Резюме
Этот Американская организация здравоохранения переносила более 40 терабайт устаревшего контента из локальной версии SharePoint в SharePoint Online. Необходимо было обеспечить защиту конфиденциальности и конфиденциальной информации пациентов в соответствии с рекомендациями HIPAA. Хотя миграция была главным приоритетом, организация осознала важность соблюдения требований, управления информацией и очистки устаревшего контента. Конечная цель состояла в том, чтобы классифицировать очищенный контент в соответствии с таксономией MeSH, определенной отраслью.
Эта организация выбрала Microsoft из-за ее способности удовлетворить все ее требования и обеспечить как краткосрочную, так и долгосрочную стратегию управления контентом.
Вызов
В этой организации здравоохранения было более 40 терабайт устаревшего контента, размещенного в общих файловых ресурсах, и она оценивала варианты перехода на SharePoint Online и использования преимуществ OneDrive для бизнеса. В рамках этого процесса требовалось улучшить управление знаниями для бизнес-пользователей, внедрить концептуальный поиск и обеспечить соблюдение инициатив по управлению информацией, включая безопасность данных, а также защиту и управление информацией, позволяющей установить личность (PII), личной медицинской информацией (PHI). ) и другую конфиденциальную информацию, а также соблюдение нормативных требований.
Заказчик столкнулся со следующими проблемами, которые побудили его перейти на Office 365:
- Невозможность определить, что следует удалить, сохранить или заархивировать из устаревшего контента.
- Невозможность определить конфиденциальность или конфиденциальную информацию, требующую специальной обработки.
- Требование улучшения результатов поиска, прозрачности информации и управления знаниями
- Требование к одному инструменту, который может использоваться во всей организации профильными экспертами для управления контентом.
Стратегия
Чтобы перейти на Office 365, организация стала партнером Netwrix. Чтобы справиться с устаревшим контентом и защитить конфиденциальную медицинскую информацию, Netwrix помогла организации внедрить платформу conceptClassifier и conceptClassifier для SharePoint Online. Решение выявляет дубликаты, версии, избыточные, устаревшие или тривиальные (ROT) данные и выходит за рамки базовой очистки. Он идентифицирует любую конфиденциальность данных или конфиденциальную информацию, определенную организацией, необъявленные или ошибочно помеченные записи или исключения, связанные с несоблюдением требований, что позволяет организации выявлять источники риска и значительно сокращать объем переносимого контента.
Решение также защищает эту информацию в режиме реального времени по мере ее создания или приема. Стандартный продукт поставляется с более чем 80 правилами для соблюдения требований соответствия (правила HIPAA). Содержимое, содержащее уязвимости конфиденциальности, автоматически перемещается в безопасный репозиторий, предотвращая загрузку, а уведомления отправляются соответствующему персоналу для устранения.
Кроме того, использование решения профильными экспертами было критически важной особенностью для этой организации. Они реализовали концепцияТаксономияМенеджер для автоматического создания начального набора признаков классификации для таксономии. Их администраторы настраивали ключи классификации, создавали новые на лету и быстро применяли тестовые сценарии к своему живому контенту перед развертыванием. Узлы таксономии представляют тип содержимого, связанного с подсказками, созданными системой и введенными администраторами, и могут состоять из одного слова или цепочки слов, сущностей, акронимов и синонимов, а также ключевых слов. Это позволило администраторам проверять подсказки в режиме реального времени и определять порог для классификации на основе совпадения подсказок и понятий. Эта функциональность была чрезвычайно важна для организации, поскольку она предоставляла единый инструмент, который можно было использовать для управления контентом в масштабах предприятия после миграции с помощью инструмента управления таксономией.
Полученные результаты
После перехода на SharePoint Online пользователи могли выполнять поиск по фразам, понятиям и терминам, состоящим из нескольких слов, для получения высокоточного контента. Новый аналитический механизм организации идентифицирует схожие понятия, предметы и темы, даже если поисковые слова никогда не используются.
