Служба медицинского обслуживания на дому создает более здоровый рабочий процесс для улучшения ухода за пациентами

Резюме

Служба выездных медсестер и хоспис Саффолка (VNSHS) обслуживает свое сообщество в Нью-Йорке, оказывая сострадательную медицинскую помощь на дому. Сотрудники ухаживают за многими пациентами на местах, и некоммерческой организации требовался цифровой способ отслеживания процессов, связи между поставщиками медицинских услуг и повышения мобильности персонала. VNSHS внедрила Microsoft Flow и Office 365, чтобы автоматизировать свои рабочие процессы и стандартизировать способы получения уведомлений сотрудниками первой линии. Освобожденные от лишней бумажной работы и командировок, медсестры теперь могут проводить больше времени с пациентами и обеспечивать постоянное высококачественное обслуживание.

Вызов

Выявление проблем постоянного медицинского ухода на дому

Больницы — не единственное место, где пациенты нуждаются в медицинской помощи или где клиницисты посвящают долгие часы и сердечному лечению. Служба выездных медсестер и хоспис Саффолка (VNSHS) направляет своих сотрудников первой линии, таких как квалифицированные медсестры, физиотерапевты и эрготерапевты, для ухода за пациентами на дому. Эта некоммерческая организация, базирующаяся в Нортпорте, штат Нью-Йорк, также оказывает хосписную помощь пациентам, чтобы справиться с болью и обеспечить им комфорт в конце жизни.

Это важная работа, и не всегда легкая. Помимо этих обязанностей, медсестры VNSHS и другой персонал должны отслеживать ошеломляющий объем данных в течение 90 000 посещений 3 000 пациентов, оказывающих помощь на дому, и 600 пациентов хосписа каждый год.

Сотрудники первой линии должны были заполнить все отчеты о госпитализации и инцидентах на бумаге, физически принести документы в офис, а затем вернуться на место. «Возвращение документов в офис занимало много времени, и вещи могли потеряться. Поскольку у нас не было последовательной цифровой записи наших процессов, шаги могли быть пропущены», — говорит Элвин Ледвидж, системный специалист службы патронажных сестер и хосписа Саффолка.

Когда персонал принимал пациента или подавал отчет, им приходилось вручную добавлять имена всех соответствующих сотрудников в электронное письмо, чтобы уведомить всех. Сотрудник иногда может быть исключен. «С нашей предыдущей системой все могло провалиться, например, терапевт или социальный работник, не получивший уведомление и пропустивший встречу», — говорит Ледвидж. «Пациенты и их семьи по праву выражают много эмоций по поводу пропущенных приемов. Нам нужен был способ более последовательно выполнять наше обязательство по предоставлению выдающегося ухода, которого заслуживают наши пациенты».

Стратегия

Централизация данных и зацикливание на нужном персонале

VNSHS хотела оцифровать свои процессы и убедиться, что соответствующий персонал с самого начала включен в план ухода за каждым пациентом. В июле 2017 года организация решила использовать Поток Майкрософт для создания автоматизированных рабочих процессов. В то же время ВНСШ приняли Майкрософт Офис 365 и подключил Microsoft Flow к Microsoft SharePoint Online. Теперь для отчетов об инцидентах, госпитализаций и удаленного мониторинга показателей жизнедеятельности пациентов VNSHS использует 12 специальных потоков, созданных для наиболее важных бизнес-процессов и клинических процессов.

Ледвидж и его команда создали списки SharePoint с нужным персоналом, группой и менеджерами для конкретных служб. Сотрудники заполняют рабочие формы в Microsoft формы или же PowerApps, которые подключаются к спискам SharePoint и Microsoft Flow. «С помощью Microsoft Flow мы значительно ускорили процессы для сотрудников первой линии. Они меньше беспокоятся о том, кто находится в электронной почте — они просто заполняют форму рабочего процесса и знают, что нужные сотрудники и руководители будут включены автоматически».

Раньше персонал должен был обновлять записи из электронной медицинской карты, но следующий персонал в процессе ухода не уведомлялся до тех пор, пока обновление не было завершено, что могло занять два или три дня. «Теперь с Microsoft Flow, когда наш персонал первой линии начинает заполнять форму PowerApps, он уведомляет других о том, какой тип обслуживания нужен пациенту в следующий раз», — говорит Ледвидж. «Таким образом, сотрудники могут расставлять приоритеты и планировать соответствующим образом, что снижает стресс, суету в последнюю минуту и риск пропущенных встреч».

Полученные результаты

Сокращение административного времени, улучшение ухода за пациентами

Все 250 сотрудников имеют доступ к Microsoft Flow, в том числе 180 сотрудников первой линии, которые используют этот инструмент на iPad. При каждом поступлении сотрудники экономят от 15 до 20 минут на оформление документов. Персонал ценит то, что теперь они могут делать заметки в режиме реального времени, знать, что нужные сотрудники обновлены, и не ездить туда и обратно между офисом и домами пациентов.

«Microsoft Flow — это клей, скрепляющий все воедино, — заключает Ледвидж. «Раньше мы теряли драгоценное время, доставляя документы в офис и пытаясь сообщить план ухода. Теперь сотрудники тратят меньше времени на оформление документов и больше времени на уход за пациентами».

Узнайте больше о Служба патронажной сестры и хоспис Саффолка на Фейсбук а также LinkedIn.

Прочитать полное тематическое исследование