Библиотека сценариев Microsoft Правительство Улучшить время цикла закупок

Доступен с: Microsoft 365 Copilot

Правительственный сценарий: Улучшить время цикла закупок

Вернуться к сценариям правительства Скачать руководство по сценарию

Сценарий

Используйте ИИ на протяжении всего процесса закупок, чтобы получать выгодные условия с меньшими усилиями.

1. Соберите требования к запросу предложений

Используйте Copilot в Word для создания списка необходимых элементов для запроса предложений (RFP) на основе анализа предыдущих запросов предложений. Благодаря быстрому обобщению и компиляции информации из документов и интернета, Copilot значительно повышает производительность.

Word icon

Второй пилот в Word

Пример запроса: Сгенерируйте список необходимых элементов для запроса предложений на основе /[предыдущих файлов запроса предложений].

2. Анализ данных о закупках

Отслеживайте и анализируйте показатели закупок с помощью Copilot в Excel, выявляя области, которые сокращают время цикла закупок.

Analyst icon

Аналитик

Пример задания: Определите области для улучшения времени цикла на основе данных из /[производственные данные].

3. Стандартизируйте шаблоны договоров

Используйте Copilot в Word для создания стандартизированных шаблонов договоров, обеспечивающих согласованность и соответствие требованиям. Преобразуйте важные пункты требований в текст и быстро интегрируйте их в черновики.

Word icon

Второй пилот в Word

Пример задания: Создайте стандартизированный шаблон контракта, обеспечивающий соответствие политике закупок.

4. Текущие стратегии закупок

Используйте Office Agent для создания высококачественных презентаций, которые позволяют легко и четко донести информацию, сократить время заключения сделки и изложить стратегии по улучшению циклов закупок. 

Пример задания: Разработайте презентацию PowerPoint, в которой будут изложены стратегии по сокращению времени закупочных процессов.

5. Подведение итогов встречи заинтересованных сторон

После завершения встречи с заинтересованными сторонами просмотрите созданный программой Copilot в Teams обзор встречи, содержащий краткое изложение ключевых моментов и пунктов плана действий. Copilot автоматически суммирует основные моменты обсуждения, выявляет совпадения или разногласия между участниками и предлагает пункты плана действий.

Microsoft Teams icon

Второй пилот в командах

Пример задания: Подведите итоги встречи с заинтересованными сторонами, выделив ключевые моменты и пункты плана действий.

6. Отправить электронное письмо с подтверждением

Используйте Copilot, чтобы превратить список пунктов в профессиональное электронное письмо, summarizing согласования с различными поставщиками, включая окончательную проверку, чтобы убедиться, что формулировки ясны, лаконичны и эффективны.

Outlook icon

Второй пилот в Outlook

Пример задания: Превратите эти пункты в профессиональное электронное письмо, в котором будет обобщена информация об утверждении поставщиков.

KPI

Возможность повлиять на ключевые показатели эффективности функциональных областей

Как Microsoft Copilot может помочь сохранить бюджет

Copilot можно распространить на финансовые системы и другие процессы для объединения данных и ускорения принятия решений на основе целей и тенденций.

Анализ данных о скорости и составление отчетов

  • Быстро анализируйте тенденции
  • Создание информативных диаграмм
  • Создавайте презентации стратегии

Информируйте свои решения

Улучшите свои данные

Как Microsoft Copilot может помочь повысить эффективность работы суда

Автоматизируйте отслеживание использования судебных ресурсов, чтобы получить ценную информацию и повысить эффективность и прозрачность работы судов.

Организация задач

  • Убедитесь, что критические задачи решаются в первую очередь
  • Отслеживайте несколько сроков

Экономьте время

Как Microsoft Copilot может помочь улучшить связь

Copilot оптимизирует творческий потенциал и совместную работу сотрудников, сокращая время и усилия, необходимые для удовлетворения коммуникационных потребностей, и укрепляя общественное доверие.

Создание контента

  • Придумайте новые творческие способы общения
  • Специально разработанный контент для увеличения
    вовлеченность и охват
  • Перевод для расширения глобального охвата
  • Анализируйте эффективность для обновления в режиме реального времени

Организация задач

Статистика встреч

Как Microsoft Copilot может помочь сократить время цикла закупок

Обеспечьте более быстрые сроки поставки и процентные ставки по соблюдению контрактов, чтобы гарантировать выполнение условий контрактов.

Оптимизация рабочих процессов закупок

  • Сократите время, затрачиваемое на административные задачи
  • Найдите знания и действуйте
  • Эффективно составлять и форматировать документы
  • Быстрое сканирование и обобщение документов

Прогрессивный обзор

Содействие принятию решений

1Access Microsoft Copilot Chat at m365copilot.com, or the Microsoft Copilot Chat mobile app and set toggle to “Web”.

2Access Microsoft Copilot Chat at m365copilot.com, the Microsoft Copilot Chat mobile app, or the Microsoft Copilot Chat app in Teams, and set toggle to “Work”.

3Агенты ИИ позволяют Copilot получать доступ к приложениям вашей организации. Раньше для получения данных из системы учета требовался вызов API.

Содержимое этого примера сценария предназначено только для демонстрационных целей. Вам следует оценить, насколько Copilot соответствует бизнес-процессам вашей организации, нормативным требованиям и принципам ответственного ИИ.