Quest помогает NHS Arden и GEM беспрепятственно перейти на Office 365

Резюме

NHS (Национальная служба здравоохранения) Arden и GEM (AGEM) Подразделение поддержки ввода в эксплуатацию (CSU) предоставляет ряд услуг NHS England (NHSE) и является одним из крупнейших CSU в стране. Они выступают в качестве ценного и надежного партнера для комиссаров, местных органов власти и поставщиков услуг в решении проблем, с которыми они сталкиваются при создании комплексных, высококачественных и экономически эффективных услуг, которые приводят к улучшению результатов в отношении здоровья для всех.

Небольшая ИТ-команда AGEM располагала ограниченными ресурсами для перехода с SharePoint 2010 на Office 365, чтобы помочь им и их клиентам достичь цели перехода на облачные технологии, включая 60 групп по вводу в эксплуатацию медицинских учреждений (CCG), NHSE, доверительные фонды поставщиков и местные органы власти.

Они обратились к Quest и Metalogix за помощью в переходе от разрозненной устаревшей позиции к единому интегрированному интеллектуальному решению на основе Office 365.

Вызов

С помощью ИТ-команды из трех человек AGEM отвечает за управление 1500 пользователями по всему миру. В рамках своей деятельности они ищут экономию за счет масштаба по всем направлениям.

В 2013 году AGEM поставила перед собой и перед своими клиентами задачу облачная политика правительства Великобритании. Они начали свое путешествие, столкнувшись с , что привело к дублированию и напрасной трате усилий. Они знали, что им нельзя терять время, если они хотят сократить количество разрозненных систем и повысить способность команды поддерживать конечных пользователей.

ИТ-команда хотела перенести SharePoint 2007 и SharePoint 2010, чтобы воспользоваться их гибкостью и масштабируемостью. Они выбрали Office 365 в качестве платформы, потому что набор инструментов предлагает им «швейцарский армейский нож». Это масштабируемое, гибкое и надежное решение с постоянно совершенствуемыми функциями и возможностями. Кроме того, AGEM понравилось, что у пользователя есть знакомый опыт работы с инструментами, что помогает конечным пользователям адаптироваться.

Имея ограниченные ресурсы своей команды, они вручную начали процесс перехода от разрозненной устаревшей позиции к единому интегрированному интеллектуальному решению. Однако этот процесс представлял значительный риск человеческой ошибки, поскольку члены группы вручную перемещали контент между системами. Это также потребляло большую часть ежедневной рабочей нагрузки команды и мешало команде сосредоточиться на других своих основных обязанностях.

Одной из первых задач для AGEM было найти решение, которое могло бы исключить ручные процессы, а также доказать, что они могут точно и беспрепятственно перенести свою устаревшую локальную ферму SharePoint, включая учетные записи управления финансами. Было важно, чтобы они могли показать в ходе любого будущего аудита, что информация не была изменена каким-либо образом и была защищена.

«До нашего взаимодействия с Metalogix [часть Quest] мы застряли в ручных процессах и устраняли недостатки готовых вариантов выполнения работы», — сказал Крис Рейнольдс, руководитель отдела инноваций и разработки продуктов. . «Это означало, что мы не могли легко восстановить документ или библиотеку с полной уверенностью, что это будет сделано правильно».

Стратегия

«Когда мы начали присматриваться к Metalogix, мы были поражены тем, насколько легко мы можем осуществить миграцию, — сказал Рейнольдс. Metalogix активно взаимодействовал с AGEM и проводил время, слушая, чего они пытались достичь и как они хотели этого добиться. Компания Metalogix воспользовалась этими знаниями, а затем представила свое решение Essentials для Office 365 и показала AGEM дорожную карту к успеху.

«Metalogix показал нам, как они могут помочь нам достичь нашей цели, вместо того, чтобы просто пытаться продать нам лицензии и не давать нам план, как некоторые из их конкурентов», — признал Рейнольдс. «И тогда это изменило весь наш подход».

