Фирма по городскому планированию расширяет командное сотрудничество с помощью Microsoft 365 с помощью Cloudwell

Резюме

Topology — это совместная компания, занимающаяся общественным и градостроительным планированием в Ньюарке, штат Нью-Джерси, с упором на развитие, ориентированное на людей, и на работу с населением. Имея множество различных устройств на различных платформах и чрезвычайно мобильных сотрудников, Topology нуждался в пакете для совместной работы, который мог бы удовлетворить все их цели. Используя Office 365 и поддерживающие его технологии, Cloudwell смогла централизовать и упростить свою бизнес-практику.

Вызов

До этого проекта Topology использовала пакет Google Apps для выполнения повседневных задач и совместной работы. Это было далеко не идеально, поскольку управление совместным доступом к файлам и организация были неуправляемыми и приводили к созданию нескольких версий одних и тех же файлов, потере файлов и безудержному внешнему обмену файлами. Помимо Google Apps, Topology использовала различные сторонние инструменты для стандартных бизнес-практик, таких как услуги VoIP, конференц-связь, хронометраж и управление задачами. Ни один из этих инструментов не был предоставлен одним и тем же провайдером. Кроме того, Topology использует примерно 90% устройств Apple. Это привело к зависимости от Google Apps как кросс-платформенного инструмента, который хорошо работал с Mac OS X. Организация не решалась рассматривать Office 365 в качестве решения из-за опасений, что он будет несовместим с большей частью их оборудования. В конце концов, структура и управленческий контроль, которые предоставляет SharePoint Online, перевешивают опасения.

Стратегия

Из-за неуправляемой файловой структуры и совместного использования документов на Google Диске первым шагом Cloudwell было определить расположение всех файлов, которые необходимо перенести. Как только это было завершено, Cloudwell перенесла все файлы организации в SharePoint Online и OneDrive. Миграция всех электронных писем сотрудников в Exchange Online прошла без проблем благодаря инструментам миграции Exchange Online. С файлами, перенесенными в SharePoint, Cloudwell создала простую целевую страницу для сотрудников, чтобы они могли управлять своими файлами. Клиент OneDrive для Mac был установлен на всех компьютерах Apple, и пользователям было предложено синхронизировать наиболее часто используемые папки.

Чтобы улучшить сотрудничество в компании, Microsoft Teams был принят в качестве основного инструмента для обмена информацией между сотрудниками. Для каждого клиента были созданы команды с каналами, относящимися к конкретным проектам. Поскольку команды прочно укоренились в повседневной деятельности, предыдущий поставщик услуг VoIP был заменен на Microsoft Phone System. Все сотрудники получили новый номер телефона для общения с клиентами. Конференц-связь Microsoft Phone также была включена, чтобы обеспечить более беспрепятственный вызов клиентов.

По мере того, как знакомство с Office 365 росло, компания Topology охотнее включалась в другие проекты. Другой необходимостью была база данных по управлению контактами и маркетингу. Cloudwell использовала Microsoft PowerApps с искусственным интеллектом и SharePoint Online для разработки приложения, которое создает список контактов, фотографируя визитные карточки. После того, как этот список контактов был создан, Microsoft Flow использовался для проведения маркетинговых кампаний в базе данных.

Полученные результаты

Перейдя на пакет Office 365, компания Topology смогла полностью реализовать возможность совместной работы в облаке, сохранив при этом структуру своего хранилища документов. Microsoft Teams и телефонная система централизовали связь по всей организации и с клиентами, а их специальное приложение с использованием PowerApps и SharePoint Online помогло им лучше отслеживать свои контакты для использования в маркетинговых кампаниях.