Рекламный гигант повышает производительность и удовлетворенность сотрудников с помощью облачного решения для совместной работы

Резюме

Глобальный рекламный гигант Wavemaker базируется в Лондоне, Англия, и имеет 138 офисов в 90 странах. Чтобы помочь сотрудникам эффективно общаться и работать в глобальном масштабе, компания внедрила Новые способы работы с использованием Microsoft Office 365. Wavemaker увидела преимущества с точки зрения производительности, безопасности, мобильности и удовлетворенности сотрудников. Компания считает, что счастливые сотрудники более креативны и продуктивны, поэтому было приятно видеть, насколько они рады новым инструментам и процессам, доступным им.

Созданная в результате слияния двух успешных рекламных компаний — MEC и Mexus — сотрудники Wavemaker столкнулись с множеством бизнес-проблем, возникших в результате слияния двух ИТ-инфраструктур. В поисках решения, которое позволило бы улучшить совместную работу и обмен знаниями в рамках бизнеса, Wavemaker обратился за помощью к надежному партнеру Microsoft, AddIn365.

Вызов

Wavemaker образовалась в результате слияния двух успешных рекламных компаний — MEC и Maxus — и возникли проблемы, связанные с слиянием двух ИТ-инфраструктур. Большая часть общения в компании осуществлялась по электронной почте, и это было неэффективно — файлы передавались туда и обратно в виде вложений, и несколько версий могли путаться. Поиск файлов и доступ к ним также могут быть затруднены. «У каждой компании была своя собственная система хранения файлов, — объясняет Лили Макканн, директор по данным и технологиям Wavemaker. «Поэтому, чтобы открыть файл и просмотреть его, вам нужно было сначала найти его, а затем получить права доступа к нему. Это было действительно неэффективно».

У Wavemaker был доступ к Microsoft Office 365 через материнскую компанию Group M, глобальное подразделение по управлению медиа-инвестициями WPP, мирового лидера в области рекламных и маркетинговых услуг. Wavemaker увидел в Microsoft OneDrive для бизнеса, SharePoint Online и Teams большой потенциал для создания новых методологий работы. «Мы решили перенести все в облако, — говорит Кагановский. «Это дает нам уровень маневренности, которого у нас не было раньше. Если мы хотим передать 100-мегабайтный файл, мы просто помещаем его в OneDrive — мы не возимся с флешками или, что еще хуже, не используем незащищенные бесплатные методы передачи файлов в Интернете».

Компания также хотела сделать работу своих сотрудников более полезной, освободив их от утомительных задач и предоставив им больше времени, чтобы сосредоточиться на вещах, которые заставляют их каждый день приходить на работу с удовольствием. «В старом способе работы вы составляли документ, а затем рассылали его по электронной почте всем заинтересованным сторонам, — говорит Кагановский. «Затем все вносили правки, сохраняли локальную копию и отправляли ее обратно по электронной почте. Затем вам придется взять все эти версии, объединить их и снова отправить обратно. Это просто скучная трата времени. Что, если бы все могли одновременно работать над одной версией документа?»

Стратегия

Wavemaker рассматривал Office 365 как хорошо интегрированный набор инструментов, который облегчит сотрудникам выполнение их повседневных задач. Чтобы предоставить сотрудникам простой и понятный способ входа в пакет Office 365, компания развернула надстройку AddIn Work Hub от партнера Microsoft AddIn365. Work Hub предоставляет каждому сотруднику персонализированный портал для доступа ко всем приложениям Office 365 в дополнение к внутренней коммуникационной платформе компании. «Work Hub — это как ваша собственная дверь во все различные комнаты Office 365, которые мы использовали, — говорит Анастасия Донченко, руководитель отдела трансформации бизнеса в Wavemaker. «Никто не должен помнить, где находится приложение или как туда добраться».

В Wavemaker очень важно, чтобы все сотрудники имели легкий доступ к нужным им файлам, когда они им нужны — будь то творческий контент для рекламной кампании клиента или бизнес-файл для внутренних операций. Компания Wavemaker обнаружила, что OneDrive является отличным решением для обеспечения такого доступа и обеспечения высокой безопасности. Встроенные сотрудники могут сохранять и получать доступ к файлам с помощью OneDrive с любого устройства — даже если они не подключены к интрасети — с помощью клиента синхронизации для операционной системы Windows или Macintosh.

В результате штатные сотрудники могут проводить больше времени на сайтах клиентов и по-прежнему иметь доступ ко всему их контенту. «Однажды я был в офисе клиента, и наш финансовый директор написал мне по электронной почте, что не может найти важный контракт, — говорит Кэролайн Тран, старший партнер Wavemaker. «Я сохранил его с помощью OneDrive, поэтому смог войти и переслать ему. Это спасло положение и заставило его хорошо выглядеть, потому что я смог донести это до него так быстро и легко».

Уже сейчас 100 % подключенных сотрудников используют OneDrive и Teams, а это означает, что они больше не отправляют вложения по электронной почте и не рискуют производительностью из-за проблем с контролем версий. «Один из ключевых показателей эффективности, на который я обращаю внимание, — это время, которое люди больше не тратят на открытие вложений, их сохранение, повторное сохранение и повторную отправку», — говорит Макканн. «По моим оценкам, это может занимать около 20 минут в день, и я ожидаю, что это улучшится по мере того, как все привыкнут к новым инструментам. Я вижу, как все сотрудники экономят полдня каждую неделю благодаря более эффективным средствам коммуникации. Для меня это вполне достижимая цель».

Команды Wavemaker также используют коммуникационные сайты SharePoint для публикации контента, который бизнес-группы могут использовать в качестве справочного материала в своей работе. Они также создали безопасный коммуникационный сайт, где они могут постоянно информировать клиентов о проектах, вместо того, чтобы заставлять их ждать сводки по электронной почте в конце недели. Они также могут использовать сайты для контроля за распространением и безопасностью информации о проекте.

«Отдельные команды также могут использовать Teams для обмена с заказчиком работой, которой они еще не готовы поделиться со всем отделом, — говорит Макканн. Сайты позволяют нам видеть, был ли открыт файл или нет, и они дают нам гораздо больше права собственности и контроля с точки зрения того, чем мы делимся».

Полученные результаты

Wavemaker начал переход на Office 365 в ноябре 2017 года с помощью AddIn Work Hub и пилотного проекта методологии адаптации AddIn365 на одном рынке Великобритании с тремя рекламными командами. После успешного развертывания стратегии и программное обеспечение были развернуты еще на восьми рынках компании, на долю которых приходится 80% доходов компании. В настоящее время Wavemaker приняла на работу 50 процентов своих сотрудников — это более 3500 человек всего за шесть месяцев — и планирует завершить развертывание к концу 2018 года.

Благодаря эффективности, достигнутой с помощью Office 365, штатные сотрудники Wavemaker обладают большей гибкостью и лучшим опытом работы. «Мы хотим, чтобы у наших сотрудников был хороший баланс между работой и личной жизнью, — говорит Кагановский. «Этот проект дает нам гибкость, а Office 365 обеспечивает мобильность, поэтому они могут найти этот баланс. Теперь люди могут работать из дома, в кафе, в художественной галерее или где угодно. Раньше они не могли этого сделать, и это помогает им быть более креативными».

Прочитать полное тематическое исследование