ECM Wise помогает Stonebridge значительно сэкономить за счет перехода на Microsoft 365

Резюме

Stonebridge Companies — одна из ведущих национальных компаний, занимающихся вопросами собственности, управления и развития гостиничного бизнеса; он состоит из 63 отелей с более чем 10 000 номеров по всей территории Соединенных Штатов. Чтобы сэкономить деньги и повысить удобство работы сотрудников, компании необходимо было объединить свои ECM-платформы в одну систему и перенести свой контент в облако.

Для достижения своей цели они выбрали ECM Wise в качестве доверенного консультанта для переноса своего контента с OpenText Content Server на SharePoint. Используя инструменты, доступные в наборе инструментов ECM Wise Migration Tool Suite, вместе с опытными специалистами ECM Wise, Stonebridge успешно перенесла свои документы, включая все версии, метаданные, структуры папок, устаревшие ссылки и разрешения, в SharePoint.

В результате Stonebridge смогла сократить расходы за счет вывода из эксплуатации своей устаревшей системы OpenText и в то же время улучшить взаимодействие с пользователем для своих сотрудников.

Вызов

Компания Stonebridge со штаб-квартирой в Денвере, штат Колорадо, управляет отелем от побережья до побережья. Имея 63 различных офиса, компания в значительной степени полагается на возможность совместной работы на обширной географической территории в Соединенных Штатах.

Вначале службы Microsoft, такие как Office и Skype, использовались для доступа к документам и связи между различными владениями, которыми владел Стоунбридж. Однако центральный репозиторий для всех файлов компании располагался в штаб-квартире в Денвере с использованием Open Text Content Server. Со временем растущие затраты и сложность обслуживания OpenText Content Server превратились в проблему, и возникло сильное желание перейти в облако, чтобы сократить расходы.

После первоначального расследования стало ясно, что компания получит существенную экономию за счет вывода Content Server из эксплуатации и переноса своего контента в SharePoint. Переход будет легким, поскольку многие сотрудники уже имели опыт работы с Microsoft Office и Skype. Эти знания можно легко перенести в Office 365 и Microsoft Teams.

Сложной частью будет извлечение информации более чем за 10 лет, включая важные данные, с Content Server. Система содержала важные документы, включая метаданные и разрешения, которые необходимо было сохранить. Кроме того, устаревшие ссылки, содержащиеся в этих документах, необходимо будет поддерживать и работать после перехода на SharePoint. Было важно, чтобы тот, кто выполнял миграцию, обладал экспертными знаниями как Content Server, так и SharePoint, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную передачу данных и правильность выполнения всех операций.

Стоунбридж знал, что Microsoft 365 — это ответ, но как они могли мигрировать туда и сохранить всю свою важную информацию и метаданные, хранящиеся на сервере содержимого OpenText?

Стратегия

Stonebridge требовался доверенный консультант с большим опытом переноса информации из OpenText Content Server в SharePoint.

ECM Wise обладал опытом, знаниями и знаниями в области миграции с Content Server на SharePoint. Наряду с их проверенными процессами миграции и простым в использовании набором инструментов ECM Wise Migration Tool Suite стало ясно, что ECM Wise будет лучшим вариантом Stonebridge для максимально плавного перехода на SharePoint.

Как только соглашение было заключено, команда ECM Wise Migration Services Team быстро провела анализ несоответствия между Content Server и SharePoint. Было очевидно, что SharePoint удовлетворит их требования к хранению, совместному использованию и доступу к файлам. Кроме того, команда поняла, что Microsoft Teams отлично подойдет для совместной работы на всех объектах Stonebridge.

Самым большим препятствием было извлечение контента и метаданных из Content Server в SharePoint с полной точностью. Во время анализа пробелов в соответствии ECM Wise определил, как весь контент Stonebridge был структурирован в Content Server. Затем группа миграции объяснила, как можно легко перенести всю информацию компании в SharePoint с помощью семейств веб-сайтов и библиотек документов. Все метаданные, которые хранились на Content Server, можно было легко представить в SharePoint с помощью типов контента и столбцов. Разрешения, применяемые в Content Server, также могут быть сохранены и перенесены в SharePoint.

Как только компания Stonebridge дала добро, группа миграции приступила к работе с использованием комплекта инструментов миграции ECM, чтобы начать планирование и реализацию проекта миграции.

Они использовали инструмент ECM Wise Content Server Discovery and Analytics Tool для изучения среды OpenText Stonebridge. С помощью инструментов ECM Wise были созданы отчеты о результатах, которые включали количество документов, их размер и типы элементов, хранящихся в системе. Группа миграции определила любые потенциальные проблемы, такие как длинные пути; это позволило им планировать и реализовывать обходные пути. С отчетами они разработали график, по которому области должны быть перенесены и когда.

Группа миграции также помогла настроить среду Stonebridge SharePoint, установить семейства веб-сайтов и создать типы контента и столбцы в соответствии с рекомендациями.

Перемещение контента в SharePoint стало проще благодаря API-инструменту ECM Wise Migration (MAPIT). MAPIT может брать контент и сопоставлять все необходимые метаданные с Content Server со связанными столбцами и типами контента в SharePoint. Функция реструктуризации MAPIT помогла разрешить любые длинные пути. Как только команда устранила все потенциальные проблемы, содержимое было максимально быстро перенесено через Azure в SharePoint. Таксономия была повторно гидратирована в SharePoint, и все было структурировано так же, как и в Content Server.

Инструменты ECM Wise создали журналы миграции и проверки, которые были загружены в SharePoint Stonebridge в их собственном семействе сайтов. Журналы служат доказательством того, что документы были перенесены в SharePoint.

С помощью инструментов ECM Wise Migration Tools группа успешно перенесла весь контент, версии, даты, информацию о пользователях, метаданные и структуры папок в SharePoint. При необходимости существующие разрешения Content Server повторно применялись к SharePoint после завершения миграции. Все устаревшие ссылки Content Server по-прежнему работали с использованием перенаправителя ссылок ECM Wise.

Полученные результаты

Проект удался.

С помощью ECM Wise компания Stonebridge смогла перенести весь контент с Content Server на SharePoint вовремя и в рамках бюджета.

Пользователи Stonebridge обнаружили, что недавно созданные библиотеки документов и семейства веб-сайтов просты в использовании. Структуры папок с Content Server были реплицированы, и их информацию было легко найти.

Для сотрудников Stonebridge стало проще просматривать документы и обмениваться ими. Они могли получить доступ к своему контенту из любого места, в том числе с мобильных устройств. Интеграция с другими продуктами Office 365 повысила производительность, и клиент был рад использовать Teams для совместной работы и совещаний.

Stonebridge и ECM Wise получили положительные отзывы от конечных пользователей. Они оценили удобство наличия только одной учетной записи для входа во все используемые системы, включая возможность многофакторной аутентификации (MFA). Общая командная коммуникация и сотрудничество были значительно улучшены.

В конце концов, Stonebridge добилась экономии за счет сокращения расходов на лицензирование и поддержку за счет вывода из эксплуатации OpenText Content Server и в то же время улучшила условия работы для своего персонала.