Pan Pac управляет нормативными требованиями и снижает риски с помощью Office 365 и информационного лидерства

Резюме

Pan Pac — полностью интегрированная лесопромышленная компания в Новой Зеландии, занимающаяся лесозаготовками, производством целлюлозы, пиломатериалов и лесопилкой. Это крупнейший лесовладелец и покупатель бревен в Хокс-Бей, и в нем работает более 800 человек.

Под новым ИТ-руководством компания Pan Pac решила перейти от существующих локальных служб SharePoint и других файловых ресурсов к современным решениям Office 365. Экономическое обоснование основывалось на трех ключевых улучшениях бизнеса:

1. Объединение различных организаций через интранет
2. Предоставление процессов и документации по соблюдению требований охраны труда и техники безопасности в соответствии с государственными постановлениями для «основных опасных объектов».
3. Управление и публикация контролируемых документов по всем бизнес-операциям

Компания Information Leadership предоставила «практичные, практичные и удобные» рабочие пространства SharePoint, используя свою методологию и приложения на основе Azure. Создав устойчивую проектную базу, Pan Pac теперь имеет хорошие возможности для продолжения своей дальнейшей цифровой трансформации с помощью Office 365.

Вызов

Из-за сложности операций Pan Pac предъявляет очень строгие требования к контролю документов, чтобы поддерживать целостность контента при внесении изменений. Раньше для этого требовались ручные процессы, проходящие через множество этапов и людей. В любой момент времени сотрудники не будут уверены в местонахождении, статусе и принадлежности документа. Это привело к дублированию документов и поиску правильного документа или руководства.

Новое законодательство о «Особо опасных объектах» требовало от Pan Pac создания центральной базы знаний для выявления опасностей, контроля, аварийных процедур и политики. Для этого потребуются постоянные обновления для мониторинга процессов, использования опасных веществ и рисков в рамках бизнеса.

Стратегия

Платформа Office 365 SharePoint заменила различные решения для хранения данных, ранее использовавшиеся Pan Pac. Это включало реализацию SharePoint 2013 и информацию, хранящуюся в файловых ресурсах.

Объединение всей информации во внутреннюю сеть Office 365 даст всем сотрудникам доступ к единому проверенному источнику информации и превосходному поиску, уточненному метаданными. Обладая разнообразной информацией и видами деятельности, информационное лидерство использовало свой опыт в области управления информацией для построения таксономии. Сюда входят метаданные для описания, хранения и поиска контента, а также для реализации бизнес-процессов.

Проекты также включали использование приложений iWorkplace на основе Azure, которые позволяют автоматически классифицировать метаданные. Это нововведение означало, что во многих случаях персоналу не нужно было вводить метаданные. Еще одно приложение iWorkplace (Smart Case Files) упрощает управление контентом и безопасностью при разработке, утверждении, публикации и архивировании документации.

Полученные результаты

Компания Pan Pac получила исключительно положительные отзывы от своих сотрудников. Решения включают в себя современную интрасеть, контролируемые рабочие пространства для документов и портал для публикации, а также управление нормативными потребностями «объекта крупных опасностей».

Сотрудники сообщают, что теперь они могут подшивать, находить и использовать необходимые документы. Наряду с вновь обретенной прозрачностью снижается риск технологических и информационных аварий. Каждый может загружать, делиться, находить и редактировать с уверенностью и контролем.

Pan Pac теперь может лучше выявлять неэффективность и реагировать на нее. Например, они обнаружили, что ключевые люди в организации должны подписывать большой объем документов. Эти узкие места можно устранить и получить более быстрые и лучшие результаты.

Теперь Pan Pac готова использовать базу дизайна для дальнейшей цифровой трансформации с помощью Office 365.