TECE оцифровывает процессы на основе документов с помощью d.velop и Office 365

Резюме

TECE — это семейная компания среднего размера со штаб-квартирой в Германии, которая производит санитарно-технические и инсталляционные системы, получившие многочисленные сертификаты и награды. Имея офисы, дочерние компании и торговых партнеров по всему миру, компания выигрывает от высокой степени вертикального производства и соблюдения строгих стандартов качества.

TECE хотела создать систему управления информацией в качестве центрального хранилища данных. Цель состояла в том, чтобы соответствовать их облачной стратегии и беспрепятственно интегрироваться с их приложениями CRM и ERP, а также обеспечить соблюдение законодательства.

Работая с d.velop, TECE внедрила решение, обеспечивающее доступ к важным бизнес-документам в Office 365 и SharePoint в контексте соответствующей информации бизнес-объекта (клиенты, поставщики, персонал, продукты, проекты, заказы, дела). Это достигается с помощью автоматизированного и стандартизированного процесса на основе существующих данных CRM/ERP. Вся информация доступна, не выходя из основных приложений, что обеспечивает полную прозрачность информации и документации во всех дочерних компаниях и подразделениях. Пользователи могут легко и быстро находить документы и получать полное представление обо всей информации. Когда информация легкодоступна, пользователи могут сосредоточиться на самом важном.

Вызов

TECE — международная компания, переживающая динамичный рост. Имея более 22 дочерних компаний и производственных площадок в 5 местах в разных странах, информационные хранилища были частью повседневной жизни сотрудников. Информация передавалась только между отделами и исключительно непосредственно затронутым сотрудникам, что ограничивало доступность важной информации во всей организации. Эта вертикальная коммуникация в информационных хранилищах сделала невозможным обеспечение полной прозрачности, что привело к длительному поиску, дублированию усилий и отсутствию синергии между различными отделами, что в конечном итоге привело к упущенным возможностям. Один повторяющийся пример произошел на строительных площадках, когда информация была недоступна во время важного общения с деловыми партнерами. TECE хотела и нуждалась в быстром и легком доступе к информации — независимо от того, где и когда.

Из-за проблем с доступностью мобильного доступа, а также использования в дочерних компаниях компания придерживалась стратегии, ориентированной на облачные технологии. В конечном счете, цель состояла в том, чтобы обеспечить полную, юридическую и прозрачную оцифровку всех документов, а также их архивирование. Согласование облачной стратегии с этими целями обеспечило масштабируемость, простоту координации и снижение затрат благодаря предоставлению управляемых услуг. Процессы и рабочие потоки, такие как процесс от закупки до оплаты, могут быть дополнительно улучшены, поскольку информация легкодоступна. Кроме того, информационные бункеры могут быть устранены устойчивым образом. Полная прозрачность дает конкретные результаты в виде экономии времени и усилий, как за счет улучшения координации между отделами и офисами, так и за счет обеспечения принятия решений на основе правильных версий документов.

Самая большая проблема в проекте заключалась в переносе существующего решения, в котором информация хранилась в SAP, Salesforce и файловых системах, на Office 365 в качестве центрального всеобъемлющего хранилища информации. Кроме того, эта централизованно хранимая информация должна быть доступна напрямую через интеграцию в SAP и Salesforce.

Стратегия

TECE стратегически полагается на SharePoint. Требование создать систему управления информацией в качестве центрального репозитория документов было выполнено с введением d.velop для Office 365. Этот репозиторий упорядочивает документы в файловых папках на основе бизнес-критериев (по клиентам, поставщикам, заказам и т. д.), а также хранит листы технических данных и делает все это доступным в нужном контексте непосредственно в процессе SAP или Salesforce. Платформа, созданная d.velop, также позволяет выполнять архивирование и хранение в соответствии с законодательством.

Стратегически использование Office 365 обеспечивает онлайн-обмен и совместную работу, например, в проектах с постоянно меняющимися требованиями, которые требуют управления информацией в разных местах и подразделениях. Благодаря полной интеграции всех систем процессы TECE могут быть оптимизированы, а вопросы соответствия и управления могут решаться всеобъемлющим стратегическим образом.

Полученные результаты

Внедрив систему управления информацией, TECE смогла снизить неэффективность, связанную с наличием нескольких изолированных решений. Вместо этого d.velop для Office 365 использовался для того, чтобы сделать Office 365 координационным центром информации, поступающей из стратегически важных приложений, включая SAP в качестве ERP и Salesforce в качестве CRM. Самым большим преимуществом TECE является то, что каждый сотрудник теперь имеет доступ ко всем соответствующим документам в любое время и в любом месте. Имея более 1,5 миллиона оцифрованных документов в год, TECE теперь может мгновенно получать доступ к своей информации — независимо от того, хранится ли она в файле клиента, заказа или поставщика.

Прочитать полное тематическое исследование