Фонд Университета штата Айова организует жизненно важное финансирование для будущих новаторов с помощью Adobe Sign и решений Microsoft.

Резюме

Одной из самых больших целей для всех университетов является создание среды, которая способствует обучению и успеху студентов. Школы достигают этого, предоставляя передовые средства, инновационные исследовательские возможности и лучших консультантов преподавателей. Щедрые пожертвования являются одним из ключей к достижению этих целей, сохраняя при этом двери открытыми для любого студента, стремящегося учиться, независимо от его финансового положения.

Фонд Университета штата Айова (ISU) — это организация, занимающаяся сбором средств для поддержки студентов, преподавателей, зданий и программ Университета штата Айова. Подарки, сделанные ISU через фонд, оказали значительное влияние на университетский опыт: от стипендий и профессорских должностей, которые помогают привлекать и удерживать преподавателей, которые оказывают влияние в своих областях, до стипендий, которые помогают студентам сосредоточиться на учебе.

«Фонд Университета штата Айова — это гораздо больше, чем просто организация по сбору средств для ISU, — говорит Дэйв Талакер, доктор философии, старший директор по ИТ-операциям и сетевой безопасности. «Мы также работаем с донорами и университетом, чтобы убедиться, что щедрые пожертвования доноров используются так, чтобы они были значимы для них. Семья может захотеть почтить жизнь выпускника ISU и любителя животных пожертвованием Колледжу ветеринарной медицины. Мы работаем с Колледжем, чтобы убедиться, что подарок может быть использован для оказания немедленного воздействия на студентов, учителей и общество».

Ключом к развитию значимых и полезных подарков является четкое общение. Это включает в себя общение с донорами, ГИП и любыми другими заинтересованными сторонами, а также со сторонами, участвующими в обеспечении соблюдения этих денежных пожертвований. В результате каждое пожертвование включает в себя большое количество уникальных документов и подписанное одобрение многочисленных заинтересованных сторон.

В рамках более крупной инициативы по автоматизации и цифровому преобразованию фонд решил, что внедрение решения для электронной подписи может помочь модернизировать и оптимизировать этот рабочий процесс соблюдения требований доноров. Adobe Sign, решение для электронной подписи в Adobe Document Cloud, быстро интегрировалось в рабочие процессы, сократило время обработки и соответствие требованиям, а также сократило количество отходов.

«Adobe Sign — это основа нашего нового цифрового рабочего процесса, — говорит Талакер. «Благодаря тесной интеграции с существующими инструментами и процессами Microsoft мы максимизируем инвестиции и очень быстро получаем отдачу».

Вызов

Самые значительные пожертвования начинаются с личных визитов к сотруднику по развитию фонда. Сотрудник по развитию сотрудничает с донорами в том, что для них важно и какой подарок они могут захотеть сделать. Затем за дело берется отдел соблюдения требований доноров, который оформляет эти пожелания в соглашение о дарении донора. В зависимости от типа и масштаба пожеланий донора соглашение может пройти через офисы деканов колледжей, руководителей программ и профессоров, прежде чем получить одобрение от высшего руководства фонда. Наконец, соглашение отправляется донору для подписания.

До появления Adobe Sign соглашения распечатывались на бумаге и систематически рассылались по почте каждому заинтересованному лицу. Соглашения могут задерживаться, поскольку они направляются через внутренние почтовые системы университета, или они могут лежать на столе в загруженное время. В результате получение одобрения от всех сторон может занять недели, а среднее время обработки — 81 день.

«Каждый день, когда подарок задерживался, был днем, когда студент не получил необходимых услуг или лаборатория осталась без важного оборудования», — говорит Талакер. «В крайнем случае, если соглашение с донором было отложено слишком долго, донор может потерять интерес к пожертвованиям для ISU. Это было особенно важно в тех случаях, когда жертвователь хочет оказать немедленное влияние или сделать дар, способный преобразить человека. Нам нужно было оптимизировать рабочий процесс соглашения и лучше использовать эти возможности для поощрения пожертвований».

Стратегия

И внутренние команды, и сами доноры начали просить о лучшем способе обработки этих соглашений. С помощью Adobe Sign группа по обеспечению соответствия донорам теперь отправляет электронные копии соглашений непосредственно в почтовый ящик заинтересованной стороны. Подписанты могут просматривать и подписывать соглашения за считанные минуты, без необходимости загружать дополнительные приложения или настраивать специальную учетную запись. Цифровые соглашения могут быть отправлены одновременно нескольким подписывающим сторонам, что сокращает время обработки, если одна подписывающая сторона задерживается с подписанием соглашения. Переход на электронные документы также помог команде сократить расходы и отходы, связанные с печатью. С момента внедрения Adobe Sign команда сократила объем печати на 30%.

«Благодаря Adobe Sign мы экономим более 13 дней в среднем на сроках выполнения работ, — говорит Талакер. «Вместо того, чтобы тратить свое время на отслеживание и выполнение соглашений, команды могут сосредоточить свое время на работе с большим количеством доноров и заключении большего количества соглашений. Доноры также ценят простоту электронных подписей, и мы наблюдаем устойчивую тенденцию к росту использования электронных подписей среди всех доноров».

Одной из причин того, что Adobe Sign оказывает такое большое влияние на фундамент, является его важная интеграция с решениями Microsoft, включая Microsoft SharePoint, Microsoft Teams и Microsoft Flow. При рассмотрении решений для электронной подписи ключевое значение имела совместимость с этими критически важными для бизнеса решениями Microsoft.

