Loacker оцифровывает процессы на основе документов с помощью d.velop и Microsoft 365

Резюме

За последние 90 лет Loacker превратилась из небольшой региональной кондитерской в всемирно известный бренд, продукция которого радует людей более чем в 100 странах. С более чем 1000 сотрудников, производящих более 957 миллионов сладостей в год, компания фокусируется на том, чтобы предлагать своим потребителям чистые и полезные натуральные продукты.

Лоакер работал с d.velop над созданием системы управления документами (DMS), интегрированной с SAP и основанной на Office 365 и SharePoint. С помощью решений и адаптеров d.velop система позволяет пользователям отображать цифровые файлы и цифровые процессы. Это экономит затраты, повышает прозрачность и значительно сокращает время обработки.

Система отвечает не только требованиям законодательства, но и философии компании «Разделяй и работай вместе».

Вызов

Поскольку информация поступала из разных каналов, таких как SAP ERP, электронная почта и бумажные документы, Loacker не мог централизованно управлять ею. Кроме того, компания хранила информацию в разных системах, так что сотрудникам приходилось тратить много времени, чтобы получить полный обзор.

Важные процессы по-прежнему были аналоговыми и требовали много ручного труда. В результате компания захотела оцифровать эти процессы, в том числе процессы расчетов с поставщиками (например, обработку счетов), которые должны были соответствовать особым юридическим требованиям в Италии.

Уже существовала проприетарная DMS, но она не получила широкого распространения. Loacker хотел создать подходящую DMS в своей динамично развивающейся компании, ориентированной на международный рынок. Им требовалось, чтобы DMS легко интегрировалась в ведущую SAP ERP. Они также хотели включить полную, юридическую и прозрачную оцифровку всех документов в виде файлов клиентов, файлов поставщиков, файлов заказов, технических документов и т. д. Исходя из этого, Loacker хотел всесторонне спроектировать цифровые бизнес-процессы, предоставить документы для клиентов и оптимизировать внутреннее сотрудничество.

Согласно идеям Лоакера, новая DMS должна способствовать дальнейшему продвижению внутренней идеи «Разделяй и работай вместе». Кроме того, в проекте была важна тема оформления документов в соответствии с требованиями соответствующих стран.

Стратегия

Чтобы оцифровать внутреннее администрирование Loacker и успешно завершить проект, d.velop и компания разработали стратегию еще до старта проекта.

Office 365 и особенно SharePoint стратегически используются для общения в Loacker. Поэтому они решили построить внутреннюю сеть и управление документами Loacker на этой платформе.

Эти услуги должны были быть доступны пользователям в виде центральной и современной системы, обеспечивающей совместную обработку документов и согласованные цифровые бизнес-процессы.

Проект начался с переноса существующей системы ECM на SharePoint/O365; впоследствии группа выполнила интеграцию SharePoint/O365 в SAP ERP для отображения соответствующих файлов в контексте процесса SAP.

Исходящие документы из SAP автоматически сохраняются в SharePoint с соответствующими метаданными. Входящие бумажные документы, такие как счета, сканируются и также сохраняются в SharePoint. Электронные письма можно быстро сохранять с помощью перетаскивания с помощью боковой панели d.velop.

С d.velop для Microsoft 365 информация в SharePoint консолидируется в контексте. Например, система создает файл клиента, файл поставщика или файл материала и обеспечивает доступ ко всей соответствующей информации о клиенте.

Благодаря тесной интеграции с SAP пользователи могут в любое время переходить из SAP к соответствующим документам или файлам в SharePoint.

Кроме того, команда реализовала процесс расчета кредиторской задолженности. Он позволяет хранить счета и находить их централизованно в SharePoint. Компонент рабочего процесса управляет процессом проверки и утверждения и обеспечивает беспрепятственный обмен связанными метаданными с системой SAP.

И последнее, но не менее важное: команда установила Office 365, SharePoint и d.velop для Microsoft 365 в качестве платформы для архивирования, защищенного от аудита.

Полученные результаты

После успешной реализации проекта команда определила, что они не только оптимизировали бизнес-процессы, но и значительно сократили количество изолированных решений. Еще одно преимущество заключается в том, что компания Loacker добилась целостного использования стратегически размещенного Office 365 в масштабах всей компании. Ключевые пользователи и сотрудники получают непосредственную выгоду от проекта. У них есть доступ к сотням тысяч документов в любое время и из любой точки мира, что дает им немедленную возможность предоставлять информацию и значительно сокращает время поиска документов поставщиков и клиентов.

Цифровая проверка и утверждение входящих счетов с помощью глубоко интегрированного с SAP решения d.velop обеспечивает юридическую регистрацию в соответствии с законодательством соответствующей страны и специальными функциями в области цифровых счетов (FatturaB2B). Кроме того, последовательно цифровой процесс обеспечивает прозрачное получение счетов до оплаты и значительно сокращает время обработки при проверке счетов.

Прочитать полное тематическое исследование