Резюме
Ovivo является мировым лидером в области технологий водоподготовки с более чем 35-летним опытом в области управления муниципальным водоснабжением, обработки промышленных сточных вод, а также фильтрации и охлаждения воды для электроники. Бизнес Ovivo по очистке воды основан на выполнении крупномасштабных глобальных проектов, некоторые из которых рассчитаны более чем на 5 лет, и в них участвуют команды, распределенные по Северной Америке, Европе и на международном уровне, работающие с партнерами и подрядчиками в качестве распределенных команд.
В течение жизненного цикла каждого проекта создаются тысячи документов и гораздо больше электронных писем, содержащих важную информацию для принятия решений по проекту, выставления счетов и защиты контрактов. Исторически сложилось так, что эти знания, отправленные по электронной почте, сохранялись только на отдельных личных дисках, и многие сотрудники и подрядчики приходили и уходили в течение всего срока службы проекта. Имея так много движущихся частей и так много поставленных на карту, Ovivo осознала необходимость упростить сохранение, поиск и обмен критически важной информацией о проекте в электронной почте между развивающимися проектными группами. В 2017 году новый вице-президент Ovivo по крупным проектам рекомендовал Colligo как лучшее решение для внедрения SharePoint.
Вызов
Единственным отделом, использовавшим SharePoint для управления электронной почтой до внедрения Colligo, был юридический отдел Ovivo. Для остальной части компании использование SharePoint для сохранения электронных писем, связанных с проектами, считалось слишком трудоемким. Команды использовали смесь общедоступных папок в Outlook и папок на диске C компании для хранения архивных электронных писем.
Компания Ovivo осознала важность решения, которое было бы простым для сотрудников, и по многим причинам возникла необходимость в отказе от случайного сохранения электронных писем в локальных папках.
Проекты Ovivo обычно длятся 5 лет и более. За это время проектные команды часто расширяются и меняются. С каждым уходящим участником Ovivo должен анализировать разрозненные электронные письма о проектах на локальных дисках отдельных лиц, тратя часы на поиск важных знаний о проекте, зная, что существует риск того, что ценные элементы будут упущены из виду.
Поскольку многие команды и проекты используют традиционные папки, становится все труднее найти электронные письма и вложения. Шло время и накапливались тысячи электронных писем, поиск в общих папках становился все труднее.
При сохранении электронной почты в файлах PST без какого-либо метода значимой классификации в команде поиск деталей проекта отнимал много времени, и часто важные данные не могли быть найдены, что мешало планированию, оценке и выставлению счетов. Никаких дополнительных метаданных для облегчения поиска в будущем не было получено.
В случае судебного процесса или арбитража Ovivo потребуется скопировать архивные PST-файлы старого сотрудника на внешний диск, подключить диск к учетной записи Outlook существующего пользователя, дать файлам проиндексироваться в течение нескольких дней, а затем запросить с одного компьютера для сохранения сообщений электронной почты в папках, связанных с каждой темой претензии. Этот процесс может стоить сотни тысяч долларов в виде гонораров подрядчиков и рабочих часов.
Стратегия
Ovivo полагается на SharePoint для управления знаниями и записями, но ему нужно было упростить доступ, чтобы упростить сбор полной информации о проекте. Сотрудники привыкли работать в Outlook, и им нужен был способ продолжать продуктивно работать из своего почтового ящика. В 2017 году новый вице-президент Ovivo по крупным проектам рекомендовал Colligo Email Manager как лучшее решение для внедрения SharePoint. Он использовал его раньше в предыдущей роли.
Каждый отдел создает простые онлайн- и автономные библиотеки в SharePoint, структурированные для логического и последовательного хранения критически важной информации, а Colligo позволяет легко делать это из Outlook. Затем активисты-сотрудники рассказывают о том, как это работает, с другими, что приводит к тому, что проектные группы чаще используют SharePoint.
Интегрируя доступ к папкам SharePoint непосредственно в Outlook с помощью Colligo Email Manager, сотрудники Ovivo могут сохранять электронные письма и вложения непосредственно в SharePoint из своих почтовых ящиков Outlook. Всего за пару кликов сотрудники сохраняют электронное письмо, связанное с проектом, и вложение в соответствующую библиотеку в SharePoint. Colligo автоматически сохраняет ключевые поля, такие как тема, отправитель и дата, в виде метаданных.
Любой участник проектной группы может быстро искать, находить и обмениваться безопасными ссылками на ценные электронные письма и вложения по мере того, как они перехватываются и помечаются полезными метаданными. Экономия времени и полный доступ к информации ведут к прибыльному управлению проектами и гарантируют, что все работают с полной и актуальной информацией.
Даже сотрудники Ovivo, работающие в местах с низкой пропускной способностью, используют Colligo Email Manager для сохранения и классификации сообщений электронной почты в автономных библиотеках SharePoint. Комплексная платформа Colligo означает, что сотрудники Ovivo могут получать доступ к SharePoint из локального Outlook, с мобильных устройств и из Office 365.
Полученные результаты
Colligo Email Manager уже более года используется в большинстве крупных проектов Ovivo для сохранения электронных писем, вложений и документов в SharePoint. До полного перехода на SharePoint во всей компании еще несколько лет, но Ovivo уже добилась значительных результатов, включая возмещение сотен тысяч затрат на отложенный проект, экономию тысяч на юридическом раскрытии информации и изменение поведения команды в сторону рутинного сбора и обработки данных. защита знаний проекта.
Полное возмещение стоимости проекта. У Ovivo были серьезные задержки с проектом $200 000 000 в Южной Африке. Бизнес работал по принципу «затраты плюс», что обосновывало все расходы, связанные с проектом. Colligo упростила и ускорила сохранение данных в SharePoint, команды точно задокументировали и защитили затраты на проект, и в результате Ovivo удалось получить почти $1 000 0000 возмещения затрат на техническое обслуживание. Они используют те же электронные письма и документы, сохраненные в SharePoint через Colligo, для обоснования дополнительного требования $1 500 000.
Своевременное, экономичное юридическое открытие. В судебном арбитражном деле в Онтарио, до эпохи SharePoint, Ovivo потратила $300 000 на консультантов вдобавок к месяцам рабочего времени сотрудников, которые извлекали документы вручную. Для сравнения, Ovivo с тех пор использовала Colligo в двух крупных строительных арбитражах, чтобы полностью перенести почтовые ящики бывших менеджеров в отдельные библиотеки. Библиотеки электронной почты в SharePoint были подключены к списку тем утверждений с обратным поиском. Поиск можно было бы очень легко выполнить в SharePoint, используя встроенную программу просмотра, чтобы идентифицировать соответствующие документы и связать их с нужными темами. Возможность аннотировать, комментировать и помечать файлы позволяет создавать легко доступные для поиска списки документов. Над этими проектами могли одновременно работать несколько человек, и они могли предоставить доступ к SharePoint внешним консультантам.
Полный сбор знаний о проекте. Вице-президент Ovivo по информационным технологиям считает, что Colligo стал ключом к внедрению SharePoint сотрудниками. Colligo помог сотрудникам избавиться от старых привычек и сделать сохранение электронной почты в SharePoint из своих почтовых ящиков второй натурой, тем самым создав для Ovivo полные и устойчивые знания о многомиллионных проектах.
