Торговая группа со 100-летней историей использует SharePoint, Power BI и Flow для модернизации внутренних процессов.

Опубликовано 14 января 2019 г.

Резюме

Jewellers of America, нью-йоркская ассоциация участников со столетней историей, использовала приложения Office 365, включая SharePoint, Power BI и Flow, для упрощения цифровой трансформации организации. Организация обладала многочисленными ручными процессами, а также несколькими линиями баз данных бизнес-приложений, которые, по их мнению, могли быть интегрированы более эффективно, чем в настоящее время. Ювелиры Америки обратились к Longi Engineering за внедрением решений Microsoft 365 для модернизации этих процессов.

Вызов

Полагаясь на множество устаревших и ручных процессов, компании Jewellers of America необходимо было модернизировать свои бизнес-процессы и базы данных бизнес-приложений. Их бизнес-процессы, которые необходимо было обновить, включали возможность сотрудничать с более чем 2000 членами ювелирных организаций, расположенных по всему миру. Организация также должна была иметь возможность предоставить руководителям и членам правления визуализацию, отражающую рост их членства, а также их финансовую жизнеспособность. Благодаря модернизированным процессам организация стремилась:

– Получите статистическую и графическую информацию о своей базе данных членства в SQL Server.

– Предоставьте руководителям и членам совета директоров графическое представление этих данных.

– Сравните финансовые показатели финансового года с предыдущими финансовыми годами, а также проанализируйте бюджет по отделам.

– Эффективно управлять ручными процессами, такими как запросы на отгулы и утверждение компенсационного времени.

Стратегия

При выборе решения рассматривались альтернативные продукты бизнес-аналитики, однако способность Power BI к интеграции и общая ценность быстро сделали его фаворитом среди лиц, принимающих решения. Как только было определено, что Power BI может интегрироваться в базу данных бизнес-членов, систему учета Dynamics GP, а также отображать информационные панели/визуализации, обновляющиеся в режиме реального времени в SharePoint, было окончательно принято решение об использовании Power BI.

Отдел членства потратил много человеко-часов на выполнение запросов к базе данных и обновление электронных таблиц Excel со статистикой, связанной с членством. Эти данные, хранящиеся в SQL Server, были отличным кандидатом для интеграции с Power BI. Как только было установлено подключение к шлюзу Power BI через сервер бизнес-приложений, данные о членстве были беспрепятственно считаны, и были созданы многочисленные визуализации, позволяющие сравнивать данные о членстве за разные финансовые годы.

Финансовый директор и бухгалтерия давно искали способ определить, соответствуют ли их расходы суммам, заложенным в бюджете в течение финансового года. Интеграция с Power BI позволила создать панель мониторинга, на которой они могли легко просматривать дебиторскую и кредиторскую задолженность и остатки денежных средств в режиме реального времени.

В дополнение к функциям бизнес-аналитики существовало несколько рабочих процессов, которые организация стремилась автоматизировать и оптимизировать. Двумя из этих рабочих процессов были процесс запроса на отгул и процесс запроса компенсации. Эти процессы требовали, чтобы сотрудники заполняли форму, распечатывали ее, подписывали и приносили форму своему руководителю для подписи. После этого они приносили форму лицу, ответственному за отслеживание/управление отгулами.

Эти ручные процессы хорошо подходят для автоматизации процессов с помощью форм/списков SharePoint и Flow. Была реализована форма SharePoint, позволяющая сотрудникам вводить запрошенный отпуск. После отправки был инициирован поток, который автоматически определял менеджера отправителя запроса и отправлял ему электронное письмо с просьбой утвердить или отклонить запрос из Outlook, даже не входя в SharePoint. После утверждения менеджером запрашивающая сторона и лицо, ответственное за ведение данных, были уведомлены по электронной почте. Все выходные автоматически обновлялись в списке SharePoint в результате взаимодействий.

Полученные результаты

SharePoint, Power BI и Flow сформировали мощное ядро бизнес-приложений, которые Jewelers of America надеется использовать, чтобы помочь им продолжать предоставлять превосходные услуги своим глобальным участникам.