Фирма по обслуживанию данных из Алабамы использует SharePoint Online — и юмор — для устранения разрозненности, обеспечения прозрачности и продвижения своих ценностей.

Imaging Business Machines (ibml) производит сканеры — сканеры, которые используются в 80 процентах лучших почтовых отделений мира и могут считывать данные с точностью 95 процентов с помощью программного обеспечения, управляемого искусственным интеллектом. Системы ibml могут сканировать, классифицировать документы по типу, извлекать до 30 полей, отправлять извлеченные данные в базу данных SQL и решать, в какой карман поместить документ в конце — и все это со скоростью 750 страниц в минуту.

Имея штаб-квартиру и производственные мощности в Бирмингеме, штат Алабама, и региональные офисы в Констанце, Германия, и Гилфорде, Великобритания, компания ibml работает в 48 странах и насчитывает 226 сотрудников, некоторые из которых работают там почти два десятилетия.

Теперь, после 25 лет работы, руководство компании и ее бизнес-модель меняются.

После перехода от давней собственности семьи Мерфи к частной инвестиционной компании Мартин Берч стал президентом и главным исполнительным директором. С прицелом на рост, операционную зрелость и совершенствование, два года спустя ibml пригласила Дона Монистере в качестве главного операционного директора, чтобы помочь в этом отношении и превратить ibml в поставщика технологических решений. На сегодняшний день Birch и Monistere представляют собой непреодолимую силу, и невероятная команда ibml готова к росту. Как говорит Монистер, «ibml уже была поставщиком высокотехнологичных решений. Ключевые члены руководства и большая часть руководства просто еще не знали об этом».

Истечение тайм-аута в обычном режиме

Ранее Берч и Монистер обсуждали, как лучше всего переориентировать ibml на предложения «как услуга». Но многолетний опыт, который дает компании преимущество, также сдерживал ее от этого роста.

«Мартин сказал, что компания столкнулась с некоторыми проблемами из-за того, как она всегда поступала», — говорит Монистер. «Многие из этих проблем можно было бы решить, если бы все объединились и занялись тем, чего мы пытаемся достичь, как одна команда, работающая над достижением одной цели. Когда у вас есть люди, разрозненные и занимающиеся своими делами, это напрасные усилия».

Когда появился Monistere, у ibml была интрасеть, построенная на том, что тогда называлось IBM Connections. Там была вся информация — формы отдела кадров, документы о процессах и процедурах, некоторые новости компании, — но пользовательский интерфейс был неуклюжим и громоздким. В результате сотрудники практически перестали пользоваться интранетом.

ibml приняла Microsoft 365, но не использовала его в полной мере. Например, когда Monistere появился на сцене, люди только начинали изучать то, что может предложить Microsoft Teams, но было мало управления или указаний о том, как и когда создавать сайты Teams или даже о том, следует ли обмениваться документами в Teams или непосредственно в SharePoint.

Итак, ibml нажала на тормоза, взяла битку и бросила вызов статус-кво. Monistere и группа по архитектуре предприятия под руководством Джорджа Генри нажали кнопку тайм-аута, чтобы переосмыслить, как лучше всего способствовать внутреннему общению и возможностям совместной работы ibml. После многих часов работы с корпоративной архитектурой, маркетингом и исполнительным руководством появилась новая стратегия. Это было хорошо проведенное время.

Переориентация стека технологий ibml

Monistere и Birch решили сосредоточиться на четырех тесно интегрированных инструментах:

• Решение для управления взаимоотношениями с клиентами
• Платформа бухгалтерского учета
• SharePoint
• Microsoft 365 для совместной работы

Главный операционный директор завершил сопоставление содержимого Connections и Lotus Notes с Microsoft 365 в конце 2019 года. Сейчас идет процесс переноса всей этой информации в новую современную интрасеть на основе SharePoint. Новая интрасеть на основе SharePoint станет интрасетью и коммуникационным центром ibml. Фактически, SharePoint стал важной частью корпоративного планирования ibml.

«Если кто-то использует SharePoint лучше, чем мы, я хочу это видеть, — говорит Монистер, — потому что мы делаем его краеугольным камнем того, чего хотим достичь, от совещаний по стратегическому планированию до совещаний высшего руководства. Если у вас есть доступ к нашей целевой странице интрасети, вы можете увидеть все, что делают все. Он объединяет всю рабочую силу, чтобы мы могли разрушить стены между командами».

