Решения для интеллектуального ввода данных расширяют функциональные возможности SharePoint и повышают ценность бизнеса логистической компании.

Опубликовано 11 июля 2018 г.

Резюме

Как логистическая компания, работающая над улучшением потребностей своих клиентов в транспортировке и управлении цепочками поставок, MIQ столкнулась со сложной ситуацией с обработкой документов, которую им нужно было улучшить. Работая в 80 странах и между ними, мы ежедневно получали сотни счетов за перевозку. Они искали способ автоматизировать ввод данных о фрахтовых счетах и внедрить хранилище документов, чтобы упростить процессы оплаты. Кроме того, MIQ искала решение, которое они могли бы реализовать самостоятельно и управлять им самостоятельно.

Вызов

Счета-фактуры, полученные от разных операторов связи, имели ограниченное сходство содержания — около 90% из них отличались друг от друга. Это привело к тому, что было затрачено большое количество ручных усилий на сопоставление счетов-фактур с отгрузками и ввод данных счетов-фактур. Эти ручные задачи были неэффективны и подвержены ошибкам. Процесс заключался в распечатке отправленных по электронной почте счетов, написании от руки ключевой информации на каждом, маршрутизации их по различным отделам, а затем сортировке и размещении в картотеках. Мало того, что это отнимало много времени у сотрудников, так еще и очень затруднило поиск исходных документов. Кроме того, эти задачи увеличили время обработки дебиторской задолженности, что отрицательно сказалось на движении денежных средств.

Недельное первоначальное консультирование определило не только то, как в настоящее время работают существующие процессы в MIQ, но и то, на какую эффективность они рассчитывали. Зия, партнер Ephesoft, определил, что MIQ нужна система, которая была бы очень простой для конечных пользователей. MIQ требовалась возможность сканировать счета, применять теги метаданных, которые будут перенесены в SharePoint, и уведомлять соответствующие отделы о том, что документы готовы для проверки.

Стратегия

Фармацевтическая компания определила Ephesoft Smart Capture как идеальное решение благодаря его способности автоматически классифицировать, разделять, сортировать и извлекать данные из бумажных, факсимильных и электронных документов. Сотрудники MIQ отправились в Боулдер, штат Колорадо, для недельного обучения решениям, чтобы обеспечить успешное внедрение и направить руководство по использованию. MIQ, Ephesoft и Zia совместно разработали идеальный подход к удовлетворению своих потребностей в ECM с помощью расширяемости SharePoint от Ephesoft.

Компания Ephesoft совместно с партнером Zia разработала подход к управлению документами, исключающий ручную обработку файлов. Было принято решение о двухэтапной реализации для двух разных сегментов бизнеса. В течение трех месяцев первая фаза проекта включала создание системы с надежными функциями, которые по-прежнему были просты в использовании, включая возможности захвата Ephesoft. Второй этап был введен в действие в течение еще трех месяцев. Теперь у MIQ было именно то решение для обработки документов, которое они искали, используя решения Ephesoft по вводу данных для оптимизации бизнес-процессов.

Мы смогли снизить риск потери документов, количество времени, затрачиваемое на поиск и регистрацию документов, количество ошибок при вводе данных и время, необходимое нам для оплаты нашим перевозчикам.

Эми Франклин (старший бизнес-аналитик, MIQ Logistics)

Полученные результаты

После внедрения Ephesoft Smart Capture в свою систему управления документами компания MIQ добилась значительных результатов. Бумаги сканируются, электронные письма загружаются непосредственно в Ephesoft, а заметки записываются там для легкого доступа к соответствующим отделам. После внедрения автоматизации количество ошибок при вводе данных уменьшилось, а то, что было обработано и получено, теперь прозрачно. Метаданные помечаются в Ephesoft и отправляются в SharePoint посредством надежной интеграции, что упрощает поиск и сокращает время поиска документов. Поскольку система теперь работает быстрее, перевозчики получают оплату раньше, что приводит к улучшению денежного потока.

«Мы смогли снизить риск потери документов, количество времени, затрачиваемое на поиск и регистрацию документов, количество ошибок при вводе данных и время, необходимое нам для оплаты нашим перевозчикам», — сказала Эми Франклин, Старший бизнес-аналитик в MIQ Logistics. Решение так хорошо сработало для MIQ, что теперь они планируют третий этап для дальнейшего улучшения своих процессов.

Прочитать полное тематическое исследование