Новая система управления документами в Save the Children позволяет предоставлять жизненно важные услуги

Резюме

«Спасите детей» — международная некоммерческая организация, предоставляющая услуги, помогающие изменить жизнь детей — от спасательных средств до эмоциональной поддержки. Организация финансируется крупными и мелкими партнерами-донорами, отдельными благотворителями и правительствами. В результате Save the Children имеет много соглашений и контрактов, таких как ИТ-услуги и договоры об аренде.

Save the Children нуждалась в системе для защиты, управления и облегчения управления соглашениями, включая контракты, но не ограничиваясь ими. Сотрудникам необходимо было управлять соглашениями на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до архивирования или уничтожения, — а существующий ручной процесс отнимал много времени, был непрозрачным и трудно отслеживаемым.

Объединив Microsoft 365 и Центр соглашений Circle T, Circle T предоставила Save the Children решение, которое дало им необходимые границы безопасности, управление данными и отчетность по всем их соглашениям. Информационные работники теперь могут легко находить соответствующий контент, выполняя поиск в Центре соглашений или на сайте SharePoint.

Кроме того, теперь сотрудники могут быстрее и эффективнее создавать, совместно редактировать, подписывать, находить и управлять контрактами. Они также могут обеспечить безопасность своих данных, применение отчетов, рабочих процессов и средств контроля, а также быть уверенными в снижении финансовых рисков.

Вызов

Организация «Спасите детей» использовала Microsoft 365 на международном уровне с внутренними сетями и системами управления знаниями в нескольких странах. Они управляли соглашениями, включая контракты, используя множество ручных систем, инструментов и процессов. Это привело к трудностям в поиске и ведении записей, снижению эффективности и увеличению потенциального финансового риска.

Спасению детей требовалось решение, которое могло бы контролировать весь жизненный цикл — от создания соглашений до безопасного совместного редактирования с внутренними и внешними пользователями, а также обеспечивать безопасный и простой доступ, поиск и мощные отчеты.

Стратегия

Организация Save the Children обратилась за помощью к Circle T, поскольку в прошлом работала с ними над внедрением таких решений, как интранет, управление политиками и управление процедурами.

Поскольку весь контент, связанный с соглашением, должен быть собран воедино, Save the Children и Circle T пришли к выводу, что 1ТП22Т было логичным решением, позволившим команде обеспечить не только единообразное взаимодействие с пользователем, но и единообразное управление и соблюдение нормативных требований. Все окончательные документы и необходимое сотрудничество, необходимое для составления проекта контента, теперь можно контролировать централизованно с помощью набора правил в центре безопасности и соответствия требованиям, который является ключевым фактором для управления данными и юридического раскрытия информации.

Было несколько ключевых требований к решению, каждое из которых усиливало Microsoft 365 как превосходное решение.

Для начала было важно, чтобы пользователи могли эффективно и быстро находить содержание соглашения с четким указанием состояния или статуса. 1ТП14Т и Центр соглашений Circle T были выбраны для удовлетворения этих потребностей. Microsoft Search обеспечивает, а Центр соглашений Circle T предоставляет специальный интеллектуальный поисковый интерфейс и возможность читать и понимать соглашения в контексте их статуса, принадлежности и классификации. Кроме того, теперь пользователи могут находить соглашения и получать к ним доступ с помощью панели интеллектуального поиска в интрасети Circle T.

Кроме того, организация Save the Children нуждалась в том, чтобы соглашения были доступны в любом месте в любое время, с любого устройства, включая тех, кто работает на международном уровне и в полевых условиях. SharePoint было выбрано, чтобы предоставить мобильное и гибкое решение, подходящее для всех рабочих сред. SharePoint размещает и публикует все соглашения в мобильных, веб-приложениях и приложениях Microsoft 365, обеспечивая пользователям доступ к соглашениям, когда и где они им нужны.

Наконец, решение должно было безопасно поддерживать совместное редактирование контента с внешними пользователями, включая оптимизированный процесс редактирования. Microsoft 365 был выбран для обеспечения безопасности контента и улучшения процессов совместной работы. Microsoft 365 обеспечивает идеальную функциональность для защиты внутреннего контента и обеспечения безопасного гостевого доступа для внешних пользователей.

Circle T построен на этом фундаменте, чтобы добавить электронные подписи контрактов. Они интегрировали сторонний инструмент цифровой подписи, запущенный из рабочего процесса администратора контракта. Эта комбинация технологий позволила Save the Children выполнить подписание онлайн-контракта в соответствии с требованиями, со всеми сложностями процесса подписания, управляемыми с помощью «лучших в своем классе» инструментов.

Благодаря комбинированным решениям, предоставленным Circle T и Microsoft, сотрудники Save the Children теперь могут убедиться, что все соглашения последовательно и четко отмечены статусом, правом собственности и датами действия. Интеграция с 1ТП21Т а также Power BI включили Save the Children, чтобы снизить риск несоответствия или просроченных соглашений.

Полученные результаты

Центр соглашений Circle T и Microsoft 365 изменили способ работы с соглашениями в программе Save the Children. Создание, совместное редактирование, доработка, подписание, обнаружение, сохранение и продление соглашений теперь выполняются быстро и легко.

Внутренние и внешние пользователи могут совместно создавать контент в режиме реального времени, что снижает объем трафика электронной почты и сложность, обычно связанные с работой с несколькими копиями файла, а также риск их объединения.

Оптимизированный процесс подписания устранил сложные ручные рабочие процессы, которые ранее требовались в процессе подписания, что значительно сократило время подписания.

Возможность найти любое соглашение теперь является немедленной и полной. Теперь пользователи могут из одного места находить соглашения на всех этапах составления и выполнения, а пользователи мгновенно получают результаты поиска. Подписанные соглашения хранятся вместе с рабочей версией и соответствующими документами, чтобы обеспечить управление всеми соответствующими обеспечениями и их представление в виде единого «файла».

Сотрудники Save the Children могут управлять контентом с помощью контроля версий, хранения и полной юридической возможности обнаружения, дополненной безопасностью и соответствием Microsoft 365.

Наконец, управление жизненным циклом контракта на основе метаданных улучшено за счет интеграции решений Power Platform для отчетности и рабочего процесса, что снижает риск несоответствия или просроченных соглашений.