Интеллектуальная интрасеть способствует общению и повышает прозрачность

Компания Monistere спроектировала и построила интрасеть ibml, используя единый коммуникационный сайт с подключением по гиперссылке к сети сайтов Teams и управлением для руководителей групп и менеджеров по их настройке и использованию. Эта домашняя страница коммуникационного сайта является универсальным магазином ibml для:

• Часы работы.
• Календарь компании.
• Новости и мировое время для американских, британских и немецких офисов ibml.
• Раздел «Слава», где работники могут узнать о героях месяца компании и отметить события и достижения своих коллег.
• Быстрые ссылки, целая страница ссылок на все, что им нужно.
• Справочные билеты.
• Библиотека документов, в которой реализованы все классические сильные стороны SharePoint, такие как управление версиями и возврат и извлечение файлов, а также документы в согласованном знакомом шаблоне.
• Get Social, центр социальных сетей компании, похожий на Facebook, построенный на Yammer, где люди делятся семейными фотографиями, спортивными новостями и историями.
• Отделы, обеспечивающий быстрый доступ ко всем бизнес-подразделениям ibml. Например, сайт отдела кадров предоставляет доступ к платежной ведомости, формам отдела кадров, информации о льготах, справочнику сотрудников и даже ящику для предложений. На сайте Marketing сотрудники могут получить доступ к стандартам бренда ibml и маркетинговым материалам.
• Годовой стратегический план, который включает сам план, а также ежеквартальные обзоры исполнительного руководства. Как свидетельство стремления ibml к прозрачности, эти обзоры открыты для всеобщего обозрения. Немногие компании осмелятся опубликовать такую информацию о лидерах, но ibml не упускает возможности. Бёрч и Монистер хотят, чтобы сотрудники видели, как ведет себя руководство, придерживаясь (или нет) ценностей компании и работая над корпоративной стратегией. Монистер описывает это стремление к прозрачности как «очень необычное и очень популярное».

Коммуникация и прозрачность обязательны для ibml. Чтобы обеспечить их, руководство и различные межфункциональные группы теперь создают и поддерживают линии связи на нескольких уровнях, все из которых находятся в новой интрасети. Например, Берч пишет «The Monthly», а Монистер пишет «The Weekly», что очень привлекает сотрудников ibml. Эта тактическая колонка с обзором недели всегда включает миссию, видение и ценности компании, выделенные цветом компании и заметные на большинстве страниц. Как говорит Монистер: «Если мы не придерживаемся наших ценностей, мы не те, за кого себя выдаем». Его цель состоит в том, чтобы подчеркнуть основные ценности компании настолько широко, чтобы любой сотрудник, если его попросить, мог бы мгновенно рассказать о них.

Работа на всех этих сайтах свидетельствует о стремлении ibml к открытому общению и акценте на миссии, видении и целях компании. «Каким бы ни было сообщение, если вы не устали его говорить, значит, вы говорите недостаточно», — говорит Монистер.

Разработка корпоративной стратегии с помощью Microsoft Planner

Интранет ibml на основе SharePoint тесно интегрирован с другими приложениями Microsoft 365, включая Microsoft Word, Excel и Planner. На самом деле, для каждой стратегии, опубликованной исполнительным руководством во внутренней сети компании, существует страница Планировщика. «Мы активно используем этот инструмент, чтобы общаться со всеми, кто работает и сосредоточен на том, чего мы пытаемся достичь», — говорит Монистер. «Наша группа по архитектуре предприятия и, в частности, наш вице-президент по EA, упомянутый ранее Джордж Генри, стали де-факто «создателями команд» в SharePoint, чтобы гарантировать, что мы используем набор инструментов наиболее интегрированным образом и в соответствии с передовыми методами».

Например, если люди хотят узнать больше о корпоративной стратегии компании на определенный год, они могут сделать это в интрасети, а затем перейти по ссылке в Planner, чтобы увидеть, какие задачи и вехи компания выполнила на пути к своим целям на финансовый год. Задачи перетекают из этих стратегических планов верхнего уровня в Microsoft To Do для отдельных участников, которые затем могут выполнять их. Таким образом, список задач каждого человека каким-то образом связан с высшим уровнем корпоративной стратегии.

