是他们的后台运作。他们的大部分文件管理流程都是基于纸质的，随着教会的发展，系统中的差距变得更加明显。最终，教会投资了 Office 365 用于基本的文档存储和协作。为了进一步投资 Office 365，CenterPointe Church 联系了 KnowledgeLake，以充分利用 Office 365 和 SharePoint 的文档管理功能。

挑战

CPC 成立于 2001 年，经历了数次变化，包括与另一间教会合并和多次更名。在他们的成长过程中，CPC 利用技术继续推动他们的事工向前发展，特别是吸引新的、更年轻的成员。然而，对技术的热情并不总是转移到后台操作。这导致了一个过时的纸质系统来管理 CPC 的文件。即使在使用了新的会计软件包和教会管理软件之后，他们的文档管理和应付账款处理需求仍然存在很大的空白。随着时间的推移，CPC 积累了近 15 年的纸质文件。纸张不仅占用了急需的空间，而且使工作人员无法立即找到文件。由于应付账款也在异地处理，因此显然需要更好的系统。

战略

为了实现使后台运营保持最新的目标，CPC 投资了 Microsoft Office 365，使教会能够在 SharePoint Online 中存储文档并促进员工之间的协作。尽管 Office 365 满足了他们的大部分需求，但教会仍然希望为他们的文档管理和应付账款工作流程提供更好的解决方案。

为了填补 CPC 文档管理流程中的空白，KnowledgeLake 实施了他们经过验证的解决方案。 KnowledgeLake 首先引入了扫描和标记所有送到教堂的纸质文件的功能。下一个功能是上传和标记电子文件，然后教会用它来识别需要长期保留的未付发票和文件。

结果

通过部署 KnowledgeLake 内容管理解决方案及其对 Office 365 的现有投资，CPC 能够创建可靠的文档管理和应付账款工作流，从而改善其后台运营。 “我们文件档案的质量不再受制于每次其他人接管归档责任时都会改变的不同归档策略，”巴拉德说。 “过去几乎不可能找到历史文件。有了这个解决方案，该方法就不再依赖于特定的志愿者。技术指导这个过程。”通过 KnowledgeLake ECM 解决方案，可以轻松快速地捕获、标记和存储文档。这种简化的流程易学易教，对于 CPC 扫描内容的志愿者来说是一项低压力的任务。现在 CPC 拥有数字化工作流程，教堂的簿记员无需出差来检索纸质文件。办公室工作人员可以每周扫描文档，让簿记员识别需要使用 KnowledgeLake 处理的文档。这不仅为 CPC 节省了时间，还为办公室工作人员节省了燃料成本。

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