Shoosmiths создает единый рабочий процесс с SharePoint и K2

Резюме

Shoosmiths, названная юридической фирмой года в Великобритании в 2015 году, представляет собой юридическую практику с 11 корпоративными офисами, 153 партнерами и 736 юрисконсультами. За более чем 15 лет их процесс автоматизации рабочих процессов был разделен не менее чем на 13 отдельных технологий и решений. Фирме требовалась единая платформа рабочих процессов, на которую они могли бы перенести все свои существующие рабочие процессы и использовать их для дальнейшего развития рабочих процессов.

Вызов

Компания Shoosmiths давно осознала важность рабочего процесса в контексте управления судебными делами и использует автоматизацию рабочего процесса более 15 лет. За этот период было развернуто не менее 13 отдельных технологий и решений для рабочих процессов. Как говорит Шейн Скотт, директор по информационным технологиям в Shoosmiths, эта фрагментированная среда была «очень неэффективной, тормозила обслуживание клиентов и сложна в обслуживании и администрировании».

Фирма внедрила Microsoft SharePoint для централизации управления документами в своих 11 офисах, внедрила SAP в качестве решения для управления практикой и финансовых систем и в настоящее время расширяет зону присутствия SAP, внедряя SAP HR.

«Преимущества единой платформы рабочих процессов, интегрированной с SAP и SharePoint, были убедительным аргументом, — говорит Скотт. «Поэтому мы начали искать новую платформу бизнес-моделирования и рабочих процессов, на которую мы могли бы перенести все наши существующие рабочие процессы и использовать их в качестве основы для будущего развития рабочих процессов в рамках бизнеса».

Стратегия

Shoosmiths выбрали K2 после тщательного технического анализа возможностей K2 blackpearl. В рамках программы фирма воспользовалась возможностью отобразить и оптимизировать бизнес-процессы, прежде чем разрабатывать новые рабочие процессы в K2. Все новые процессы K2 тесно интегрированы с Microsoft SharePoint, финансовыми приложениями SAP, HR-приложениями и порталом самообслуживания сотрудников, а также включают автоматизацию электронной почты и SMS.

Shoosmiths теперь имеет рабочие процессы на основе K2 в четырех ключевых областях своего бизнеса, и планирует распространить их на другие функции управления персоналом, передачу прав на английский язык, управление случаями клинической халатности и передачу земельных участков.

Полученные результаты

Использование K2 способствовало значительной экономии времени во всех сферах бизнеса Shoosmiths. Это было достигнуто благодаря сочетанию оптимизации процессов, автоматизации документооборота и процессов (с использованием K2) и интеграции. Только благодаря новым функциям передачи, по оценкам фирмы, она экономит до 60 минут на одного куратора в день. Это соответствует примерно 800 часам в неделю, сэкономленным по этой функции.

Кроме того, тесная интеграция программного обеспечения позволяет автоматизировать ранее выполняемые вручную процессы, такие как заключение контрактов, отчеты о выполнении и финансовые проводки. Это снова сокращает время на выполнение задач и позволяет Shoosmiths предоставлять более качественные и оперативные услуги своим клиентам.

Заменив устаревшие технологии рабочих процессов единой платформой на базе K2 blackpearl, компания сможет значительно сократить свои ежегодные операционные расходы. По словам Скотта, «Shoosmiths рассчитывает сократить расходы на обслуживание и лицензирование программного обеспечения примерно на 160 000 фунтов стерлингов в год».

Учитывая успех новых рабочих процессов, Shoosmiths теперь продвигает планы по развертыванию еще большего количества автоматизированных процессов.

Прочитать полное тематическое исследование