Резюме
Благотворительная организация в области биологических наук, занимающаяся улучшением здоровья человека за счет повышения эффективности научных исследований на ранних стадиях, обратилась к Proventeq за помощью в переходе на Microsoft 365. Организация хотела отказаться от своей системы Documentum ECM и воспользоваться преимуществами функциональных возможностей, мобильности и повышенной безопасности, предлагаемых сервисами Microsoft 365, такими как SharePoint, OneDrive для бизнеса и Teams. Этот рассчитанный на год проект по миграции и внедрению Office 365 позволяет благотворительной организации в области медико-биологических наук сотрудничать со своими научными и благотворительными партнерами, защищая при этом интеллектуальную собственность в своих исследованиях.
Вызов
В то время как благотворительная организация по биологическим наукам имела ECM-систему Documentum, у их пользователей не было мотивации для взаимодействия с ней. Они сочли обременительным доступ к документам в исходной системе из-за ограничений и предварительной подготовки.–реквизиты для плагинов и программного обеспечения браузера. Пользователям также требовалась более сетевая среда, в которой они могли бы совместно использовать и совместно работать в виртуальных рабочих пространствах, доступных из любого места и из нескольких начальных точек (например, приложений Office 365, приложений iOS, браузеров и т. д.).
Кроме того, организация хотела сократить расходы на лицензирование, инфраструктуру и поддержку, связанные с наличием системы управления контентом.
Они поняли, что пора что-то менять. Однако переход от устаревшей локальной системы к Office 365 сопряжен со своими проблемами.
Потребуется значительная реструктуризация файловых систем и процессов, чтобы привести их в соответствие с тем, как записи должны храниться и получать к ним доступ в SharePoint. Кроме того, для проекта потребуются строгие сроки миграции, чтобы предотвратить дополнительные расходы из-за затрат на продление лицензии и поддержки Documentum.
Миграция с Documentum будет непростым процессом из-за проблем, связанных с проприетарными форматами и метками из исходных местоположений. Это включало тесную интеграцию систем управления интеллектуальной собственностью благотворительной организации с активами, хранящимися в Documentum, что требовало обновления для переноса. Кроме того, бизнес-процесс зависел от внешних систем, тесно интегрированных с документами, хранящимися в Documentum.
Стратегия
Благотворительная организация в области наук о жизни обратилась к Proventeq за помощью в этом проекте миграции и внедрения. В рамках целостной стратегии внедрения Office 365 проектная группа разработала надлежащие планы управления проектом, согласованные и реализованные обеими сторонами. Они настроили необходимое управление в Office 365 и разработали четкий и эффективный план коммуникаций и обучения, чтобы гарантировать успешное внедрение Office 365.
Команда перенесла весь корпоративный контент из шкафов в системе Documentum на специально подготовленные сайты отделов в SharePoint, а весь пользовательский контент переместил в свои индивидуальные распределения OneDrive.
Команда проекта обеспечила безопасность контента, переведя политики безопасности (в соответствии со строгими нормативными требованиями для финансового отдела и отдела кадров) из Documentum в SharePoint.
Они предоставили удобный интерфейс для всех пользователей, который включал возможность совместного редактирования документов и использование интегрированных решений для автоматической пометки контента, особенно для юридического отдела.
Они создали специальную область для команды проектов, чтобы работать над активными и закрытыми проектами., вместе с пользовательскими компонентами SPFx для облегчения работы с проектами. Развертывание Microsoft Teams для этих проектов предоставило пользователям платформу для улучшения совместной работы над проектами.
Чтобы обеспечить целостность данных, команда устранила повреждение данных в источнике с помощью Proventeq Migration Accelerator, а также обновила сторонние системы, интегрированные в Documentum (например, платформу управления интеллектуальной собственностью).
Переход на Office 365 был ключевым компонентом нашего текущего плана по централизации и улучшению доступности, а также получению более значимой информации из наших деловых и научных данных. Работая в тесном сотрудничестве с Proventeq в качестве нашего технического партнера, мы смогли уверенно перейти с нашей устаревшей платформы управления контентом на Office 365.
(ИТ-менеджер, бизнес-услуги, )
Полученные результаты
Благотворительная организация медико-биологических наук наблюдает улучшение совместной работы и соответствия системы управления документами, поскольку SharePoint и Microsoft Teams в сочетании с пакетом Office 365 создают виртуальное рабочее место, где команды могут встречаться, сотрудничать и выполнять задачи., и работать с документами из централизованного репозитория. SharePoint позволяет сотрудникам получать доступ к бизнес-контенту из любого места и из нескольких начальных точек.
Благодаря переходу на Office 365 благотворительная организация, занимающаяся медико-биологическими науками, смогла добиться значительной экономии средств. (до 60%) за счет сокращения расходов на лицензирование, инфраструктуру и поддержку.
Теперь организация имеет более простое и мощное администрирование и управление в сочетании с положениями о предотвращении потери данных для защиты своих академических исследований.
