青年组织在办公室搬迁之前将记录数字化

发布于 2022 年 5 月 15 日

概括

男孩希望女孩希望 (BHGH) 是一个国际组织，旨在通过教育和整体支持来培养青年赋权。 BHGH 在美国和拉丁美洲的 16 个城市开展业务，利用适合每个社区需求的结构化编程、独特的课程以及与当地学校和大学的合作伙伴关系。数以千计的学者参加了 BHGH 在美国和拉丁美洲的项目。

富士通解决方案帮助 Boys Hope Girls Hope 将数以千计的纸质文档数字化，以最大限度地减少物理空间需求并提高可用性和可搜索性。他们也分享了他们对 Project Cortex 的规划和考虑，以进一步最小化索引和元数据管理，从而进一步将人工从标记和排序过程中移除。真正的目标是通过大学提供更多的时间来创造机会和教育——以发展未来的“希望的毕业生故事”。

挑战

运营副总裁 Thomas Casey 确定了组织管理其支持文档和业务工件的需求。 BHGH 具有三个主要程序，可创建重要的基于纸张的业务工件。除了大多数企业所需的常用文件（如人力资源表格、税务和工资记录以及企业档案）之外，这些文件还包括学术文件、运营文书工作、计划数据。

住宿计划：在每个 BHGH 家中，六到十二名学者由住家、全天候的专业住宿顾问照顾。学者们分担家务，一起做作业，一起参加宗教仪式，一起吃饭，一起成长。每个学者的支持文件数量是惊人的。现在，每个城市有 2-3 个住宅，仅在美国就有 14 个城市。

 

学院计划：与住宿学者一样，学院学者在顶级地区学校注册大学预科课程或在当前学区提供大学预科课程；学者与帮助他们发挥学术潜力的导师和分享他们生活经验的导师相匹配；他们参加旨在帮助他们发现自己和周围世界的课外活动；他们参与社区服务项目，这些项目教会他们过着致力于服务他人的生活的价值。

  • 大学生计划：对于 BHGH 住宿和非住宿学者来说，大学教育不是梦想，而是期望。该计划是一个多年期的互动计划，具有特定的活动，这些活动被证明可以让学者为满足校园生活和独立生活的需求做好准备。

2012 年，Microsoft 捐赠了超过 $1M 的软件，以实现 BHGH 系统的自动化。作为数字化转型之旅的一部分，2020 年，BHGH 将再次利用 Microsoft 平台来自动化其文档管理业务挑战。

“确实需要保护这些文档并管理文档生命周期。 BHGH 的计划基于我们学者的全面支持。通过我们的计划在学者之旅中提供正确的文件至关重要。我们想，‘为什么不将这些文件数字化，让合适的人在合适的时间以安全和无纸化的方式获得合适的数据。」

战略

BHGH 希望从他们的遗留文档开始。作为其网络总部物理搬迁项目的一部分，BHGH 希望将他们的备份文件数字化。在 40 多年的业务中，纸质信息的数量是巨大的。

BHGH 在 Fujitsu 找到了一个愿意合作的合作伙伴，该合作伙伴提供了云就绪文档扫描仪，以帮助该非营利组织启动其数字文档计划，目标是根据文档类型在多个位置扫描、索引和存储支持文档，包括 Microsoft SharePoint。 Microsoft SharePoint 提供了一个安全的在线位置来扫描、管理和存储重要文档和业务工件的副本。

数字文档项目于 2020 年初启动，在密苏里州圣路易斯的办公室开展了一个试点项目。计划在美国的 14 个住宅项目中实施其他项目。

作为该计划的一部分，BHGH 工作人员和志愿者将在移动推车上使用富士通 fi -7300NX 扫描仪，无需计算机，将文档扫描到 SharePoint。富士通 fi -7300NX 无需计算机即可部署，直接连接到托管在本地或 Microsoft Azure 中的富士通 NX 管理服务器。这大大减轻了 IT 维护和保护专门用于扫描站的计算机的负担。

BHGH 可以扫描一次，Fujitsu NX Manager 可以将每个文档的数字图像发送到最多 3 个不同的位置，并且可以作为多种文件类型（例如 PDF 文件和 JPEG 图像）。文档可以使用 Microsoft UiFlow 启动工作流或安全地存储在 SharePoint 或 OneDrive 中。也可以使用 Microsoft Teams 进行文档访问。

由于安全始终是重中之重，富士通 fi -7300NX 扫描仪不存储任何扫描图像。该解决方案不需要扫描站（PC 或台式机），因为文档直接扫描到 NX Manager 服务器，托管在 Microsoft Azure 中。

 

结果

BHGH 数字文档工作是一个看似简单的解决方案，它迅速为学者和支持团队带来了好处。

非营利组织不能免于业务自动化。作为捐助者捐款的管理者，他们需要使他们在时间和人才的投入上实现良好的回报。社会服务机构可以实现文档数字化的好处，因为它简化了对我们使命至关重要的文档的访问和集中位置。

富士通扫描仪与 Microsoft 云相结合的可靠性和可用性为 BHGH 和其他组织提供了无数方法来简化其操作。