Сначала AGEM начала перемещать небольшие объемы данных, чтобы обеспечить их соответствие всем требованиям NHS при перемещении конфиденциального финансового контента из локальных данных в облако. Они были в восторге от того, что могут поддерживать контроль версий и видеть контент локально и в облаке. Это позволяло им чувствовать себя комфортно, зная, что они готовы в любое время к любому типу аудита.

Кроме того, AGEM смогла использовать автоматизацию инструмента, что дало им тактическую возможность сосредоточиться на других частях бизнеса. Благодаря Metalogix они смогли достичь гораздо большего и снизить уровень стресса, потому что им больше не приходилось сталкиваться с ручными процессами и не нужно было беспокоиться о человеческих ошибках.

Metalogix также предоставил AGEM обучение и поддержку через Академию Metalogix, чтобы помочь им быстрее приступить к работе. Например, они использовали специальные символы, включая символ висячего замка, который неправильно отображался в интерфейсе Metalogix. Служба поддержки исправила это в следующем еженедельном обновлении.

«Мы смогли сразу же увидеть возврат наших инвестиций, значительно сократив человеко-часы, необходимые для миграции, и мы больше не беспокоимся о рисках, связанных с ошибками пользователей», — сказал Рейнольдс.

Теперь, когда AGEM использует Office 365, они активно используют SharePoint и создают используемые ими службы. Внедрение Microsoft Teams интегрирует пользовательский интерфейс в набор инструментов и привело к кардинальному изменению их методов работы. Это позволяет им эффективно работать как междисциплинарные команды с клиентами и их цепочками поставок, сокращая задержки и улучшая предоставляемые услуги.

Они также используют выделенные узлы Power BI для предоставления информации на основе данных, объединяя несколько отчаянных источников данных. Эта работа охватила пути пациентов, рабочую силу, финансы и управление инцидентами. Это помогло AGEM сделать неизвестные известными и выявить важную ключевую информацию.

Кроме того, с помощью Microsoft Forms и Power Automate они используют деревья решений и оповещения, чтобы предоставить своим конечным пользователям необходимую им информацию в нужное время.

«Мы хотим, чтобы все смотрели на нас в поисках лучших практик. Мы знаем, что при постоянной поддержке и помощи Metalogix мы сможем превратить все это в услугу, которая поможет нашим клиентам и другим бизнес-подразделениям NHS», — сказал Рейнольдс.

Полученные результаты

«Если бы у меня не было Metalogix, я бы не смог делать то, что умею. Финансовые данные, которые мы переместили, по-прежнему будут храниться на почти не работающем сервере. Если бы мне пришлось переместить такой объем данных с количеством папок и подструктур, у двоих из нас работы хватило бы на месяц».

«Правильный инструмент окупается за несколько недель. Вам не нужны люди, которые будут сидеть и крутить ручку, чтобы убедиться, что она работает. Metalogix обладает невероятной гибкостью, позволяющей развиваться в постоянно меняющемся пространстве, и мы знаем, что Metalogix может выполнять поставленные задачи снова и снова, и мы всегда можем наблюдать за аудитом. У нас есть доверие и вера», — сказал Рейнольдс.

Продолжая свой путь к облаку, AGEM смотрит в будущее и инвестирует в команду Office 365, ориентированную на клиентов, для развертывания решений для клиентов, чтобы они могли быстро приступить к работе.

Они хотят использовать свой опыт работы с Metalogix и превратить его в услугу для своих клиентов. Теперь они могут рационализировать данные, находить мусор, которым они являются, и перемещать только то, что необходимо. Команда AGEM Office 365 стала более гибкой и способна реагировать на события более эффективно и результативно, что позволяет им сосредоточиться на своей основной роли.

«Сейчас мы рассматриваем множество других способов использования решений Metalogix. Мы распространяем информацию и хотим, чтобы другие люди получали такую же отдачу от инвестиций, как и мы», — сказал Рейнольдс. «Я действительно верю в Essentials для Office 365. Он хорошо работал и работает до сих пор».

Используя набор инструментов Microsoft 365, AGEM может эффективно сотрудничать и предоставлять услуги в разных географических точках.

Используя Teams, можно привлечь технических специалистов, когда они необходимы в момент наибольшей отдачи.

Прочитать полное тематическое исследование