Резюме
Эта правительственная архивная организация является официальным архивом и издателем своего правительства. Они ведут официальные записи и являются хранителями документов национального значения. Их роль состоит в том, чтобы собирать и обеспечивать будущее государственных документов, как цифровых, так и физических, сохранять их для будущих поколений и делать их как можно более доступными и доступными для общественности.
В организации было предпочтение использовать существующее лицензирование корпоративного соглашения Microsoft и перейти на лицензии Office 365. Организация также решила использовать RecordPoint Records365, чтобы расширить возможности Office 365 и удовлетворить свои расширенные требования к управлению записями.
Вызов
В государственном секторе организации стремятся улучшить взаимодействие в командах и на предприятии. Они также ставят под сомнение ценность существующих реализаций EDRM и изучают новые способы улучшения контроля, производительности и снижения затрат.
К решению были определены четыре основных требования:
- Соответствующая миграция с Objective на SharePoint
- Соблюдение законодательства об управлении документами
- Облачное развертывание в соответствии с передовой практикой государственных цифровых служб (GDS) и ИТ-стратегией организации.
- Улучшенное взаимодействие с конечным пользователем, обеспечивающее адаптацию пользователей и эффективность производительности
Модернизация было важным соображением для организации государственного архива.
Также было важно сделать это по цене, которая не превышала трехлетнюю стоимость обслуживания их устаревшего решения EDRMS.
«RecordPoint был единственным поставщиком, который соответствовал всем нашим критериям. Приятно работать с поставщиком, который может обеспечить миграцию лифтов и смен в соответствии с требованиями, а затем ежегодно экономить нам 60% для современного решения EDRMS», — спонсор проекта.
Стратегия
Соответствующая миграция с Objective на SharePoint
Первый этап доставки включал миграцию с Objective на SharePoint Online с помощью Compliant Migration as a Service (CMaaS), предоставленной компанией RecordPoint. Поскольку правительственная архивная организация проделала большую работу по поддержке своего существующего плана файлов, при переходе на SharePoint будет использоваться существующая работа, проделанная в их среде Objective. В качестве дополнительной ценности, по мере развития организации с использованием Office 365, Records365 сможет централизованно управлять дополнительными рабочими нагрузками, такими как Microsoft Teams, группы, Exchange и т. д.
SharePoint предоставляет организации возможность создавать структурированные сайты, на которых можно собирать, управлять и отображать корпоративную информацию. Затем Records365 управляет содержимым, не навязываясь конечному пользователю и применяя управление записями в фоновом режиме.
Соблюдение законодательства об управлении документами
Records365 — это идеальное решение для государственной архивной организации, стремящейся неукоснительно соблюдать законодательство об управлении записями. Разработанный в соответствии с европейскими стандартами, ISO15489, ISO16175 и т. д., Records365 предлагает идеальную платформу для организаций государственного сектора для решения своих задач модернизации и закрытия старых систем на единой платформе. Развертывание Records365 позволяет организации быть совместимой и рентабельной.
Облачное развертывание в соответствии с лучшими практиками GDS и ИТ-стратегией организации.
Механизм правил и функции автоматизации Records365 имеют решающее значение для стратегий ИТ и соблюдения нормативных требований государственной архивной организации. Этот механизм правил понимает контекст записи из источника, а затем сопоставляет данные с политиками соответствия для автоматизации классификации записей.
Детализированные элементы управления записями отображаются через набор визуальных панелей управления записями, а расширенные возможности поиска обеспечивают соответствие желаемым политикам управления записями и бизнес-результатам.
Улучшенное взаимодействие с конечным пользователем, обеспечивающее адаптацию пользователей и экономию производительности
Современный пользовательский интерфейс Records365 упрощает использование и внедрение персоналом организации. Records365 расширяет собственные возможности SharePoint за счет функций, которые легко контролируют и автоматизируют жизненный цикл управления записями.
Этот процесс автоматизации помогает конечным пользователям быть более эффективными, расширяя возможности сотрудников государственных архивных организаций для более продуктивного сотрудничества и обеспечения точности и целостности их данных.
Мы рады начать этот путь цифровой трансформации и модернизации благодаря Office 365 и Records365.
Спонсор проекта (, )
Полученные результаты
Прогнозируемая экономия до 60% в год для современного решения EDRMS.
- Лучшее совместимое решение для миграции в SharePoint
- Простой в использовании продукт, повышающий производительность и позволяющий конечным пользователям использовать и внедрять
- Механизм динамических правил, который понимает контекст записей, обеспечивает соответствие содержимого и автоматизирует классификацию записей.
RecordPoint с гордостью предлагает решение для государственных архивных организаций, которое позволит им перейти на современное рабочее место, заменить существующие устаревшие системы и раскрыть возможности облака. Благодаря простому, современному и надежному подходу RecordPoint к управлению информацией и записями, облачному размещению RecordPoint и совместимой службе миграции ускорят переход организации к облаку.