«Adobe Sign был единственным найденным нами решением, которое имело четкое представление об интеграции в существующие рабочие процессы Microsoft, — говорит Талакер. «Мы используем знакомые инструменты, чтобы делать больше и работать быстрее. У нас были хорошие отношения как с Adobe, так и с Microsoft, поэтому мы знали, что их партнерство — это то, на что мы можем положиться».

Microsoft SharePoint активно используется в организации для организации и обмена информацией о донорах. До появления Adobe Sign администраторы часами тщательно вводили все сведения о подарках в файлы в SharePoint и обновляли статус рабочего процесса на каждом этапе, чтобы отслеживать статус соглашения.

Благодаря интеграции с Adobe Sign соглашения теперь автоматически загружаются в SharePoint. Adobe Sign автоматически отслеживает статус каждого соглашения, и сотрудники могут быстро проверить этот статус непосредственно в записи SharePoint. Автоматизация не только сокращает время, затрачиваемое на администрирование, но и уменьшает количество ошибок, связанных с ручным вводом.

С помощью запланированных средств автоматизации Microsoft Flow соглашения будут автоматически загружаться в библиотеки документов, доступ к которым можно получить с помощью Microsoft Teams. Это позволяет персоналу быстро проверить соглашение в контексте соответствующего сайта и канала группы. Сотрудник по развитию может быстро информировать спонсора о статусе соглашения без необходимости постоянно отправлять по электронной почте группе соответствия донора для получения обновлений. Менеджеры могут проверить статус всех активных соглашений для всей своей команды на одной вкладке. Microsoft Flow также позволяет сотрудникам настраивать автоматические оповещения на разных этапах рабочего процесса, например, если они хотят получать уведомления после подписания соглашения высшим руководством.

Благодаря партнерству между Adobe и Microsoft развертывание и интеграция Adobe Sign также прошли безболезненно. Хотя изначально фонд использовал медленный и осторожный подход к развертыванию, он обнаружил, что Adobe Sign также хорошо подходит для быстрого развертывания без необходимости длительных обсуждений и обучения. Команды могут работать с Adobe Sign с помощью знакомых инструментов Microsoft, что значительно снижает затраты на обучение. Adobe Sign также обладает высокой гибкостью, что позволяет Талакеру и его команде быстро вносить изменения и корректировать рабочие процессы в соответствии с потребностями команд на основе реальных отзывов команд.

Общение между командами с помощью PDF

Помимо работы с Adobe Sign, фонд использует другое решение Adobe Document Cloud, Adobe Acrobat Pro DC, во многих командах и процессах. Коммуникационная группа использует Adobe Acrobat в сочетании с платформой управления работой Workfront для автоматизации рабочих процессов проверки и утверждения. Сначала команда использует приложения Adobe Creative Cloud, такие как Adobe InDesign CC и Adobe Illustrator CC, для создания контента, включая отчеты, графику, печатную и веб-рекламу. Затем команда выводит контент в формате PDF на Workfront, где он автоматически направляется заинтересованным сторонам для просмотра и утверждения.

«Нам нравится использовать Adobe Acrobat и PDF для рецензий, потому что они предоставляют нам универсальный формат, к которому любой может легко получить доступ», — говорит Райан Петерсон, старший директор творческих служб Фонда Университета штата Айова. «Используя инструменты комментирования, люди могут добавлять свои комментарии прямо в PDF-файл, что значительно упрощает для создателей сбор отзывов и ответы на них».

Другие команды используют Adobe Acrobat из-за его возможности аннотировать и редактировать информацию в записях. Когда бухгалтерия получает данные о денежных переводах или формы доноров в защищенном формате PDF, она использует Adobe Acrobat для редактирования личной информации. Затем группа бухгалтеров добавляет информацию в PDF, что помогает группе учета точно вводить данные во внутреннюю систему обработки изображений и систему управления взаимоотношениями с клиентами.

Полученные результаты

В то время как Фонд Университета штата Айова впервые начал использовать Adobe Sign в рабочих процессах соблюдения требований доноров, использование Adobe Sign быстро распространилось на другие процессы, включая форму маршрутизации предложений, а вскоре появятся и формы обещаний. В формах маршрутизации предложений может участвовать более пяти подписывающих сторон, но в тестах Adobe Sign показал себя очень успешно даже в этих сложных рабочих процессах.

«Мы не могли предсказать, что Adobe Sign станет настолько успешным в нашей организации, — говорит Талакер. «Существует неудовлетворенный спрос на технологии, и как только люди узнают об этом, они стучатся в наши двери и просят начать использовать Adobe Sign для оптимизации своих процессов. Интегрируя Adobe Sign в существующие рабочие процессы Microsoft, мы значительно упрощаем работу людей, чтобы мы могли быстро обрабатывать пожертвования и гораздо быстрее начать оказывать влияние на людей в Университете штата Айова».

Результаты включают следующее:

• Ускорение передачи средств получателям за счет сокращения сроков одобрения на 13 дней
• Сокращение печати приводит к снижению затрат и меньшему количеству отходов бумаги
• Использование интеграции с Microsoft для уменьшения количества ошибок и ручных административных задач
• Простое развертывание с гибкими рабочими процессами, выполняемыми с помощью знакомых инструментов

Прочитать полное тематическое исследование