Чтобы помочь сотрудникам привыкнуть к сайту и эффективно его использовать, Monistere рассылала по всей компании электронные письма со ссылками на страницы интрасети по мере их запуска. Оттуда каждый выпуск его интранет-колонки «Еженедельник» включал видео из видеотеки Microsoft, например, как использовать Teams. Теперь люди требуют

«Еженедельник»; ждите новых записей на странице Kudos; и заблаговременно отправляйте анекдоты, забавные истории и истории своих детей в современную интрасеть ibml.

Юмор: ключ к успеху

Современный интранет ibml отражает индивидуальность и энергию «Birch\Monistere». Он информативен и функционален, но в то же время на страницах интрасети разбросано много веселья и юмора, что привлекает людей к важному контенту сайта.

Например, в нижней части домашней страницы есть небольшой раздел под названием «Шутки Бринта Харди о папе», в котором представлены все достойные стонов классические произведения, которые мы любим. Харди, многолетний инженер по решениям в ibml, написал такие классические вещи, как «Почему папа никогда не доверял лестнице? Они всегда что-то замышляли».

Еще один чрезвычайно популярный раздел — «G-Russselisms», который появляется на внутренней странице Get Social. Финансовый директор ibml известен такими «кантри-измами», как «Скунс есть скунс. Это не кошка с полосой на спине». G-расселизмы — это мощные инструменты лидерства, которые вовлекают сотрудников в обсуждение и интранет. Людям нравятся такие высказывания, как «Мы хороним себя заживо, чтобы доказать, что умеем пользоваться лопатой». На самом деле, они ожидают их — настолько, что, когда кто-то их слышит, они удостоверяются, что Monistere добавляет их в раздел.

С такими жемчужинами, которых можно с нетерпением ждать, кто не захочет ежедневно проверять интранет?

Показатели показывают широкую поддержку

Monistere использует простую анкету Net Promotor Score (NPS), созданную в Microsoft Forms, для оценки успеха современной внутренней сети ibml. Форма состоит из двух вопросов:

• Как у нас дела?
• Насколько вероятно, что вы порекомендуете нас другу или коллеге?

Результаты превзошли ожидания главного операционного директора. Говорит Монистер: «Нашей целью было повышение внутренней оценки NPS на пять пунктов. За первый год мы добились увеличения на 11 пунктов».

Монистер признает, что вся информация, появлявшаяся в интранете, вызывала у сотрудников определенный скептицизм. «Поначалу вся информация, которую мы предоставляли, считалась немного рискованной, — говорит Монистер. «Люди задавались вопросом: «Кто такой этот Дон и почему он пишет все эти вещи, которые я не думаю, что хочу знать?» Затем у людей появилась жажда того, что мы публиковали. Они начали запрашивать дополнительную информацию. Теперь они верят, что мы опубликуем все, что, по нашему мнению, им нужно знать. Это одна из причин, по которой мы так хорошо выступили в этом году».

Современный интранет становится лицом компании

К настоящему времени Монистер создал всю инфраструктуру SharePoint в ibml и написал большую часть контента, хотя сейчас он занимается обучением сотрудников отдела маркетинга, чтобы они вносили более весомый вклад. Кроме того, появились сторонники SharePoint, которые делают то же, что и Monistere. «Внезапно появляются страницы и списки Планировщика с моим именем, присвоенным вещам, которые я не создавал», — смеется он.

«Теперь, когда у нас достаточно контента, чтобы люди активно использовали интрасеть и чувствовали себя комфортно с набором инструментов, ibml сделает интрасеть домашней страницей компании. Все будет вестись с этой целевой страницы SharePoint», — говорит Монистер.

Современная интрасеть ibml, построенная на базе SharePoint, стала важной частью того, как компания общается, проводит собрания, организует рабочие процессы, а также создает и поддерживает свою культуру. Каждый сотрудник ibml может видеть, что сделали и делают его или ее коллеги и руководство компании для достижения целей и задач компании. Возможно, наиболее важно то, что современная интрасеть ibml помогла избавиться от разрозненности по мере того, как компания росла и масштабировалась. Кросс-функциональные группы общаются и сотрудничают в режиме реального времени, и Microsoft 365 позволяет это сделать.