Резюме
Для этого федерального правительственного агентства США управление записями и информацией (RIM) является неотъемлемой частью повседневной работы. Они должны соблюдать меморандумы и директивы по классификации и хранению записей. Отчасти это сделано для того, чтобы они могли отвечать на постоянный поток запросов в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA), которые получают многие федеральные агентства. Когда запрос FOIA получен, агентство должно иметь возможность предоставить все записи, относящиеся к рассматриваемому вопросу. Многие из них являются электронными записями. Чтобы облегчить контроль и доступ к разрастающейся информации, агентство обратилось к NEOSTEK и Colligo за решением, которое автоматизировало бы перемещение файлов в их репозиторий SharePoint.
Вызов
Для Агентства практика RIM по обеспечению соблюдения M-12-18 и способности отвечать на запросы FOIA включала сложные процессы, которые ложились бременем на отдельных сотрудников. Сотрудникам было поручено настроить определенные папки в своих архивных почтовых ящиках, в которых они хранили записи, встроенные в файлы Outlook PST. Такой подход сделал ответы на запросы FOIA проблематичными и подверженными ошибкам по нескольким причинам:
- Ручные процессы, занимающие много времени
- Проблемы с возможностью поиска, когда людей не было в офисе
- Отсутствие метаданных электронной почты
- Разрозненная информация
- Отсутствие общественного доверия
Стратегия
Чтобы выполнить требования M-12-18, Агентство работало с NEOSTEK над определением и внедрением комплексного решения для управления записями, которое автоматизировало процесс преобразования электронных писем в доступные для поиска записи SharePoint. Это решение не только приведет Агентство в соответствие, но также упростит многие процессы, связанные с выполнением запросов по Закону о свободе информации.
Агентство поручило Colligo разработать решение для автоматической отправки электронной почты в SharePoint в виде записей. Colligo внедрила свой Colligo Email Manager, подключаемый модуль Outlook, который легко интегрировал SharePoint с Outlook в собственный интерфейс Outlook. Базовые процессы управления записями не нуждались в изменении, и не требовалось обширного обучения. Это позволило Colligo быстро развернуть свое решение Email Manager. С помощью Email Manager сотрудники смогли сразу же освоиться. Это решение позволило сотрудникам просматривать записи SharePoint в знакомом интерфейсе Outlook.
Полученные результаты
С момента внедрения нового решения Агентство значительно сократило время, необходимое для ответа на запросы Закона о свободе информации, а также связанные с этим издержки неэффективности. Кроме того, Агентство улучшило свои методы управления записями в соответствии с федеральной моделью зрелости, повысило соответствие требованиям, реализовало внедрение пользователями 100% и улучшило сотрудничество между сотрудниками.
Экономия времени и средств
Ранее в сложных запросах по Закону о свободе информации могло участвовать 40 и более сотрудников, каждый из которых посвящал 3-5 часов поиску информации. Теперь этот поиск может выполнить один человек менее чем за час. При ставке $150/час за четыре часа на одного сотрудника это означает экономию $23 850 на каждый сложный запрос. Каждый год Агентство получает более 175 комплексных запросов, что позволяет сэкономить более $4 млн в год. Внедрение сотрудников за короткое время достигло 100%, что позволило агентству повысить эффективность решения Colligo.
Превосходные методы управления записями
Развертывание Colligo Email Manager улучшило многие процессы управления записями. Записи электронной почты больше не дублируются, так как система помечает электронные письма, которые уже были сохранены другим пользователем. Записи помечены богатыми метаданными, что упрощает поиск. Графики хранения автоматизированы на основе классификации записей в момент их захвата. С помощью диспетчера электронной почты сотрудники просто перетаскивают электронные письма, которые считаются записями, в общую папку SharePoint. Этот же процесс можно также использовать для файлов, отличных от электронной почты, перетащенных в панель навигации Outlook. Сотрудники могут соблюдать все применимые меморандумы и директивы благодаря оптимизированным процессам и улучшенным функциям поиска.
Преимущества модели зрелости NARA
NEOSTEK и Colligo Email Manager обеспечили соответствие Агентства критериям успеха, определенным Федеральной моделью зрелости программы RIM4, которая представляет собой общегосударственный аналитический инструмент, разработанный NARA для оценки эффективности программы управления записями агентства. С помощью Colligo Email Manager компания NEOSTEK поддержала агентство в стремлении достичь наивысшего уровня зрелости (уровень 4 — «Встроенный»), достигнутого путем внедрения и интеграции решения электронной почты в рамках агентства.
