PRO Club использует KnowledgeLake, чтобы максимизировать выгоду от перехода на Office 365.

Резюме

Клуб PRO в Белвью, штат Вашингтон, — отмеченный наградами оздоровительный и оздоровительный клуб и салон. Основанный известным сердечно-сосудистым хирургом доктором Марком Дедеменико, курортный курорт находится в авангарде достижений в области здоровья и долголетия. На территории площадью 272 000 квадратных футов расположены различные спортивные площадки, ультрасовременные бассейны и тренажерные залы, рестораны и медицинский спа-салон.

PRO Club, одному из ведущих клубов здоровья в США, требовался другой подход к управлению документами, который позволил бы идти в ногу с инновациями в бизнес-технологиях, особенно с Microsoft SharePoint. PRO Club использовала KnowledgeLake для перехода с локального SharePoint на Office 365 в облаке.

Вызов

PRO Club недавно перешел с локального SharePoint на Office 365 и SharePoint Online, чтобы воспользоваться несколькими преимуществами облачных технологий, такими как экономия средств, масштабируемость и обслуживание. В результате ей понадобились инструменты управления документами для сканирования и сбора данных, которые дополнили бы переезд и позволили повысить эффективность процессов и внедрить инновации в масштабах всей компании.

«Система должна была быть простой в использовании, но, прежде всего, должна была работать с нашим репозиторием документов SharePoint Online», — сказал Аарон Витингтон, старший технический специалист ITS в PRO Club.

Это сделало необходимым найти дополнительный инструмент, который позволил бы пользователям легко выполнять поиск и взаимодействовать с SharePoint. К счастью, по словам Витингтона, PRO Club не пришлось далеко ходить. «Впервые мы узнали о KnowledgeLake еще в 2007 году, когда искали замену нашей устаревшей системе управления документами Docuware, — объясняет он. «Мы изучили несколько систем управления документами, и нам понравилось то, что может предложить KnowledgeLake с точки зрения настраиваемых типов документов и рабочих процессов индексирования».

Несмотря на множество других доступных вариантов, Уитингтон объясняет, что сделать выбор в пользу общекорпоративного решения было легко. «Мы довольны клиентами KnowledgeLake, и цены на сопоставимые системы были как минимум такими же или даже выше, чем у решения KnowledgeLake, поэтому мы решили расширить использование KnowledgeLake, а не переходить на другое решение».

Стратегия

PRO Club использовала KnowledgeLake для перехода с локального SharePoint на Office 365 в облаке. Усилия охватили около 250 000 документов и заняли около 60 дней от начала до конца. Но помимо миграции PRO Club использует платформу KnowledgeLake как централизованный и логически организованный ресурс для всей организации. Файлы отделов, в том числе счетов к оплате, мероприятий по членству, безопасности и платежной ведомости, проиндексированы, классифицированы и хранятся в электронном виде в SharePoint Online через KnowledgeLake. Это значительно упростило операции и помогло расширить использование SharePoint, превратив его в ценную платформу для повышения эффективности и инноваций процессов в будущем.

«Решение KnowledgeLake безупречно работает с SharePoint Online, — говорит Уитингтон. «У него есть приложение для поиска SharePoint, полностью настраиваемое и простое в использовании. И мы с нетерпением ждем следующей версии, которая позволит осуществлять поиск и извлечение из того же пользовательского интерфейса, который в настоящее время используется для сканирования и индексирования».

Полученные результаты

Платформа KnowledgeLake помогает PRO Club, упрощая и ускоряя для сотрудников процесс загрузки и индексации документов с метаданными. Корпоративное использование в нескольких отделах увеличивает сбор и обмен информацией с помощью SharePoint и повышает эффективность всей компании. Знакомый, простой в освоении интерфейс безупречно работает с SharePoint, обеспечивая новые преимущества и окупаемость инвестиций.

Простое обучение сканированию, индексированию и поиску документов. После настройки систему очень легко использовать для загрузки документов, электронной почты и других записей в SharePoint. Интерфейс прост и интуитивно понятен. Это сводит к минимуму обучение работе, которую часто выполняют временные работники.

Полная интеграция с Office 365. После перехода на Office 365 и SharePoint команда PRO Club обнаружила, что поисковое приложение KnowledgeLake для Office 365 помогает пользователям быстро и легко настраивать функции поиска в библиотеках документов. Пользователи могут индексировать и выполнять поиск в любом поле данных по своему выбору и сохранять результаты поиска для быстрого доступа.

Безопасность в облаке. Используя средства безопасности, включенные в KnowledgeLake, и параметры безопасности Azure AD/SharePoint, PRO Club смог создать рабочие процессы и библиотеки документов, доступ к которым имеют только авторизованные пользователи.