Orion Registrar оптимизирует бизнес-процессы и доступ к документам с помощью SharePoint и K2

Резюме

Orion Registrar Inc. предоставляет аудиторские и сертификационные услуги компаниям из различных отраслей. Они являются экспертами в нескольких отраслевых стандартах, включая аэрокосмическую, медицинскую, телекоммуникационную, здравоохранение и безопасность, управление окружающей средой, переработку, устойчивость, управление энергопотреблением и управление ИТ-услугами.

Используя уровень абстракции данных SmartObject K2, новое решение Orion Registrar интегрирует сложные данные о клиентах, которые хранятся в специально созданной реляционной базе данных SQL. В решении используется сервер K2 blackpearl для доступа к данным, которые доступны для просмотра в SharePoint Online, с помощью встроенных смарт-форм K2. В результате Orion получил комплексное решение для управления бизнес-процессами и документами.

Вызов

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001… Это лишь некоторые из многочисленных системных стандартов, которые компании должны пройти сертификацию, чтобы вывести свои решения на рынок. Как орган по сертификации, Orion Registrar является ведущим международно аккредитованным поставщиком аудиторских услуг и является именно такой компанией, которая отвечает этим требованиям. Пол Берк, президент Orion Registrar, объясняет: «Компаниям необходимо признание того, что у них есть полностью проверенная система управления, и Orion предоставляет для этого технических аудиторов, а также администрирование проекта. Мы должны облегчить все проверки и противовесы, поэтому, когда мы говорим, что компания соответствует определенному стандарту, они действительно соответствуют ему».

Первоначально компания управляла сквозным процессом сертификации, используя базу данных Microsoft Access, а также специальную систему CRM для управления документами. Тем не менее стало совершенно очевидно, что если компания собирается сохранить траекторию своего роста, она достигнет потолка в том, как она сможет продолжать предоставлять высококачественные услуги. Проведя небольшое исследование, они пришли к выводу, что им нужно найти решение для управления бизнес-процессами с минимальным кодом, которое было бы гибким, масштабируемым, простым в обновлении и могло бы поддерживаться в течение многих лет. Ключом к новой системе будет прозрачность для их клиентов в процессе аудита и сертификации, способствуя лучшему общению, позволяя пользователям работать со своими документами и данными в одном месте.

Чтобы реализовать свое видение масштабируемого решения с поддержкой рабочих процессов, Orion обратилась к ведущей консалтинговой фирме Catalyte, занимающейся бизнесом и технологиями, для предоставления технологических рекомендаций, а также для разработки и обслуживания системы. «Наша цель состояла в том, чтобы разработать решение «все в одном», — сказал Кларк Поуп, директор Catalyte. — Системе нужно было регистрировать новых клиентов, составлять контракты, облегчать подписание через DocuSign и архивировать их в библиотеке SharePoint Online. ”

Catalyte рекомендовала не только K2 в качестве ядра системы, но и большую часть инфраструктуры, основанную на облаке, с использованием Microsoft SharePoint и Exchange Online. Далее Берк сказал: «Предложение использовать облачные сервисы как часть нашего общего решения BPM имело для нас большой смысл, поскольку мы хотели свести к минимуму нашу локальную нагрузку, чтобы уменьшить наши административные расходы». К концу 2019 года Orion планирует перевести 100% в облако.

Стратегия

Конечным результатом проекта Orion Registrar/Catalyte является сквозное приложение рабочего процесса сертификации, которое компания назвала Hunter, которое обеспечивает не только внутренние процессы для управления аудитом, но и внешний портал, где клиенты и аудиторы могут получить реальную -временной просмотр статуса и проблем с их ожидающей сертификацией. «Это чрезвычайно комплексная система, включающая облачную инфраструктуру, систему управления контентом, рабочую среду для совместной работы, обширное управление документами и интеграцию бизнес-приложений», — говорит Поуп.

Используя уровень абстракции данных SmartObject K2, решение интегрирует сложные данные клиентов Orion Registrar LOB (направление бизнеса), хранящиеся в специально созданной реляционной базе данных SQL. В решении используется сервер K2 для доступа к данным, которые доступны для просмотра в SharePoint, с помощью встроенных K2 SmartForms.

Сквозной рабочий процесс Hunter выглядит следующим образом:

• Инициация начинается, когда либо клиент запрашивает аудит, либо если его сертификация подлежит продлению, что определяется рабочим местом планировщика, которое отслеживает необходимость ежегодной повторной сертификации.
• Планировщики говорят с клиентом об их доступности и сопоставляют свои потребности с потенциальными аудиторами в зависимости от типа сертификации. Частью Hunter является календарь, который аудиторы должны поддерживать в актуальном состоянии, чтобы планировщики могли сопоставлять доступность клиентов и аудиторов.
• После того, как соответствующий аудитор выбран на основе опыта и доступности, DocuSign используется для управления процессом оформления документов для подписания в согласованные даты начала и окончания проекта, чтобы можно было заключить действующий контракт.
• Подготовка аудитора затем инициируется с помощью рабочего процесса, который открывает соответствующую документацию, хранящуюся в SharePoint, для проекта клиента, предоставляя все необходимые сведения.
• По завершении аудита отчет загружается для просмотра всеми сторонами.
• Если во время аудита обнаруживается несоответствие, существует отдельный рабочий процесс, который отслеживает и сообщает о конкретных проблемах клиенту. По мере решения проблем аудитор может отмечать проблемы с соблюдением требований по мере их решения.

После начала аудита выставление счетов уведомляется о взимании платы с клиента. После того, как все документы оформлены, эксперты Orion проверяют документы, проблемы с несоответствием и решают, следует ли сертифицировать компанию. Если они решат, что компания должна пройти сертификацию (и после того, как клиент оплатил свой счет), то он обращается к подпрограмме, чтобы создать сертификат и сделать его доступным для клиента для его записей.

Полученные результаты

Компания Orion Registrar добилась значительной экономии времени и средств благодаря внедрению своей системы соответствия сертификации на основе K2. Основная цель состояла в том, чтобы сократить время, затрачиваемое на данный набор аудиторских задач, с трех часов до 1,5 часов. На самом деле, на эти задачи теперь уходит всего один час. Кроме того, K2 помог компании Orion сократить административные и накладные расходы, связанные со старыми процессами, что привело к экономии ресурсов на 25 процентов. Они также смогли значительно сократить свои почтовые расходы теперь, когда все документы являются цифровыми.

В конечном счете, Пол Берк видит в этом начало фундаментальных изменений в том, как они функционируют как бизнес. «Одна из наших целей состояла в том, чтобы превратить Orion из компании, управляемой эмоциями, в компанию, управляемую данными. Если бы у нас не было рабочих процессов и если бы у нас не было SQL Server и K2, мы бы по-прежнему руководствовались эмоциями». Для реализации этого Orion планирует внедрить Microsoft Power BI. За прошедшие годы компания накопила огромные объемы данных о своих консультантах по аудиту и клиентах, и, используя глубокий анализ, сможет выполнять более интеллектуальное прогнозирование и мониторинг работы для дальнейшего повышения удовлетворенности клиентов.

Сегодня, когда K2 находится в основе их приложения Hunter, Orion имеет предсказуемое, надежное и масштабируемое решение для рабочих процессов, а с партнером Catalyte у них есть ресурсы для расширения системы по мере того, как компания переходит на следующий уровень.

Прочитать полное тематическое исследование