Yarra Valley Water позволяет своим мобильным сотрудникам использовать PowerApps и SharePoint Online

Резюме

Yarra Valley Water - крупнейшая из трех корпораций водоснабжения Мельбурна, базирующаяся на востоке Мельбурна. Они управляют инфраструктурой и активами на сумму более $4 миллиардов и нанимают около 600 человек. Каждый день более 1,9 миллиона человек и 50 000 предприятий полагаются на их услуги водоснабжения и канализации.

Большое количество мобильных сотрудников Yarra Valley Water нуждалось в мобильном решении для обеспечения безопасности, которое сотрудники могли бы использовать в полевых условиях для проведения своевременных, надежных и точных проверок безопасности и составления отчетов об инцидентах. Им также требовался доступ к актуальной информации о безопасности и предупреждениям, чтобы быстро принимать решения на работе.

Engage Squared использовала PowerApps для создания и развертывания пилотного приложения за две недели. Успех пилотного проекта привел к созданию полного решения, которое теперь включает в себя ежедневную автоматизацию задач по обеспечению безопасности, а также управление и архивирование отчетов — и все это на базе SharePoint Online, Microsoft Flow и PowerApps.

Вызов

У мобильных сотрудников Yarra Valley Water не было современных инструментов, необходимых им для выполнения важных мероприятий по обеспечению безопасности на объекте — они полагались на бумажные формы и электронную почту или звонили в головной офис. Бумажные папки, заполненные важными процедурами безопасности, информировали персонал о правильном способе выполнения действий по обеспечению безопасности, но время, необходимое для распространения и обновления документации, затрудняло соблюдение требований безопасности.

Хотя Microsoft 365 уже использовался для групповой совместной работы с такими инструментами, как SharePoint Online и Skype для бизнеса, существующие бизнес-приложения оставались в локальных средах, таких как SharePoint 2013. Формы InfoPath использовались для заполнения отчетов в офисе и сохранялись в списках SharePoint 2013. , однако промежуток времени между инцидентом и заполнением отчета формы InfoPath может быть довольно большим.

Существующие инструменты и процессы приводили к человеческим ошибкам, двойной обработке данных и потере времени. Оценки утомляемости, заполненные на бумаге, привели к тому, что у сотрудников возникли плохие впечатления, а также к непоследовательным сообщениям об инцидентах и опасностях на местах. Также было сложно быстро сообщить своим сотрудникам важные предупреждения о безопасности, поскольку электронные письма могли быть пропущены в почтовых ящиках сотрудников.

Эти проблемы позволили компании Yarra Valley Water пересмотреть и упростить существующие процессы обеспечения безопасности. Они знали, что им нужна платформа для быстрой разработки и распространения мобильных устройств среди сотрудников — не только для сценариев безопасности, но и для других бизнес-кейсов. Чего они не знали, так это того, какая платформа лучше всего поддержит это. Прежде чем связаться с Engage Squared, Yarra Valley Water потратила полтора года на поиск решений, но еще не определилась с планом действий.

 

Стратегия

Компания Yarra Valley Water стремилась достичь двух основных целей:

• Определите, какая платформа позволит им быстро разрабатывать мобильные решения, которые они смогут легко распространить среди своих сотрудников.
• Создайте мобильное приложение для обеспечения безопасности, которое обеспечивает качественное взаимодействие с конечными пользователями, ежедневно информирует их персонал и предоставляет отчеты с течением времени.

Engage Squared совместно с Yarra Valley Water провела семинары, знакомящие сотрудников с возможностями PowerApps — от дизайна пользовательского интерфейса, чтения и записи до мест хранения данных и управления жизненным циклом приложений. Для включения в пилотное приложение были выбраны три действия по обеспечению безопасности: проверка безопасности перед работой, доступ к документации по технике безопасности и доступ к важным предупреждениям о безопасности.

За две недели приложение было создано, протестировано и развернуто в пилотной группе. Положительные отзывы пилотной группы вселили в Yarra Valley Water уверенность в том, что PowerApps является подходящей платформой для их нужд, поскольку они могут быстро протестировать и подтвердить свои требования. Начато создание полного решения.

PowerApp предоставляет оповещения в режиме реального времени, автоматическую оценку усталости, которая приводит к обязательным последующим действиям, отчеты об опасностях и инцидентах, библиотеку безопасных рабочих процедур в приложении и аудит безопасности перед работой с динамическими инструкциями. Сотрудники могут использовать свой телефон для фотосъемки при заполнении отчетов без необходимости писать отдельные электронные письма и искать вложения, в то время как их GPS регистрирует местоположение любых проблем. Это означает, что главный офис может мгновенно увидеть фотографии и места, где они были сделаны, без необходимости отправлять кого-то для последующего просмотра деталей.

Microsoft Flow подключается к действиям в SharePoint. Когда создается новый отчет о безопасности, опасности или инциденте, Flow проверяет список SharePoint, а затем отправляет электронное письмо, чтобы уведомить правильную команду о действиях по отправке. Если были сделаны какие-либо фотографии, они автоматически прикрепляются к электронному письму, чтобы команда могла увидеть информацию как можно быстрее.

При этом все данные хранятся в списках SharePoint Online, что позволяет группе безопасности создавать отчеты в Excel и Power BI. Предупреждения безопасности в приложении легко создаются командой безопасности в виде списка, что сокращает время, необходимое для отправки чувствительного ко времени сообщения, и обеспечивает согласованный пользовательский интерфейс в приложении для пользователей. Это означает, что группа безопасности может находиться где угодно, создавая и анализируя данные, без необходимости использовать виртуальные рабочие столы для доступа к локальной среде SharePoint 2013.

Полученные результаты

Конечным результатом является производственное мобильное приложение для обеспечения безопасности, которое значительно улучшает процессы безопасности и соответствие требованиям, а также стратегическую платформу для предоставления будущих решений для бизнес-приложений.

С новым приложением процедуры безопасности выполняются быстрее и более последовательно, затраты на соблюдение требований значительно сокращаются, организация получает улучшенные отчеты о соответствии и показателях безопасности, более согласованные данные о безопасности и более глубокую аналитику своих процедур безопасности.