博世使用harmon.ie 和SharePoint 管理电子邮件和文档

概括

博世集团是全球领先的技术和服务供应商。它在全球拥有约 400,000 名员工，2019 年销售额为 777 亿欧元。其业务分为四个业务部门：移动解决方案、工业技术、消费品以及能源和建筑技术。博世集团在 60 个国家/地区拥有大约 440 家子公司和区域公司。包括销售和服务合作伙伴在内，博世的全球制造、工程和销售网络几乎覆盖了全球每个国家。

挑战

与所有组织一样，博世严重依赖电子邮件来开展其全球业务。事实上，每天有 9 到 1000 万封商业电子邮件在公司内交换。和许多公司一样，博世的业务记录和其他重要信息经常通过电子邮件交换。与公司在销售、采购、会计、工程、质量保证和人力资源方面的活动相关的电子邮件只是关键电子邮件用途的几个例子。由于大量依赖业务关键型电子邮件，Exchange 和 Outlook 中的个人邮箱不适合存储此类信息。博世高级项目负责人应用程序开发和推广 Daniel Stuch 解释了原因； “同事和同事无权访问他人的个人邮箱。因此，如果涉及电子发现或员工离开公司，我们根本无法访问关键业务信息。”

过去，博世使用 SAP Portal 房间进行电子邮件记录管理。当对该产品的支持结束时，建立了一个项目来寻找替代品。最初，博世考虑简单地将文件共享用于电子邮件存储，但很快意识到此选项无法实现核心业务控制，包括访问控制和提供信息访问和使用的透明度。 “使用文件共享，您没有功能齐全的文档管理系统，您只是拥有存储空间。”Stuch 说。需要一个成熟的文档管理系统，在对选项进行详细评估后，博世选择了 SharePoint，最初是内部部署的 SharePoint。作为功能齐全的记录管理解决方案，SharePoint 使博世员工能够使用元数据准确分类内容，从而满足治理和合规性要求。

选择 SharePoint 与博世从 2020 年开始将其基础架构迁移到 Office 365 云的计划相吻合，使公司能够在此过程中顺利迁移到 SharePoint。 Bosch 意识到，由于拥有广泛且异类的用户社区，它需要一个额外的产品来使典型的业务用户能够轻松地在 SharePoint 中捕获和分类重要的业务电子邮件。选择了包括harmon.ie在内的许多产品进行评估。

战略

定义了严格的产品选择流程，并选择了博世的主要业务部门参与该流程。对来自不同产品管理、项目管理和采购部门的 77 名测试用户执行了“概念验证”。在流程结束时，harmon.ie 被选为博世的首选产品。

一旦选定，博世就被定义了一个harmon.ie 分阶段推出实施计划。第一阶段是 1000 名用户的预试点，随后是 6,000 名用户的试点阶段，最后是面向所有 360,000 名博世企业用户的全球推广。博世的最终用户培训通过内部商业社交媒体、公司的 Docupedia 自助服务以及使用 BoschTube 设施的基于视频的培训来提供。

结果

组合的 SharePoint/harmon.ie 解决方案帮助博世管理其数以百万计的日常电子邮件，包括那些需要同事访问的业务记录。这些电子邮件也可随时用于未来的审计和电子发现。轻松查找重要电子邮件的能力是博世信息治理和合规计划的重要组成部分。

通过使其易于使用，harmon.ie 提高了 SharePoint 的采用率。 “harmon.ie 使人们更容易访问 SharePoint，并且随着采用率的提高和对 SharePoint 的使用增加，我们还获得了我们最初希望从 SharePoint 获得的那些好处”，Stuch 说。

SharePoint 解决方案的一个附带好处是博世发现以电子邮件附件形式发送的文档减少了。这不仅减少了数据量，还防止了文档版本控制混乱。 “通过附件发送的数据更少——第 1 版、第 2 版、最终版、最终版等。现在人们正在发送链接，而且他们总是拥有最新版本。”

Harmonon.ie 也被证明具有经济价值——“我们发现，虽然经济收益不是购买harmon.ie 的主要原因，但您只需节省多达 70% 的步骤，或者在拖拽时获得 70% 的生产力丢弃电子邮件。”

Stuch 说，harmon.ie 的采用很容易。 “我们有基于网络的培训，包括带有视频截图的互动培训。但即便如此，通常也没有必要。当我们将harmon.ie 推送给人们并告诉他们使用它时，他们会发现它非常直观。人们不需要学习如何使用harmon.ie，他们只是使用它。如果他们对细节有疑问，那么他们可以在适当的渠道中找到信息，或者与支持团队、社区甚至服务台取得联系。”