Проект Lower Thames Crossing (LTC) наводит мосты между командами с помощью интрасети на основе Microsoft 365.

Автомагистрали Англии обслуживают и строят дороги, по которым проходит 35% всего трафика Англии по объему, и которые соединяют крупные города страны. Текущая схема Highways England - это переход Нижней Темзы (LTC), проект транспортной инфраструктуры с бюджетом от 5,3 до 6,8 млрд фунтов стерлингов.

(US$6,63 млрд и US$8,5 млрд), предназначенных для использования в районе Нижней Темзы к востоку от Лондона. По завершении 23,3 км (14,5 миль) новых дорог, 50 новых мостов и виадуков, а также два 4,3-километровых (2,5 мили) туннеля под Темзой, которые станут третьими по ширине такими туннелями в мире, грузовые автомобили из юго-восточных английских портов прямо в Лондон с востока.

Это масштабное предприятие началось в 2017 году как совместное предприятие трех отдельных компаний и 200 сотрудников. Когда начнется этап строительства, штат сотрудников увеличится до 14 000 человек. К моменту завершения проекта в 2027 году всех этих людей уже не будет. Учитывая эту экстраординарную ситуацию, Колин Шедден, ИТ-архитектор и операционный менеджер группы LTC из пяти человек для Highways England, должен был найти способ общаться, сотрудничать и сохранять институциональные знания в условиях текучести кадров 40%.

Для этого он обратился к 1ТП22Т.

Начиная с нуля…

До Microsoft 365 у LTC не было внутренней сети. На самом деле не было никакой общей платформы. Схема LTC была построена специально для этой цели, и люди, участвовавшие в проекте, принесли с собой свои технологии от своих родительских организаций. Технологическая команда LTC состояла всего из пяти человек, основной задачей которых было поддерживать свет в рабочем состоянии. «Бюджета на технологии не было, — отмечает Шедден. «Люди приходят со своими ноутбуками — все BYOD. Каждый использует календарь и электронную почту своей материнской компании». Общая интрасеть, которой могла бы пользоваться вся проектная группа, помогла бы держать всех в курсе.

… с уникальными задачами

Тем не менее, LTC уникален тем, что люди постоянно переключаются между проектами из своих материнских компаний и партнерских организаций в зависимости от их опыта и фазы, на которой находится проект. Эта культура, полностью ориентированная на задачи, затрудняет ввод людей в курс дела. Другой проблемой было сохранение знаний, когда люди покидали проект. Общая интрасеть была частью решения LTC; другая часть была Microsoft Teams.

«Некоторые из наших людей работают в компаниях-членах; другие меняются, выполняют заявленную задачу, а затем меняются. Времени на акклиматизацию не так много. Вы должны набрать скорость, получить необходимые ресурсы и практически мгновенно приступить к работе», — говорит Шедден. Все эти команды создают и обновляют артефакты для конкретных проектов, от заявлений о воздействии на окружающую среду и анализа почвы до археологических инвентаризаций и строительных чертежей. Персонал должен иметь возможность изменять эти материалы в режиме реального времени, и материалы должны быть доступны в рамках проекта LTC, даже если создавшие их люди давно ушли из проекта.

Требования высокого давления

Сотрудничество и общение были жизненно важны для успеха LTC. Например, начальная фаза проекта LTC завершилась приказом о согласии на разработку (DCO). Этот 150 000-страничный документ о разрешении на строительство требовал совместной работы почти 30 человек для координации действий нескольких уездных правительств и неправительственных организаций, а также для определения участков для крупных газопроводов высокого давления и высоковольтных электрических кабелей. Без электронной почты или интранета, предназначенных для LTC, и сотрудников, прибывающих из множества различных организаций за пределами Highways England, вырисовывались потери производительности, потерянные документы и дублирование.

Схема LTC представляет собой напряженную, громкую работу, сроки которой были согласованы задолго до начала проекта. Любое несоблюдение сроков может стоить тысячи или даже миллионы фунтов стерлингов.

Шедден знал, что интранет должен быть легким, гибким и способным поддерживать высокую текучесть кадров:

«Когда проект стартовал в 2017 году, в нем было около 200 человек. В 2020 году – 750 человек. Когда начнется строительство, число офисных сотрудников вырастет до 3000–4000 человек, работающих примерно в 20 комплексах, и еще 10 000 строителей».

Чтобы помочь создать этот централизованный центр связи и инструментов, Шедден обратился к Сьюзи Дин и Уэсу Хакетту из Addin365, чтобы обсудить требования LTC. «LTC необходимо поддерживать институциональные знания между командами, несмотря на высокую текучесть кадров. Персоналу необходимо быстро публиковать обновления, которые видны всему проекту, а LTC должен избегать снижения производительности», — говорит Хакетт.

SharePoint помогает LTC адаптироваться

Шедден и его команда уже использовали Microsoft 365 внутри компании, поэтому создание интеллектуальной интрасети на основе SharePoint и использование функций совместной работы в Teams было простым выбором. «Благодаря технологиям Microsoft 365 мы смогли создать гибкую интрасеть и легко переносить уже созданный контент», — говорит Шедден.

Требуя, чтобы все члены команды использовали Teams и интеллектуальную интрасеть на основе SharePoint, Шедден гарантировал, что сотрудники смогут:

• Сотрудничайте в режиме реального времени.
• Доступ к общим справочным материалам.
• Храните артефакты проекта, такие как видео и изображения.
• Демократизируйте новости и информацию для всей команды.

«Интранет невероятно легкий, но широкий. Это зонтик над всем», — говорит Хакетт. У пользователей есть официальная целевая страница — центральный сайт — с пятью-шестью связанными с ней коммуникационными сайтами для важного контента, такого как здоровье и безопасность и документы соответствия Международной организации по стандартизации (ISO) — чрезвычайно важная библиотека для разработки ИДК и еще 2500 документов.

Это также проворно. По мере завершения различных частей проекта (например, DCO) и появления новых фаз (например, строительства) все связанные концентраторы и их сайты связи архивируются, и создаются новые концентраторы. Заархивированные сайты остаются доступными для поиска, поэтому никакие институциональные знания не будут потеряны.

В то же время LTC требует, чтобы все члены команды работали в Teams, чтобы обеспечить совместную работу, контроль версий документов, ресурсы, обмен сообщениями и потоковое видео — и членам команды это нравится. Вместо того, чтобы просить сотрудников находить и получать доступ к нужным страницам интрасети LTC из веб-браузера, Хакетт и Шедден решили также открыть интеллектуальную интрасеть через Teams, сделав Teams действительно универсальным магазином. В Teams Шедден может представить нужные страницы нужным группам сотрудников: все, что им нужно, находится в одном месте.

Шедден также использует адаптивные карты для предоставления мультимедийных возможностей с пользовательским интерфейсом, характерным для канала, в котором находится сотрудник. Нетрадиционная и динамичная организация интрасети LTC меняется в зависимости от фазы, в которой находится проект. Ее цель проста:

• Это место, где новые сотрудники могут ознакомиться с проектом.
• Это центральный репозиторий информации.
• Он соединяет сотрудников с сайтами Teams, частью которых они являются.

Как говорит Шедден, «людям просто нужно знать, как выполнять свою работу. Это самая большая часть нашей внутренней сети на базе SharePoint».

Демократическая культура берет верх

Комплексный подход интеллектуальной интрасети LTC важен, потому что новые сотрудники должны сразу приступить к работе — без формального обучения. У Шеддена нет ни времени, ни бюджета, ни персонала для обучения новых сотрудников, но с помощью интеллектуальной интрасети и Teams он может поднять цифровую грамотность всего персонала LTC до одной и той же отправной точки, а затем уже строить дальше. «Как только культура принимает Teams — видеочат, совместная работа — командная культура вступает во владение, и люди эффективно обучаются. Мы просто обучаем новичков основам работы с инструментами».

«Как только культура принимает Teams — видеочат, совместная работа — командная культура вступает во владение, и люди эффективно обучаются. Мы просто обучаем новичков основам работы с инструментами».

Комбинация интрасети LTC и Teams удивительно демократична и эффективна. Любой член любой команды может публиковать новости на страницах своей команды. Команда внутренних коммуникаций прочитала контент, чтобы определить, что следует продвигать в новостном цикле в основной новостной центр LTC. Шедден говорит: «Ни один человек не владеет новостями о проекте».

Точно так же работникам не нужно загружать документы на свои локальные компьютеры, чтобы работать с ними. Вместо этого они могут вместе работать над документами в режиме реального времени, отслеживая изменения в веб-представлении Teams и используя преимущества гостевого доступа. В Teams все работают с одной и той же версией: нет проблем с контролем версий.

Получите больше от Microsoft 365

В ИТ-команде LTC всего пять человек, поэтому необходима автоматизация. Чтобы помочь, Шедден и Хакетт используют все преимущества платформы Microsoft Power. Например, они используют Power Automate (ранее Microsoft Flow) в качестве системы адаптации LTC, предоставляя новым сотрудникам универсальный доступ к анкетам, проверке политики в отношении наркотиков и многому другому. С помощью Power Apps команда также может оказывать помощь на рабочем месте; бот ИТ-поддержки; и бот-глоссарий, обеспечивающий единообразие терминологии в рамках всего проекта.

Microsoft 365 позволяет команде Шеддена сосредоточиться на содержании и процессах, а не на технологиях построения. Хакетт говорит: «Как только Microsoft выпускает новые возможности, они сразу же становятся «отключаемыми», а это означает, что LTC всегда использует последнюю версию». Шедден резюмирует это следующим образом: «Сделав функции контекстуальными для бизнеса и сотрудников, сделав их доступными, они используются. Если инструмент игнорируется, он нам не помогает».

Шедден хочет получить максимальную отдачу от инвестиций LTC в Microsoft 365: «Мы — небольшая команда, поддерживающая масштабный проект, который должен увенчаться успехом. На кону стоят миллиарды фунтов стерлингов для успешного завершения этого проекта. Если мы не будем пробовать что-то, если мы не будем делать что-то по-новому, мы не добьемся успеха. Это очень много попыток, быстро ошибайтесь и двигайтесь дальше. Мы здесь, чтобы помочь всем остальным добиться успеха».

Сначала цифровой, только цифровой

Принятие интрасети LTC и Teams редко опускается ниже 98% — выдающееся достижение. Шедден говорит: «Приспособляемость организации к изменениям огромна.

И руководство Highways England обратило на это внимание. Только что зажглась лампочка, что это полностью цифровой проект, передовой в своем подходе. Схема LTC меняет образ мышления центральной команды Highways England. Это стало катализатором перемен. «Мы установили эталон лицензирования E5

для всех, — говорит Шедден, — с Microsoft Dynamics CRM для управления заинтересованными сторонами, инструментами Microsoft 365 для общения и совместной работы, Azure для инфраструктуры и баз данных, Azure и Power BI для анализа данных и создания отчетов, а теперь и Power Apps для решений с меньшей производительностью. ». Инфраструктура, созданная Shedden и Addin365, вполне может стать целевой операционной моделью Highways England, которую будут использовать в будущих схемах.

«За 3 года ИТ-команда LTC превратилась из мошеннической теневой ИТ-организации в технологического лидера, — говорит Шедден. «Это впечатляющий подвиг, и Microsoft 365 — большая часть этого».